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Facture électronique : qu’est-ce qu’une facture ?

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La facture électronique est le prochain grand chantier de simplification des processus de gestion voulu par l’État. Concrètement, en juillet 2024, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques.

La facture électronique s’inscrit dans une évolution vers la dématérialisation des échanges. Tout comme l’ont été :

  • La déclaration fiscale des entreprises, en EDI
  • La déclaration sociale, avec la DSN
  • La déclaration fiscale des collaborateurs, via le PAS

Mais qu’est-ce qu’une facture ? Une facture est un document établi par un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de service. La facture électronique, comme la facture papier, atteste de l’achat ou de la vente de biens ou de services.

Obligatoire dans les relations inter-entreprises, porteuse de mentions incontournables, la facture se déploie en 3 dimensions :

De nombreux articles sont parus sur Sage Advice au sujet de la facture électronique. À lire pour approfondir le sujet :

Facture électronique, indicateur de performance économique

Une perception instantanée de la performance de l’entreprise

Les factures, celles que l’on émet comme celles que l’on reçoit, portent chacune une partie de l’information économique de l’entreprise. C’est vrai pour toutes les factures ; observons que la facture électronique facilite l’exploitation en temps réel de cette information.

L’intégration des factures dans la comptabilité de l’entreprise donne en effet en lecture directe une vue immédiate de sa performance globale :

  • Le cumul des factures émises produit le chiffre d’affaires, c’est-à-dire la capacité du modèle économique de l’organisation à convaincre des clients
  • La différence du total des factures émises et des factures reçues renseigne sur la rentabilité de ce modèle économique

Une analyse de la capacité à créer de la valeur

L’analyse de différents agrégats choisis par l’entreprise produit un deuxième niveau d’information économique. Les indicateurs constitués à partir des données de facturation contribuent en effet à la finesse du pilotage de l’entreprise.

Par exemple :

  • Rentabilité produit par produit ou zone géographique par zone géographique
  • Évolution dans le temps du chiffre d’affaires et adaptation des effectifs à la saisonnalité
  • Anticipation des niveaux de trésorerie à 3 mois
  • Suivi des délais de paiement (grâce au rapprochement des factures émises avec les encaissements)

L’importance de ces indications, et de bien d’autres, explique la pertinence de l’intégration au sein du système d’information de l’entreprise d’une application de business intelligence.

Une indication macro-économique de la santé économique du pays

Au niveau macro-économique, les services de l’État consolident les éléments de facturation issus des déclarations des entreprises (déclarations de TVA et liasse fiscale). En particulier, ces informations permettent le calcul et la publication mensuels de l’évolution du produit intérieur brut (PIB).

Le passage à la facture électronique souhaité par l’État accélèrera la consolidation de cette information de vitalité économique.
En effet, la transmission automatique et en temps réel des données de facturation via le Portail Public de Facturation (PPF) donnera la possibilité d’une connaissance quasi instantanée de l’évolution des équilibres économiques :

  • Évolution de la facturation consolidée des entreprises (Produit Intérieur Brut)
  • Perception de la solvabilité des organisations, en suivant les délais de règlement
  • Consolidations par secteur d’activité

Facture électronique, attestation de dette fiscale

Quand une entreprise émet une facture, elle perçoit pour le compte de la collectivité un montant variable (fonction du taux de TVA et du total hors taxes). En effet, du point de vue de l’État, la facture constitue aussi la base du calcul de la TVA, collectée par l’entreprise. C’est pourquoi sa présentation est normée et comporte des mentions obligatoires.

Aujourd’hui, dans les relations inter-entreprises, la perception de la TVA est assise sur un système de déclaration par les entreprises :

  • Mensuelle, pour les entreprises soumises au régime réel normal
  • Annuelle, pour les entreprises soumises au régime réel simplifié

Demain, avec la facture électronique, l’obligation de remplir une déclaration sera supprimée. La déclaration se fera automatiquement, à travers la transmission des données de facturation via le Portail Public de Facturation.

Faisant gagner beaucoup de temps aux entreprises, ce principe a aussi pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA, estimée entre 10 et 20 milliards d’euros par an¹.

La facture, support de recouvrement

La troisième dimension de la facture concerne la relation entre l’entreprise qui émet et celle qui reçoit la facture. Le document, quelle que soit sa forme, électronique ou non, matérialise la réalité de la transaction et stipule l’existence d’une créance au profit de l’entreprise vendeuse.

Le passage obligatoire à la facture électronique facilitera le recouvrement de cette créance pour deux raisons :

  • Son intégration automatique dans la comptabilité de l’émetteur améliore la possibilité de suivi du règlement, en particulier si l’entreprise choisit de se doter d’une application de recouvrement
  • La transmission automatisée de la facture à travers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) garantit son intégration dans le système d’information de gestion de l’entreprise destinataire

En conclusion, la facture électronique simplifie la gestion de l’entreprise, la relation de l’entreprise avec l’État et celle au sein de son écosystème. Cette simplification, au bénéfice de la fluidité et surtout de l’accélération des échanges d’informations entre les acteurs, est la raison d’être de la réforme.
Sage se met en capacité d’aider ses clients à comprendre les conséquences pratiques de cette évolution et à anticiper les évolutions logicielles indispensables.

¹Cour des Comptes et INSEE

Cet article a été initialement publié le 31/08/2021 ; dernière mise à jour le 21/09/2021