Le Registre Unique du Personnel (RUP) est une obligation légale qui relève du droit du travail. Il permet de prouver que l’employeur respecte les obligations légales en matière d’embauche et de gestion des ressources humaines.
Ce qu’il faut savoir sur le registre unique du personnel pour être en règle.
- Le RUP : qu’est-ce que c’est ?
- Quelles informations faut-il y faire figurer ?
- Comment le rédiger ?
- Comment le mettre à jour ?
- Qui peut y accéder ?
- Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?
Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel (RUP) ?
Le registre unique du personnel est un document confidentiel qui contient des informations précises sur chaque collaborateur. Ces informations doivent figurées sur le document dans l’ordre des recrutements ou de l’arrivée des salariés. Il doit être conservé pendant cinq ans après le départ du dernier employé inscrit.
En cas de contrôle, l’employeur doit être en mesure de le présenter sans délai à l’inspecteur du travail. Si le registre n’est pas tenu ou est incomplet, l’employeur sera sanctionné.
Enfin, ce registre est un outil de gestion des ressources humaines qui permet aux employeurs et aux DRH de suivre l’évolution de leur personnel et de respecter leurs obligations légales en matière de droit du travail.
Quels sont les employeurs concernés ?
À l’exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif, tous les employeurs doivent tenir un registre unique du personnel.
Si une entreprise a plusieurs établissements, elle doit rédiger un registre par établissement.
Quelles informations doivent figurer dans le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires en vertu du code du travail :
- Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité.
- Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise.
- Type de contrat : CDI (contrat à durée indéterminée), CDD (contrat à durée déterminée), contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle, mise à disposition par un groupement d’employeurs ou par une entreprise de travail temporaire, travail à domicile.
- Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les stagiaires et les volontaires en service civique : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage ou de la formation en milieu professionnel, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.
- Pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel ».
- Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est requise : date de cette autorisation ou date de la demande d’autorisation.
Comment rédiger un registre unique du personnel ?
Il n’y a pas de modèle imposé pour la rédaction du registre unique du personnel mais le document doit être indélébile (encre non effaçable) et infalsifiable. L’employeur peut choisir de le rédiger sur papier ou support numérique sous réserve que ce dernier apporte les mêmes garanties de contrôle que le papier.
La digitalisation du registre est soumise à la consultation du CSE (Comité Social Économique). L’avis rendu par le comité doit être transmis à l’Inspection du travail.
La numérisation du RUP a plusieurs avantages :
- Elle permet une mise à jour du document en temps réel.
- Les informations disponibles via un logiciel SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) peuvent être implémentées dans le registre.
À NOTER : le traitement informatisé du registre unique du personnel est dispensé de déclaration à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) s’il répond aux conditions fixées par la CNIL en 2004.
Comment mettre à jour un registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit toujours être à jour. Il doit être modifié dans les cas de figure suivants :
- Un changement dans la situation d’un salarié, comme une promotion, un changement de poste, un licenciement ou un départ de l’entreprise.
- Un changement dans la structure de l’entreprise, par exemple en cas de fusion ou de scission.
Ces changements doivent être enregistrés avec précision et rigueur dans le registre dans un délai de deux mois à compter de l’événement. En cas de contrôle, l’absence de mise à jour du registre peut entraîner des sanctions pour l’employeur.
Qui peu accéder au registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel peut être consulté par :
- Les membres du CSE
- Les fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale : inspecteurs du travail et agents de l’URSSAF.
Conformément au RGPD (Règlement Européen Général sur la Protection des Données Personnelles), un salarié peut avoir accès aux informations le concernant qui figurent dans le registre.
Quelles sanctions si vous êtes en infraction ?
Lors d’un contrôle, si l’employeur ne peut pas présenter le registre unique du personnel, si ce dernier est incomplet ou contient des mentions erronées, il recevra une contravention de 4ème classe. Cette contravention sera appliquée autant de fois que de salariés concernés par ces manquements.
Les entreprises qui possèdent plusieurs établissements doivent établir un RUP pour chacun d’entre eux et les registres ne doivent pas être centralisés au siège.
En cas de contrôle dans un des établissements, le défaut de présentation du registre est constitutif du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.
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