¿Por qué es importante cerrar el año contable cuanto antes y qué se necesita para lograrlo?

Descubre por qué cerrar el año contable correctamente cuanto antes es vital para conocer la verdadera situación de la empresa.

• Tras el 31 de diciembre, dedicar tiempo, pensamientos y esfuerzos al año anterior, resta energías y capacidad para afrontar lo que viene.
• Al cerrar el año contable, conviene utilizar la preparación del modelo 347, para comprobar saldos de proveedores y clientes.

Contenido del post

1. El cierre temprano en un entorno VUCA
2. La trascendencia mercantil del cierre de año contable
3. Los beneficios financieros de un cierre de año contable temprano
4. La mejora de los procesos de la información contable
5. La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones
6. Reducción de impuestos
7. Puntos imprescindibles para un buen cierre contable
8. ¿Qué necesita el contable?
9. La importancia del balance de sumas y saldos

El cierre contable, al contrario de lo que pueda parecer, no es una cosa de los últimos días del año. Ni siquiera corresponde a los primeros del siguiente. De forma ideal es una labor que aunque marque hitos en el calendario anual, exige un esfuerzo continuo. Por ejemplo, depositas las cuentas a finales de julio y ya estás preparando el siguiente cierre. 

Cerrar el año contable cuanto antes es una buena práctica. Si te retrasas, el mes de enero se dedica a hacer lo justo. Trabajas en la presentación de los impuestos trimestrales (IVA, IRPF y Sociedades) y declaraciones informativas como las de los modelos 190, 390 y 347. Las consecuencias del retardo son variadas y nada positivas: saldos bancarios sin conciliar, saldos deudores o acreedores que inflan el balance (sin saber si son correctos o no), etcétera.

1) El cierre temprano en un entorno VUCA

En los últimos años vivimos lo que puede definirse como entorno VUCA. Se llama así por las siglas en inglés procedentes de sus cuatro características principales:

• Volatilidad. Hay muchos cambios, no siempre fáciles de predecir.
• Incertidumbre. No es sencillo plantear escenarios o asignar a cada uno de ellos una probabilidad.
• Complejidad. Cuesta mucho entender las claves principales del entorno.
• Ambigüedad. Las implicaciones de muchos de los hechos que marcan el entorno son fácilmente malinterpretables.

Cerrar el año contable cuanto antes, contribuye a dejar tiempo libre para la planificación y el control. No sabes cuándo será necesario dirigir recursos a replantear los proyectos. Sería muy lamentable no tener el tiempo necesario para aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos que puedan llegar.

Piensa, por ejemplo, en las expectativas de inflación. A medida que va pasando el año, irás viendo si se cumplen o si al final es mayor o menor de lo previsto. En función de ello, puedes tener que adaptar tus proyectos. Y tener a tu equipo contable pendiente del cierre no es una buena idea. 

2) La trascendencia mercantil del cierre de año contable

Asimismo, cerrar pronto te ayuda a que el calendario contable fluya. Este viene marcado por unas fechas clave.

• La formulación de las cuentas anuales en los tres primeros meses del ejercicio.
• Auditar dichas cuentas exigirá, al menos, un mes desde que hayan sido entregadas al auditor.
• La legalización de los libros contables se realiza dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre.
• Aprobar las cuentas exige una junta general ordinaria, que se celebrará dentro de los seis meses posteriores al cierre.
• Efectuar el depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación por la junta general ordinaria.

Cuando una empresa cierra a 31 de diciembre, eso marca los siguientes plazos máximos:

• 31 de marzo para la formulación de las cuentas.
• 30 de abril para la legalización de libros.
• 30 de junio para la celebración de la junta general ordinaria y la aprobación de las cuentas.
• Por último, 31 de julio para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Cuanto antes cierres, más fluidez darás al proceso. Podrás celebrar antes la junta, aplicar el resultado y darlo a conocer a los terceros. Es una muestra de buena gestión.

