De plus en plus de petites entreprises confient tout ou partie de leur comptabilité à un prestataire extérieur. Mais pour réussir cette opération délicate, encore faut-il se poser les bonnes questions : quel est le bon moment pour externaliser sa comptabilité ? Quelles tâches privilégier ? Voici quelques pistes pour vous aider à décider.
Pourquoi externaliser votre comptabilité ?
Les raisons de s’intéresser à l’externalisation de la comptabilité de son entreprise sont variées, du temps qui fait toujours défaut ou plus simplement du manque de connaissances sur le sujet. Et il faut dire que l’externalisation ne manque pas d’atouts ! En confiant votre comptabilité à un prestataire extérieur ou à un expert-comptable :
- vous passerez moins de temps sur un sujet qui peut être parfois complexe ;
- vous optimiserez votre comptabilité en la déléguant à une personne dont c’est le cœur de métier ;
- vous serez certain de respecter les règles comptables et fiscales et d’être toujours à jour des dernières évolutions législatives ;
- vous gagnerez en efficacité et en sécurité ;
- vous éviterez un recrutement interne et ferez ainsi des économies…
Les bonnes questions à se poser
Pourtant, l’externalisation comporte aussi son lot d’inconvénients, comme la sensation de perdre son autonomie, la difficulté à confier à un tiers des données confidentielles ou encore la peur de moins bien connaître les mouvements financiers de son entreprise. Heureusement, il est possible de découper les fonctions comptables pour décider quelles tâches seront confiées à l’expert-comptable ou traitées en interne. Plusieurs critères peuvent guider votre choix : leur facilité et leur rapidité de traitement ou encore leur valeur stratégique peuvent vous encourager à les conserver. En revanche, les tâches plus complexes, lourdes en organisation, chronophages et sans valeur ajoutée doivent être transférées.
Quelles sont les tâches à externaliser ?
Concrètement par exemple, il est possible de déléguer l’établissement des déclarations fiscales, qui nécessitent d’avoir des connaissances spécifiques, à jour et dont les erreurs peuvent être lourdement sanctionnées financièrement.
Ou encore la réalisation d’écritures complexes liées par exemple à la gestion des immobilisations et amortissements, aux écritures de régularisation (produits et charges constatés d’avance, etc.), à des abandons de créances… qui là aussi nécessitent de bien connaître le sujet. Vous pouvez également externaliser la saisie comptable et le rapprochement bancaire, des opérations répétitives, qui prennent du temps sans être stratégiques.
Quelles sont les tâches que vous pouvez conserver ?
À l’inverse, vous pouvez décider de conserver cette saisie et l’enregistrement des pièces comptables, qui ne demandent pas des compétences particulières, et qui avec les outils digitaux adéquats peuvent être réalisés de manière quasi automatique, permettant de gagner du temps. L’expert-comptable n’intervient alors que pour valider les opérations à distance, et prendre le relais pour les opérations les plus complexes.
Tout dépend également du stade de développement de votre entreprise : il est fréquent que le dirigeant garde la comptabilité en interne durant les premières années de création pour suivre au plus près les indicateurs financiers, pour ensuite passer la main à un tiers quand l’entreprise est en phase de croissance et demande une gestion financière plus pointue.
Quels sont les points à surveiller ?
Quelles que soient les tâches que vous pensez déléguer, veillez à établir une lettre de mission la plus précise possible pour éviter les mauvaises surprises. Celle-ci doit décrire les prestations confiées, celles conservées, la durée de la mission, les possibilités de renouvellement, le montant de la prestation (coût horaire, par ligne, au forfait), vos obligations et celles de l’expert-comptable, par exemple le nombre de rendez-vous dans l’année pour faire le point sur les dossiers.
Attention également à ne pas vous désengager totalement du suivi de la comptabilité : c’est indispensable pour rester au courant des finances de votre entreprise et suivre les indicateurs de performance de votre activité.
Combien ça coûte ?
Le prix d’un expert-comptable varie selon l’endroit où il est situé (il est plus élevé en grande métropole qu’en province) et son expérience. En moyenne il faut compter entre 80 euros HT et 300 euros de l’heure (entre 30 et 100 euros HT de l’heure pour un collaborateur) selon la complexité des tâches confiées. Ce tarif est à mettre en balance avec le coût d’un recrutement en interne et celui d’une solution digitale adaptée, hébergée sur le Cloud pour pouvoir échanger facilement avec l’expert-comptable.
N’hésitez pas à demander plusieurs devis pour comparer, auprès de différents experts, avec des scénarios de délégation plus ou moins importants. Cela vous permettra de juger s’il est opportun financièrement d’externaliser ou non telle ou telle tâche.
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