Beschreibung im Lexikon

Finanzbuchhaltungssoftware

Finanzbuchhaltungssoftware

Steuerberater und Buchhalter in Unternehmen kommen längst nicht mehr ohne Finanzbuchhaltungssoftware aus. Doch auch gelernte oder geübte Buchhalter großer Konzerne oder mittelständischer Unternehmen nutzen Softwarelösungen, um einfache und komplexe Aufgaben der Buchhaltung zu meistern. Was alle Softwareangebote – ob als einfache Version für Anfänger oder als umfassende Expertenlösung – gemeinsam haben: Buchungssätze und Belege speichert und ordnet das System automatisch. Dazu erledigt es per Mausklick das Berichtswesen und archiviert alle damit verbundenen Dokumente und Belege. Heute ist es auch Selbstständigen, Freiberuflern sowie Inhabern, Geschäftsführern und Mitarbeitern kleinerer Unternehmen möglich, durch die Nutzung von Finanzbuchhaltungssoftware Kosten für externe Spezialisten und zusätzliche Zeit für die Vorbereitung ihrer Tätigkeit zu sparen. Der Markt hält für alle Bedarfslagen geeignete Lösungen bereit.

Welche Tätigkeiten vereinfacht eine Finanzbuchhaltungssoftware?

Vieles von dem, was Steuerberater und andere externe Serviceanbieter für ihre Mandanten und Kunden leisten, besteht aus einfachen Routinevorgängen. Die häufigste Tätigkeit, die in einer Finanzbuchhaltungssoftware ausgeführt wird, ist der sogenannte Buchungssatz. Dieser besteht darin, einen Zahlungseingang oder -ausgang oder eine eingehende oder selbst gestellte Rechnung mitsamt Beleg so zu erfassen, er dem richtigen Buchungskonto zugeordnet wird.

  1. Für tägliche, wöchentliche oder monatliche Buchungssätze, die immer wiederkehren, kann der Anwender auf Vorlagen zurückgreifen, in denen lediglich das Buchungsdatum oder Zahlenwerte geändert werden müssen. Es entfällt die Eingabe von Ziffern oder Beschreibungen der Buchungskonten, da diese bereits vorliegen. Ebenso fest steht die korrekte Buchung ins Soll und Haben. Denn diese legt der Anwender vorher fest, sodass typische Fehlerquellen in der Buchhaltung ausgeschlossen bleiben.
  2. Alle Belege, die von vorneherein in digitaler Form vorliegen (was zum Beispiel bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen häufig der Fall ist), können direkt mit dem Buchungssatz verknüpft werden. Auch das mehrfache Kopieren von analogen Papierbelegen kann entfallen, wenn diese eingescannt und als digitale Datei in der Buchhaltungssoftware hinterlegt sind.
  3. Unternehmen, die mit Steuerberatern zusammenarbeiten, können durch Vorarbeiten mittels Finanzbuchhaltungssoftware darauf verzichten, Papierbelege und Ordner an diese zu übermitteln. Software-Lösungen, die per Internetbrowser eine Online Buchhaltung ermöglichen, erlauben via Passwortvergabe den Zugriff des Steuerberaters auf die Vorarbeiten und Belege. Damit ist auf Wunsch die sorgfältige Kontrolle durch einen Experten von außen jederzeit gewährleistet.
  4. Die monatlich oder vierteljährlich anfallende Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt aus der Software heraus erzeugt und bei Bedarf direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
  5. Das System erstellt auf Mausklick monatliche oder quartalsbezogene betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Statistiken, beispielsweise über Umsatzerlöse mit bestimmten Kunden oder über Kostenarten (wie Personalkosten oder Kosten des Wareneinkaufs) im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder (Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
  6. Direkt aus der Software heraus ist auch der Jahresabschluss bzw. die Bilanz für das Finanzamt und andere mögliche Interessenten (Banken, Investoren, Wirtschaftsprüfer u. a.) zu erstellen.

Tipp:

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Grundsätzlich rechnet sich der Einsatz von Buchhaltungssoftware auch für jedes kleine Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht durch diese Kernaspekte:

  • Einfache Buchungssätze können betriebsintern, auch durch angelernte Mitarbeiter erfolgen.
  • Das aufwendige Sortieren, Vorstrukturieren, Mehrfachkopieren und -ausdrucken von Belegen entfällt.
  • Die Kommunikation und das Übermitteln von Daten an Externe können auf ein Minimum reduziert werden.

Die Nutzung von Finanzbuchhaltungssoftware fördert zudem die betriebsinterne Entwicklung buchhalterischen Know-hows, was mittel- und langfristig zu noch mehr Unabhängigkeit und weiteren Einsparpotenzialen externer Kosten führt.

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