3) Los beneficios financieros de un cierre de año contable temprano

Las positivas repercusiones mercantiles de un cierre temprano tienen un reflejo financiero. Por un lado, internamente dispones lo antes posible de una información clave para tomar decisiones relacionadas con la aplicación del resultado como:

• El reparto de dividendos.
• La dotación de reservas voluntarias.
• Posibles ampliaciones de capital con cargo a los beneficios.
• Dotación de la reserva legal.
• Dotación de reservas especiales.

Esta información sirve para justificar ante los socios tanto los proyectos de inversión como su financiación. Por ejemplo, eso es clave si quieres realizar una ampliación de capital que implique nuevas aportaciones.

Un cierre contable temprano aporta ventajas financieras y facilita que la planificación y el control se realicen a su tiempo. Con Sage 50 lleva tu contabilidad y gestión en un único programa.

Además, externamente un cierre temprano es valorado por los posibles proveedores de financiación ajena. Para decidir la concesión de crédito lo primero que necesitan es conocer la información contable actualizada. Cuanto antes dispongan de ella, más sencillo será que te den una respuesta favorable.

Incluso cuando pretendes involucrar a terceros en tus proyectos, también necesitan información contable actualizada. Anticipar el cierre del año contable puede ser la vía para lograr que la colaboración eche a andar lo antes posible.

Por tanto, en un entorno VUCA el cierre temprano aporta importantes ventajas financieras. Quienes no están implicados en la gestión pueden tener pronto una imagen fiel de la empresa. Aportas certidumbre y favoreces una interpretación menos ambigua de la realidad.

¡TUITÉALO! Un cierre contable temprano es posible y ventajoso. ¡Toma nota de lo que necesitas para tener todo al día cuanto antes!

4)La mejora de los procesos de la información contable

La contabilidad no es (solamente) una obligación legal. Es, además, una necesidad. Una de sus funciones es dar al empresario una visión de la situación económico-financiera de su negocio. Por eso, cobra tanto sentido disponer de herramientas que integran la contabilidad con la gestión.

Un simple vistazo sobre el balance de situación de una contabilidad llevada correctamente y al día permite aproximarnos a la situación financiero-patrimonial del negocio.

Del mismo modo, la cuenta de pérdidas y ganancias contribuye a aportar datos esenciales para comprender:

• La magnitud de los ingresos.
• El peso de distintos tipos de gastos.
• El beneficio que se está obteniendo.
• Ratios, márgenes e indicadores de rentabilidad.

Un cierre contable analizado, trabajado y presentable ante terceros debe ser el punto final a un ejercicio pasado y el inicio de la toma de decisiones futuras.

5)La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones

La contabilidad da al empresario una visión objetiva de la realidad de la empresa. Va más allá de las sensaciones y de la tesorería disponible, que con más frecuencia de lo deseable gobiernan la toma de decisiones.

Disponer cuanto antes de esta información permitirá tomar decisiones acertadas y a tiempo. Y esto puede ser imprescindible para motivaciones tan distintas como tomar ventaja frente a la competencia o salvar de la quiebra a un negocio.

En todo caso, no olvides que la contabilidad trasciende lo meramente obligatorio. Existe una contabilidad analítica de uso interno y que no responde a los calendarios del cierre.

Además, existen herramientas para el seguimiento en tiempo real de diferentes indicadores contables o que utilizan información contable. Es el caso, por ejemplo, de los sistemas de informes y KPI que te brinda Sage 50.

Los terceros, por su parte, no disponen de esa información inmediata. Sin embargo, a ti te interesa que estén informados cuanto antes de la credibilidad de tu negocio. Está claro que un cierre contable temprano ayuda a que ese proceso fluya sin complicaciones. Y si surgen, puedes afrontarlas para llegar a tiempo y ofrecer confianza en la toma de decisiones de otras personas y entidades.

