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80% Zeitersparnis dank digitaler Buchhaltung

dfr GmbH

Mit Sage Intacct konnte die dfr GmbH, ein Finanz- und HR-Dienstleister, die komplexen Prozesse digitalisieren und dem Papierchaos Einhalt gebieten, so dass mehr Zeit für die Beratung der Kunden frei wurde.
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Papierberge und uneinheitliche Prozesse

Als Jonas Kapitz und Gaëlle Numa Oesterle im Jahr 2022 die Geschäftsführung der dfr GmbH übernahmen, standen sie vor einer großen Herausforderung: 200 Quadratmeter Bürofläche war mit Aktenordnern gefüllt, es gab sechs verschiedene Buchhaltungssysteme bei den Kunden, die Prozesse waren uneinheitlich. Besonders kritisch: Das bestehende Buchhaltungssystem konnte die Anforderungen größerer Kunden nicht mehr erfüllen und stellte somit ein Risiko für die Kundenbindung dar.

„Unser altes Buchhaltungssystem war ein echtes Risiko, weil es unsere größeren Kunden nicht richtig abbilden konnte. Im schlimmsten Fall hätten wir Kunden verloren oder wären in ein Haftungsrisiko hineingelaufen. Uns war klar: Wir brauchen dringend eine moderne Lösung fürs Finanzmanagement.“
Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Als wir 2022 das Unternehmen übernommen haben, herrschte hier ein massives Papierchaos und uneinheitliche Prozesse, was zu ineffizientem Arbeiten sowie hohen Zeitverlusten geführt hat. Die Buchhaltung war auf sechs verschiedene Systeme verteilt, was Inselwissen und fehlende Standardisierung verursachte.

Jonas Kapitz
CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Der Weg zur Digitalisierung mit der Cloud-Lösung Sage Intacct

Die neue Geschäftsführung setzte konsequent auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Danke Sage Intacct konnten sämtliche Buchhaltungsprozesse automatisiert und standardisiert werden. Besonders hervorzuheben sind der automatische Rechnungsimport, die KI-gestützte Verarbeitung sowie individuelle Dashboards für Echtzeit-Analysen.
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Früher mussten wir 40 bis 50 Kleinkunden pro Buchhalter betreuen, um wirtschaftlich zu arbeiten. Heute reichen 3 bis 4 größere Kunden pro Buchhalter – das macht die Arbeit übersichtlicher und unser Geschäftsmodell deutlich lukrativer.

Jonas Kapitz
CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Mehr Zeit für das Wesentliche

Die Digitalisierung der Buchhaltung brachte eine enorme Zeitersparnis: Statt wie früher in drei Stunden werden heute 40 Kreditorenrechnungen in nur 30 Minuten verarbeitet. Das bedeutet eine Effizienzsteigerung von über 80 %. Die gewonnene Zeit wird genutzt, um strategische Aufgaben voranzutreiben, das Geschäftsmodell weiterzuentwickeln und die Kundenbindung durch proaktive Beratung und Reporting zu stärken.
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Mit Sage Intacct buchen wir heute 40 Kreditorenrechnungen in einer halben Stunde – vorher hat das inklusive der Nacharbeiten bis zu 3 Stunden gedauert. Das ermöglicht es uns und unseren Mitarbeitern, über 80% effizienter zu arbeiten.

Jonas Kapitz
CEO und Eigentümer, dfr GmbH

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