¿Cómo afecta la facturación electrónica a las pequeñas empresas que solo venden a consumidores?

La implantación de la facturación electrónica obligatoria en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales puede generar algunas dudas en las pymes que venden principalmente a consumidores finales.

• Te explicamos cuáles son las excepciones en la facturación electrónica que afectan a las pymes que solo venden a particulares. 
• Conoce qué debe hacer una pyme cuando realiza alguna venta ocasional a otra empresa o profesional.

La facturación electrónica se ha convertido en una realidad para muchas empresas, tanto grandes como pequeñas. Sin embargo, ¿qué sucede con las pequeñas empresas que venden exclusivamente a consumidores finales? ¿Están obligadas a emitir facturas electrónicas? 

A continuación, te damos respuesta a estas preguntas y te explicaremos cómo debes adaptarte si ocasionalmente facturas un cliente profesional.

COMPARTE ¿Está lista tu pyme para aplicar la nueva normativa de facturación electrónica en España? Descubre cómo adaptarte.

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Excepciones en la facturación electrónica que afectan a las pymes que solo venden a particulares

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en todas las transacciones comerciales entre empresas (B2B). Por lo tanto, si tienes una pyme y entre tus clientes se encuentran empresas o profesionales, deberás emitirles facturas electrónicas. 

Si tu empresa vende solamente a consumidores finales (B2C), no será necesario emitir facturas electrónicas. No obstante, bastará con que tengas un solo cliente profesional (B2B) para que necesites que tu software te permita emitir facturas electrónicas.

¿Por qué existen estas excepciones?

• Simplificación administrativa: se busca evitar que las pequeñas empresas se vean sobrecargadas con nuevas normativas y trámites.  
• Reducción de costes: la facturación electrónica implica una inversión en software y hardware que puede resultar costosa para muchas pequeñas empresas.

¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad de la utilización de la factura electrónica?

La entrada en vigor de esta obligación se realizará de la siguiente manera: 

• Empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros: al año de aprobarse el desarrollo reglamentario. 
• Resto de los empresarios y profesionales: a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. 

Una vez que este reglamento sea aprobado, empezará la cuenta atrás para que el uso de la factura electrónica en las operaciones comerciales entre empresas sea obligatorio. 

¿Vendes solo a consumidores finales? Si este es tu caso estarás exento de emitir facturas electrónicas. 

¿Qué implica para una pyme tener que aplicar las nuevas obligaciones en relación a la facturación electrónica?

La obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas supone tener que cambiar los procesos administrativos y contables de muchas pymes. La realidad es que muchas pequeñas empresas todavía no están preparadas para emitir facturas electrónicas.

Para adaptarse a la nueva normativa de facturación electrónica, las empresas deben tener en cuenta lo siguiente: 

• Implementación de un sistema de facturación electrónica compatible. Es imprescindible utilizar software homologado que permita generar facturas electrónicas con el formato requerido. En cualquier momento, puede ser necesario emitir una factura electrónica a una empresa o profesional, y tu software debe de estar preparado para ello.  
• Conservación de las facturas electrónicas. Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo legalmente establecido. Según hacienda un mínimo de 4 años, según el código de comercio 6 años y si la empresa ha tenido bases imponibles negativas 10 años. 
• Informar adecuadamente a los clientes. Es importante informar a los clientes profesionales sobre la nueva forma de emitir facturas y cuando se empezarán a emitir las facturas en formato electrónico.
• Integración con plataformas compatibles. El software debe estar conectado con herramientas de intercambio electrónico de datos (EDI) y debe permitir el envío de los registros de facturación a la Agencia Tributaria. 
• Formación del personal. Es esencial que los empleados conozcan las nuevas normativas y aprendan a facturar con el nuevo software o la actualización del existente

Ventajas y desventajas de adoptar la facturación electrónica de manera voluntaria

Aunque no estés obligado a emitir facturas electrónicas, adoptar este sistema puede aportarte algunas ventajas. Entre estos beneficios destacamos los siguientes:

• Ahorro de tiempo y recursos. Automatizar el proceso de facturación con la emisión de facturas electrónicas reduce errores y facilita el control financiero.
• Mejora de la experiencia del cliente. Permite un acceso más rápido y eficiente a las facturas por parte de tus clientes. Cada vez son más las grandes superficies comerciales, que ofrecen a sus clientes finales la opción de recibir el ticket por medios electrónicos. 
• Cumplimiento normativo futuro. Si en algún momento la normativa se extiende a la facturación electrónica a clientes finales, tu empresa ya estará preparada para ello. 
• Mayor seguridad. Las facturas electrónicas son más seguras y difíciles de falsificar, ya que garantizan la autenticidad y la integridad de los documentos.
• Mejor organización. Facilita la búsqueda y el almacenamiento de facturas.

Entre las principales desventajas de aplicar la facturación electrónica de forma voluntaria, se encontraría el coste de tener que implementar una nueva aplicación o adaptar la actual. Además de la necesidad de formar al personal en su utilización. 

Por lo tanto, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas para las pequeñas empresas, incluso para aquellas que venden principalmente a consumidores finales. 

La elección de un software adecuado para implantar la facturación electrónica en tu empresa dependerá de diferentes factores, como el tamaño de la empresa, el volumen de facturación, el presupuesto disponible y los conocimientos tecnológicos de los usuarios.