Le lettrage comptable consiste à attribuer un repère, le plus souvent une lettre ou une combinaison de lettres de l’alphabet, à un ou plusieurs montants au débit pour le faire correspondre à un ou plusieurs montants au crédit. Par exemple, une facture de 1 000 euros éditée pour le client Martin le 01 septembre 2020 est notée AAA, de même que le paiement de cette facture enregistré le 10 octobre 2020.
Il est principalement utilisé dans les comptes de tiers (classe 4 dans le plan comptable français), c’est-à-dire tous les comptes qui enregistrent des transactions avec les interlocuteurs avec lesquels l’entreprise entretient des relations : fournisseurs, clients, salariés, organismes sociaux, collectivités, associés…
Mais il existe aussi une autre forme de lettrage avec le rapprochement bancaire, qui permet de pointer les écritures passées en banque avec les écritures passées en comptabilité.
Lettrage comptable : faire le lien entre facture et règlement
La lettre faisant le lien entre une facture et son règlement, elle peut permettre tout d’abord de trier les factures et de ne faire apparaître que les opérations qui restent sans association, c’est-à-dire qui n’ont pas été réglées. L’entreprise est alors en mesure de savoir facilement quelles sont les factures fournisseurs qu’elle doit encore payer, ou les factures clients dont elle est toujours en attente de règlement. C’est donc un excellent moyen de suivre la situation de la trésorerie, et d’optimiser les règlements fournisseurs et les relances clients.
Le système permet également de visualiser facilement les factures dont le règlement ne correspond pas au montant prévu et donc d’identifier rapidement les erreurs dans la comptabilité.
Enfin, le lettrage comptable est interprété comme le signe d’une gestion rigoureuse des factures !
Applications pratiques
Deux méthodes sont possibles pour lettrer ses factures et règlements :
- le lettrage manuel ;
- le lettrage automatique ;
Le lettrage manuel est réalisé à l’initiative du comptable chargé de justifier les comptes de tiers. Il ajoute alors manuellement une lettre pour chaque facture et règlement, compte par compte. Il se peut que le volume des opérations à traiter soit d’envergure ; il devient alors fastidieux et chronophage de récupérer les bonnes références de facture, de CB ou de chèque afin de lettrer les bonnes opérations.
Automatiser le lettrage comptable pour gagner du temps
Une autre possibilité est de choisir d’automatiser le lettrage comptable, a priori ou a posteriori par votre logiciel comptable.
Dans le cadre du lettrage comptable automatique réalisé a priori :
- À chaque facture va être attribué un code unique pour l’identifier. Dès lors qu’un règlement sera enregistré, le logiciel imposera d’enregistrer en même temps le code facture pour associer chaque règlement à une (ou plusieurs) facture(s). Ce système permet d’effectuer des lettrages comptables de manière simple et rapide afin de se concentrer sur l’analyse des écarts et agir rapidement pour les régulariser.
Dans le cadre du lettrage comptable automatique réalisé a posteriori :
- Le logiciel associera deux écritures en s’appuyant sur des éléments identiques dans chacune d’elles, par exemple le montant ou le libellé. Attention, si ce système est pertinent dans les cas les plus simples (une facture correspondant à un règlement), le lettrage a posteriori devient moins qualitatif dans les cas plus complexes (une facture réglée en plusieurs fois, ou un règlement qui regroupe plusieurs factures). Le logiciel peut par exemple lettrer une facture pour une autre si plusieurs factures ont été émises le même jour pour une valeur faciale identique.
A quelle fréquence faut-il faire du lettrage comptable ?
Ce travail nécessite de faire un suivi très régulier pour ne pas arriver à la clôture de l’exercice et avoir tous les comptes de tiers à lettrer ! C’est donc une opération à mener très régulièrement. La fréquence du lettrage comptable doit être définie selon le volume de factures émises et reçues, soit souvent de la taille de l’entreprise. Mais elle peut par exemple être réalisée à chaque fin de mois.
Factures non lettrées : quelles conséquences ?
L’identification des écritures non lettrées permet d’obtenir le solde d’un compte. Les factures non lettrées seront traitées par le comptable selon qu’il s’agit de factures clients ou de fournisseurs. Concernant les factures clients, il faudra déterminer si le délai de paiement est dépassé. Auquel cas, ce sera le moment d’activer des opérations de relance ou de recouvrement des impayés. Concernant les factures fournisseurs, il s’agira d’examiner l’état de la trésorerie pour déterminer le moment le plus opportun pour effectuer le règlement de cette facture, voire de régler le fournisseur très rapidement si le délai est dépassé.
