Cómo usar el business intelligence para cobrar y mejorar el flujo de caja

Para los negocios pequeños y en expansión, una de las tareas más importantes es asegurarse de cobrar dentro del plazo y gestionar el flujo de caja.

Hay que ser realistas, tu capital inicial o el dinero que tienes ahora en el banco no es suficiente para financiar los gastos diarios de tu empresa a largo plazo, por eso tienes que planificar las entradas y salidas de efectivo con la mayor exactitud posible.

Si no lo haces, corres el riesgo de que todo se vaya a pique, ya que las decisiones que tomas no se basan en datos financieros precisos, y es probable que acabes gastando más efectivo del que ingresas.

El business intelligence puede ayudarte a tomar decisiones mejores y más inteligentes de muchas formas, para cobrar a tiempo y, en definitiva, proteger tu flujo de caja. Te mostramos alguna de las más destacadas.

Averigua exactamente quién te debe dinero y cuánto te debe

• Mantener un registro de quién te debe dinero y cuánto te debe puede resultar difícil, sobre todo cuando estás centrado en generar ventas o prestar servicios para mantener tu empresa en marcha. Sin embargo, si no haces un seguimiento de los clientes y sus facturas pendientes de pago (ya sea parcial o totalmente), tu negocio puede empezar a sufrir problemas financieros con rapidez.
• De hecho, según un estudio realizado por Sage, solo en el Reino Unido, el 17 % de todos los pagos a pequeñas y medianas empresas se liquidan con retraso, lo que provoca que más del 50 % de las pymes de esta región sufra efectos negativos en las inversiones de la empresa, y en su capacidad de pagar facturas a sus proveedores e incentivos anuales al personal.
• Gracias al business intelligence puedes ver de un vistazo a tus acreedores e identificar fácilmente con quién tienes que ponerte en contacto para asegurarte de cobrar el efectivo que te deben.
• Lo que es más, una buena solución de business intelligence te dará la capacidad de ver información detallada sobre quién te debe dinero y averiguar por qué no ha pagado, con quién tienes que ponerte en contacto para cobrar y, lo que es más importante, cuánto tiempo lleva pendiente la factura. Gracias a esta solución, podrías ahorrar hasta 15 días al año que actualmente se dedican a perseguir a morosos.

Obtén visibilidad de los vencimientos de los pagos

• Aunque sin duda ayuda averiguar quién te debe dinero y cuánto te debe, el auténtico poder del business intelligence al reclamar pagos reside en su capacidad de ofrecerte información sobre las facturas pendientes y vencidas.
• El acceso a esta información en un formato visual y de fácil comprensión es crucial cuando haces un seguimiento de los pagos, ya que te proporciona el conocimiento y los datos útiles que necesitas para dirigirte a tus clientes y reclamarlos.
• Los pagos con retraso tienen un efecto letal en la economía de las pequeñas empresas, así que no debes permitir que tu negocio sea víctima de ello.
• La Federación de Pequeñas Empresas (FSB) del Reino Unido informa de que si todos los pagos se liquidaran puntualmente, 50.000 empresas más podrían seguir en funcionamiento cada año, y la economía de la región recibiría un impulso de 2.500 millones de libras.
• Si detectas que un cliente suele pagar tarde, ponte en contacto con él e intenta llegar a un acuerdo. La comunicación basada en información precisa siempre genera mejores resultados que la confrontación basada en la especulación.
• Y mantenerte al día de los flujos entrantes de caja de tu empresa es mucho mejor que preguntarte cuándo vas a ver en tu móvil la siguiente notificación de tu banco.

Identifica cuánto dinero debes a tus acreedores

• Cobrar a tiempo es una de las principales prioridades de cualquier empresa. Pero se denomina flujo de caja por un motivo, de modo que asegurarte de pagar a tus acreedores también es un aspecto importante del éxito de tu empresa.
• El business intelligence no solo te proporciona un resumen rápido de quién te debe dinero y cuánto te debe, también te ofrece información útil sobre a quién debes dinero y cuánto debes.
• Es una consideración especialmente importante al planificar el siguiente mes o periodo, porque tienes que asegurarte de que lo que esperas cobrar es suficiente para cubrir lo que esperas pagar.
• Ser capaz de identificar de forma rápida y sencilla cuánto debes exactamente a tus acreedores y a quiénes les debes este dinero te permitirá tomar decisiones empresariales más inteligentes. El siguiente punto te dará la capacidad de tomar medidas basadas en esas decisiones.

Averigua cuándo tienes que pagar a tus acreedores

• Ya sabes a quién debes dinero y cuánto le debes pero, ¿sabes cuándo tienes que liquidar esa deuda?
• A menudo las empresas sufren problemas de flujo de caja cuando no tienen visibilidad de esta información, ya que acaban pagando a los acreedores incorrectos en el momento equivocado. Por ejemplo, tal vez creas que un pago de existencias vence a final de mes, lo que te lleva a reunir rápidamente el dinero como puedes (puede que incluso pidas un préstamo) para poder pagar.
• Pero es posible que este pago no venza hasta finales del mes siguiente, por lo que podrías haberlo retrasado y planificado de antemano para asegurarte de convertir las existencias que te quedan en efectivo y así poder liquidar el pago con facilidad.
• La información detallada sobre los plazos de pago a tus acreedores no tiene precio, porque también te permite reforzar más tu flujo de caja renegociando condiciones en caso necesario (más detalles a continuación).

Renegocia las condiciones de crédito si es necesario

• En ocasiones tendrás problemas de efectivo sin importar lo mucho que te esfuerces por hacer un seguimiento de los cobros pendientes y te asegures de pagar a los acreedores correctos en el momento oportuno.
• Pero gracias a los datos precisos al respecto que te ofrece el business intelligence, puedes ponerte en contacto con tus acreedores e intentar renegociar tus condiciones de crédito en caso necesario.
• La mayoría de acreedores estarán dispuestos a escucharte, sobre todo si has estado cumpliendo tus condiciones actuales y has mantenido un contacto fluido con ellos. El motivo es que los acreedores prefieren recibir cobros periódicos que no cobrar, y además te aseguras de mantener una buena relación con ellos.
• Renegociar condiciones durante un periodo un poco más largo te ayudará a liberar efectivo si tu negocio está pasando por un momento difícil.
• Utilizar el business intelligence para mantener un seguimiento periódico del efectivo que te deben y del que debes tú te permitirá asumir el control del flujo de caja de tu empresa.
• Mejoras las probabilidades de que tu negocio sea un éxito porque dispones de información precisa.

Con estos datos, puedes tomar decisiones inteligentes sobre el efectivo que entra y que sale de tu negocio. Sabrás con exactitud el saldo de tu cuenta bancaria a final de mes y cuánto puedes gastar, lo que reducirá tu riesgo empresarial y te ayudará a evitar sorpresas desagradables.