Note de débours : définition et mode d’emploi

La note de débours est souvent utilisée par les entrepreneurs indépendants. Ce document assure la transparence des dépenses engagées pour le compte d’un client.

Voici ce qu’il faut savoir sur de document comptable.

• Qu’est-ce qu’une note de débours ?
• Quelles informations doit-elle contenir ?
• Note de frais et une note de débours : quelle différence ?
• Auto-entrepreneurs : attention !
• Notes de débours et logiciel de facturation

Note de débours : définition

La note de débours est un document comptable qui détaille les frais avancés par une entreprise pour le compte de son client.

Ces frais sont généralement engagés dans le cadre d’un contrat de prestation de services ou d’un contrat de vente. Par exemple, l’achat ou la location de matériel.

A noter :
La note de débours n’est pas comptabilisée dans votre chiffre d’affaires. Elle est considérée comme une avance de frais sur votre trésorerie. Seuls, les montants correspondant à votre prestation doivent être déclarés à l’administration fiscale.

Enfin, pour être remboursé, l’entrepreneur devra intégrer la note de débours à sa facture. Celle-ci reprendra donc :

• La note de débours
• Le montant de vos prestations ou des produits vendus

Pour être valide, la facture de débours doit être accompagnée des justificatifs de dépenses.

Quelles informations doit-elle contenir ?

La note de débours doit contenir plusieurs informations essentielles pour être valide :

• Le nom et l’adresse de votre entreprise
• Le nom et l’adresse du client
• La liste des dépenses avancées avec : la date de la dépense, son montant (HT et TTC) et le motif de la dépense
• Le total des dépenses engagées
• Le détail de règlement
• Les modalités de règlement
• La mention que la note de débours n’est pas une facture et ne contient pas de TVA

En outre, la note de débours doit être signée par les deux parties et les justificatifs des dépenses doivent être joints au document.

Enfin, il est recommandé de conserver une copie de la note pour des raisons de traçabilité et de transparence.

Quelle est la différence entre une note de frais et une note de débours ?

• La note de frais concerne les dépenses effectuées par un salarié pour le compte de son entreprise (frais de déplacement, repas, fournitures de bureau…). Ces dépenses sont remboursées par l’entreprise sur présentation de justificatifs.

• La note de débours concerne les dépenses réalisées par un professionnel pour le compte de son client. Ces dépenses, facturées au client sans marge, peuvent inclure des frais de justice, des frais d’expertise ou des frais de déplacement spécifiques.

Auto-entrepreneurs : attention !

Le statut d’auto-entrepreneur comporte certaines spécificités qui peuvent affecter la gestion des notes de débours.

 En effet, les auto-entrepreneurs ne sont pas autorisés à récupérer la TVA sur leurs achats professionnels. Cela signifie que si vous êtes auto-entrepreneur et que vous engagez des dépenses pour le compte de vos clients, vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur ces dépenses. Par conséquent, vous devez facturer à vos clients le montant total de la dépense, y compris la TVA. Et il est important de bien expliquer cette situation à vos clients pour éviter toute confusion.

Notes de débours et logiciel de facturation

En utilisant un logiciel de facturation et de note de frais, vous optez pour une solution fiable, simple et efficace :

• Fini les reçus et factures éparpillées :  vos justificatifs sont digitalisés
• Vous accédez à des modèles de devis et facture conformes
• Vous diminuez les risques d’erreur et d’oubli
• Vous gagnez du temps en automatisant la création de vos factures et devis
• Tous vos documents sont archivés de manière sécurisée et sont accessibles à tout moment.
• Vous avez une visibilité sur votre trésorerie en temps réel
• Vous anticipez la facture électronique qui sera obligatoire à partir de 2026.

Nos experts sont à vos côtés pour vous guider sur ces aspects comptables et optimiser la gestion de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter !

Ces articles peuvent également vous intéresser :

• Dérapage des délais de paiement : éviter la sortie de route !
• Gestion financière digitalisée : la facture électronique donne le ton
• Réussir sa préparation à la facture électronique
• Conformité fiscale : ne pas l’assurer n’a jamais été aussi risqué