Legalización de libros contables: una reliquia condenada a desaparecer por las nuevas tecnologías

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Una reflexión sobre como la cantidad de burocracia a la que están sometidas las empresas para suministrar información contable, fiscal y estadística es algo que con las nuevas tecnologías cada vez tiene menos sentido

  • Con el Suministro Inmediato de Información (SII), los datos dejan de ser propiedad de las empresas para ser un recurso compartido
  • A falta de un régimen sancionador y de la escasa utilidad de la legalización de estos libros, está condenada a desaparecer

Si bien hace unos años podía estar justificado que las empresas suministraran información a diferentes organismos para cumplir sus obligaciones mercantiles, tributarias y estadísticas, actualmente con el constante desarrollo de nuevas tecnologías, como las nubes de datos, el incremento de la velocidad de transmisión de información en Internet y el big data, muchos de estas obligaciones son anacronismos condenados a desaparecer.

La puesta en marcha del nuevo sistema de gestión del IVA basado en el Suministro Inmediato de Infomación (SII), en vigor desde el 1 de julio de 2017, por el cual los contribuyentes obligados a utilizarlo y aquellos que voluntariamente lo utilizan, envían el detalle de los registros de facturación en un plazo de cuatro días a través de la Sede electrónica de la Agencia Tributaria, puede ser el pistoletazo de salida de un proceso en el cual los datos de las empresas dejarán de ser propiedad de las empresas, para ser un recurso compartido por los diferentes usuarios de la información contable y fiscal. Aquí, la Agencia Tributaria destaca por encima del resto de administraciones y organismos por su carácter recaudatorio.

Estos procesos no son exclusivos de nuestro país, ya que, sin ir demasiado lejos, en Portugal las empresas están obligadas desde diciembre de 2014 a comunicar sus facturas y documentos de transporte en un determinado formato (SAFT-PT), que se implantó de forma obligatoria para todos los sujetos pasivos con entidad legal en Portugal.

De suministrar las facturas a suministrar toda la información contable, o a que la información contable esté disponible en una nube, a la que puedan tener acceso diferentes administraciones y organismos, que puedan extraer la información que precisan, conforme a sus diferentes necesidades apoyándose en el big data, solo hay unos cuantos pasos más.

La tecnología de la cadena de bloques o blockchain (gigantesco libro de cuentas en la que los registros o bloques están enlazados y cifrados para proteger la seguridad y privacidad de las transacciones) constituye una base de datos distribuida y segura gracias al cifrado, que se puede aplicar a todo tipo de operaciones, por lo que esta tecnología puede cambiar sustancialmente la forma en la que se gestiona y comparte la información de las empresas.

La obligación de la legalización de los libros contables de la empresa

En 1990 se desarrolló la World Wide Web (WWW o la Web), un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Por esas mismas fechas se publicó mi viejo Código de Comercio (15ª edición, de 1991), donde se recoge, en su artículo 27, que “los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio”.

Con la instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) de 12 de febrero de 2015, cambia la forma de presentación de los libros, adaptándose un poco a los nuevos tiempos. Así, para los libros obligatorios de todas clases abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013, se deberán cumplimentar en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Pero si bien la falta de depósito de las cuentas anuales puede acarrear sanciones, no sucede lo mismo en el caso de que no se legalicen los libros contables. Además, la falta de presentación de las cuentas anuales supone el cierre registral del asiento, lo que impide que se puedan realizar anotaciones de ningún tipo mientras no se presenten las cuentas. Sin embargo, la falta de legalización de los libros no supone obstáculo alguno en el momento de depositar cualquier documento de la sociedad.

El motivo por el que se legalizan los libros contables es para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos.

Si la legalización se solicita fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones.

La legalización de los libros contables, a pesar de la modernización que supuso la obligatoriedad de su presentación en soporte electrónico, está condenada a la extinción, ya que la falta de un régimen sancionador y la escasa utilidad de la legalización de estos libros, supone un anacronismo condenado a la desaparición.

¿Alguien recuerda haber consultado un apunte del diario o un balance en un libro legalizado?

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