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eFly senkt HR-Softwarekosten mit Sage HR um rund 50 Prozent

eFLY Marketplace Services GmbH

Die Agentur eFly Marketplace Services wuchs innerhalb von sieben Jahren von zwei auf rund 65 Mitarbeitende und stand damit vor einer typischen Herausforderung wachsender Unternehmen: Die HR-Prozesse waren nicht mehr zentral gesteuert, Abwesenheitsanträge liefen über E-Mail, Slack oder mündliche Absprachen, und es fehlte ein einheitliches System für Regeln, Genehmigungen und Nachweise. Mit Sage HR führte die Agentur eine schlanke, digitale HR-Lösung ein. Das Ergebnis: Die HR-Softwarekosten sanken um rund 50 Prozent, der Verwaltungsaufwand wurde deutlich reduziert und das People-Team gewann mehr Freiraum für strategische Aufgaben.

Die Lösung ist einfacher und verständlicher — und die Kosten sind fast um die Hälfte geringer.
Philipp Müller, Head of People & Culture, eFly Marketplace Services GmbH
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Herausforderung: Wachstum machte manuelle HR-Prozesse unübersichtlich

Mit dem schnellen Wachstum wurde bei eFly Marketplace Services deutlich, dass die bestehenden HR-Abläufe nicht mehr skalierbar waren. Abwesenheiten wurden über verschiedene Kanäle beantragt, Entscheidungen waren nicht zentral dokumentiert, und das HR-Team musste teilweise zwei Jahre zurückverfolgen, welche Regelung wann angewendet wurde.

Das kostete Zeit, erhöhte den administrativen Aufwand und band Kapazitäten, die eigentlich für strategische Personalarbeit und nachhaltiges Wachstum benötigt wurden.

Niemand hat mehr wirklich durchgeblickt, welche Regel für welche Person gilt. Teilweise mussten wir die letzten zwei Jahre zurückverfolgen.

Philipp Müller
Head of People & Culture, eFly Marketplace Services GmbH

Warum Sage HR: Schlank, verständlich und modular

eFly Marketplace Services suchte gezielt nach einer HR-Lösung, die einfach zu bedienen, wirtschaftlich und modular aufgebaut ist. Das Unternehmen wollte keine komplexe Enterprise-Suite, sondern eine Lösung, bei der nur die tatsächlich benötigten Funktionen genutzt und bezahlt werden.

Besonders überzeugt hat eFly die Kombination aus einfacher Bedienung, transparenter Preisstruktur und modularer Erweiterbarkeit. Statt eine komplexe Enterprise-Lösung einzuführen, entschied sich das Unternehmen bewusst für eine HR-Plattform, die genau die Funktionen bereitstellt, die aktuell benötigt werden. Weitere Module können bei wachsendem Bedarf jederzeit ergänzt werden.
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Wir sind extrem basic unterwegs. Uns war wichtig, nur das zu bezahlen, was wir wirklich brauchen, und bei Bedarf flexibel erweitern zu können.

Philipp Müller
Head of People & Culture, eFly Marketplace Services GmbH

Lösung: Zentrale HR-Prozesse statt verstreuter Abstimmungen

Mit Sage HR zentralisierte eFly Marketplace Services wichtige HR-Prozesse. Besonders relevant waren Abwesenheitsmanagement, zentrale Personalinformationen, Onboarding, Erinnerungen und Dokumentenverwaltung.

Abwesenheitsanträge werden nun zentral digital gestellt und über automatisierte Workflows genehmigt. Mitarbeitende können Anträge online oder mobil einreichen, Führungskräfte können sie ebenfalls mobil bearbeiten. Dadurch ersetzt Sage HR die vorher verstreute Kommunikation über E-Mail, Slack und informelle Abstimmungen.

Zusätzlich sorgen zentrale Personalakten, Organigramm, strukturierte Onboarding-Prozesse, Erinnerungen und Dokumentenverwaltung dafür, dass Informationen einfacher zugänglich sind und weniger Rückfragen entstehen.
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Allein die Kosten pro Person sind fast die Hälfte – für das Gleiche, was wir machen.