6)Reducción de impuestos

La mayoría de los contribuyentes cierran su ejercicio fiscal en cuanto a IRPF, IVA o Sociedades con el fin del año natural. Y lo reflejado en las cuentas es, en estimación directa, el elemento crucial para calcular las bases imponibles de los diferentes impuestos.

Los ejemplos más claros son los del IRPF y el impuesto sobre sociedades. En los últimos días del año, con el cierre bastante avanzado, puedes planificar acciones para minimizar las cantidades a pagar. Sopesas los beneficios y costes de cada alternativa de ahorro fiscal con datos contables muy certeros en la mano.

Una vez pasado enero, con todos los modelos tributarios presentados, ya has perdido el margen de maniobra. Realizar ajustes burdos es asumir riesgos fiscales innecesarios y que pueden terminar en sanciones.

Recordemos, no obstante, que el camino para pagar menos impuestos pasa por una adecuada planificación fiscal continuada en el tiempo. Ese cierre contable y tributario debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.

7)Puntos imprescindibles para un buen cierre contable

Llegados a este punto, queda clara la idea de la importancia de cerrar bien y cuanto antes nuestra contabilidad. Realizaremos, con ese fin, algunos asientos y acciones:

• Revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, si le debes a un proveedor 2 000 euros, no pueden aparecer 10 000 euros. Para ello, te será de gran ayuda el balance de comprobación.
• Reclasificar las deudas del largo plazo al corto plazo, así como sus saldos.
• Dotar la variación de existencias.
• Dotar las amortizaciones.
• Valorar si hay que realizar correcciones por deterioro de valor.
• Periodificar ingresos o gastos.
• Dotar las provisiones necesarias.
• Realizarás el asiento del impuesto de sociedades.
• Tu solución de gestión contable realizará el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre del ejercicio.

8)¿Qué necesita el contable?

Para lograr ese cierre de ejercicio, el contable o nuestro despacho de confianza necesita:

• Herramientas que le permitan llevar fácilmente la contabilidad. En definitiva, que sea sencillo disponer la importación de asientos, facturas, extractos bancarios, etcétera. La mejor opción es un programa, como Sage 50, de gestión comercial y contabilidad integrada. Este te permitirá administrar y controlar todas las áreas de tu negocio.
• La documentación sobre los hechos contables ocurridos, con todas las facturas de diciembre en los primeros días de enero.
• Que los gestores tengan una idea clara de conceptos contables básicos como el resultado, el EBITDA, el fondo de maniobra, etcétera. Permitirá estudiar con ellos las alternativas contables previstas por el PGC (y aceptadas fiscalmente) para lograr lo planteado sin incorrecciones ni riesgos.
• Confianza suficiente entre asesor y cliente. Y, si disponemos de un contable o departamento contable en la empresa, debe tener una relación fluida con el resto de los departamentos.

Documentación, conocimiento, soluciones contables y un buen asesor (o contables en plantilla) son las cuatro columnas sobre las que se sostiene un buen cierre contable.

9)La importancia del balance de sumas y saldos

El balance de comprobación o de sumas y saldos forma parte del libro de inventarios y cuentas anuales, en el que debe figurar trimestralmente. Se trata de una herramienta que nos permite visualizar la lista completa de nuestras cuentas junto a sus saldos.

En este punto del ejercicio es vital emitir un balance de comprobación y ver cuenta a cuenta que todo cuadra. Ahora bien, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Por ejemplo, puedes haberte equivocado en alguna factura (de cliente, de fecha, de conceptos, de importe, de IVA, etcétera).

Además, sin ver el saldo que tienes en las partidas, no podrás seguir la lista de acciones a realizar citada antes. Por ejemplo, imaginemos que has dotado mal trimestralmente la amortización de tus activos. Ahora, lo que necesitas es ver cuánto te falta por dotar en el periodo anual.

En definitiva, tener en cuenta la importancia de llevar la contabilidad al día y así cerrar el año contable de manera temprana, conlleva muchas ventajas. Es el primer paso para iniciar bien el nuevo año.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.