Philipp Müller
Head of People & Culture, eFly Marketplace Services GmbH

Ergebnis: Weniger Kosten, weniger Aufwand, mehr Zeit für People-Themen

Die Einführung von Sage HR brachte für eFly Marketplace Services mehrere konkrete Verbesserungen. Die HR-Softwarekosten sanken um rund 50 Prozent, während der Leistungsumfang erhalten blieb.

Auch der Verwaltungsaufwand ging deutlich zurück. Nachdem Genehmigungsregeln und Workflows sauber konfiguriert waren, wurde der laufende administrative Aufwand erheblich geringer.

Die interne Nutzung und Akzeptanz der HR-Lösung stieg ebenfalls, weil Prozesse transparenter wurden und Mitarbeitende einfache Fragen schneller selbst beantworten konnten. Gleichzeitig gewann das HR-Team Zeit für strategische Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung und nachhaltiges Unternehmenswachstum.
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Die Mischung aus geringem Einstiegspreis und der Möglichkeit, später flexibel zu erweitern, ist für mich der größte Vorteil von Sage HR.

Philipp Müller
Head of People & Culture, eFly Marketplace Services GmbH

Auf einen Blick: Was eFly mit Sage HR erreicht hat

  • Rund 50 % geringere HR-Softwarekosten
    Nach dem Wechsel zu Sage HR sanken die Kosten für die HR-Software um rund die Hälfte.
  • Höhere Akzeptanz im Team
    Anders als bei der vorherigen Lösung wird Sage HR aktiv genutzt. Mitarbeitende greifen selbst auf Informationen zu und nutzen die Plattform nicht nur für Urlaubs- und Krankmeldungen.
  • Mehr Transparenz und bessere Orientierung
    Über Organigramm und Rasteransicht finden Mitarbeitende Zuständigkeiten, Stellenbezeichnungen und Kontaktdaten sofort. Neue Mitarbeitende können sich schneller orientieren und verstehen die Unternehmensstruktur deutlich einfacher.
  • Weniger Verwaltungsaufwand
    Abwesenheitsregeln, Krankmeldungen und Genehmigungsprozesse werden zentral verwaltet. Rückfragen entfallen und das HR-Team gewinnt Zeit für strategische Personalthemen.
  • Vereinfachtes Onboarding
    Neue Mitarbeitende sehen unmittelbar, wer für welchen Bereich verantwortlich ist und an wen sie sich wenden können. Dadurch werden Einarbeitung und Zusammenarbeit beschleunigt.
  • Mehr Zeit für strategische HR-Arbeit
    Das People-Team kann sich stärker auf Mitarbeiterentwicklung und nachhaltige Wachstumsplanung konzentrieren. 

Ausblick: Eine HR-Lösung, die mit dem Unternehmen wächst

Der modulare Aufbau von Sage HR gibt eFly Marketplace Services die Möglichkeit, weitere Funktionsbereiche wie Zeiterfassung, Schichtplanung oder Performance-Management bei Bedarf zu ergänzen. So kann die HR-Lösung mit dem Unternehmen wachsen, ohne unnötige Komplexität aufzubauen.

Für wachsende Unternehmen zeigt das Beispiel von eFly Marketplace Services: Eine HR-Modernisierung muss nicht komplex sein. Mit einer schlanken, modularen Lösung lassen sich Kontrolle, Kosteneffizienz und bessere HR-Prozesse miteinander verbinden.

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FAQ

Durch den Wechsel auf Sage HR konnte eFly eine einfachere und wirtschaftlichere Lösung einführen, die besser zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens passt. 

Mit dem Unternehmenswachstum wurde die bisherige Lösung zunehmend komplex, teuer und schwer administrierbar. Besonders das Abwesenheitsmanagement war nur noch schwer nachvollziehbar.

Unter anderem Abwesenheitsmanagement, Organigramm, Onboarding, Dokumentenverwaltung sowie die Bereitstellung zentraler Mitarbeiterinformationen.

Durch den modularen Aufbau können Unternehmen nur die Funktionen nutzen, die sie aktuell benötigen, und die Lösung bei wachsendem Bedarf schrittweise erweitern.

Ein zentrales System sorgt für transparente Regeln, weniger Rückfragen, automatische Genehmigungsprozesse und deutlich weniger administrativen Aufwand für HR und Führungskräfte.

Software und Dienste für jedes Unternehmen

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