Habitat en région, l’alliance de la fluidité et de la fiabilité

La mission d’Habitat en Région est de centraliser les fonctions supports pour mutualiser l’amélioration continue des processus de gestion. Efficacité, fluidité et traçabilité sont les 3 objectifs assignés à la transformation digitale.

La dématérialisation des factures fournisseurs, avec Sage Automatisation Comptable, constitue une réponse forte, au bénéfice de tous les acteurs concernés par la qualité de la validation, de l’intégration et de l’archivage des factures.

A travers ce retour d’expérience vous découvrirez une entreprise qui :

• est ancrée de nombreux territoires
• mise sur l’intelligence collective
• s’appuie sur une comptabilité digitalisée
• optimise l’expérience client

Habitat en Région : des entités ancrées dans les territoires

Le Groupe Habitat en Région a été créé il y a 10 ans de la volonté des Caisses d’Épargne de rassembler les activités d’hébergement dans les régions. Habitat en Région fédère une vingtaine de filiales implantées dans 3 régions :

• Les Hauts-de-France
• L’Occitanie
• La Région PACA.

Marie de Clercq est la Directrice des Synergies et de l’Animation Groupe. « Nous sommes organisés avec 2 entités distinctes. 1 holding, la SAS Groupe Habitat en Région, à laquelle sont rattachées toutes nos entreprises, et un groupement d’intérêt économique, qui va animer cette communauté d’entreprises ».

Habitat en Région : la mise en commun des fonctions régaliennes

Habitat en Région a forgé son plan stratégique autour de 3 marqueurs identitaires : utile, solidaire et engagé dans les territoires. « L’ancrage dans les territoires est fondamental. C’est quelque chose qui est très important pour nous. Et pour notre actionnaire aussi », ajoute Marie de Clercq.

Deuxième acteur privé du logement social en France, Habitat en Région compte 3 300 collaborateurs et gère 241 000 logements pour 478 000 personnes logées. Le GIE (Groupement d’Intérêt Économique) centralise les fonctions régaliennes : finances, RH, communication, juridique, achats et RSE.

L’optimisation de l’intelligence collective grâce à la digitalisation

La digitalisation est un incontournable du projet stratégique d’Habitat en Région. « Dans nos filiales, elle contribue par exemple à la facilitation de la vie des habitants, avec la dématérialisation des quittances de loyers », précise Marie de Clercq.

Au sein du GIE, la digitalisation correspond principalement à trois objectifs :

• Rendre un service plus efficace aux clients internes
• Proposer des conditions de travail plus agiles aux collaborateurs
• Contribuer à la décarbonation par le zéro papier.

Sur ce point en particulier, le récent emménagement de l’entreprise dans son nouveau siège s’accompagne d’une transformation culturelle, illustrée par la diminution de la densité des imprimantes et des poubelles de bureau. Et d’un changement de pratiques relativement à l’usage du papier. « Ce qui a changé pour nous, c’est de passer totalement à la dématérialisation. C’est essentiel pour nos activités, pour nos filiales, pour notre propre fonctionnement ».

L’utilisation d’un système d’information performant

Sage 100 structure l’environnement digital de référence depuis la création d’Habitat en Région.
Nathalie Rumigny est la Responsable Comptable d’Habitat en Région. « Arrivée moi-même en 2017, je connaissais déjà la qualité des solutions Sage et je savais que nous avions une base fiable et évolutive ».

Dans une recherche permanente d’efficacité et de réduction de son empreinte carbone, Habitat en Région a développé au fil du temps les fonctions couvertes par son système d’information.

Cette évolution se matérialise par deux mouvements parallèles. L’extension du périmètre piloté sous Sage, au détriment d’Excel^® et de traitements manuels, avec par exemple la dématérialisation de la chaîne de traitement des factures entrantes avec Sage Automatisation Comptable. Et la migration progressive vers le Cloud, et dans un Cloud de plus en plus ouvert, pour améliorer la fluidité du fonctionnement et le renforcement de la sécurité des données de l’entreprise.

Une gestion comptable facilitée au maximum

La plateforme Sage 100 pilote principalement la comptabilité, la gestion commerciale et la gestion de trésorerie. Sage 100 Paie & RH s’ajoute au dispositif pour automatiser la gestion administrative des ressources humaines.

« Il faut savoir que notre plateforme Sage 100 couvre les opérations comptables et financières du GIE mais aussi celles de la SAS », précise Nathalie Rumigny. « Le premier avantage de notre configuration est de pouvoir passer facilement de la gestion du fonctionnement quotidien du GIE aux problématiques d’intégration fiscale et de consolidation de la SAS ».

Au-delà, bien sûr, des qualités intrinsèques de la solution. « La souplesse, la personnalisation et l’intuitivité pour le paramétrage et la prise en main ».

Habitat en Région gagne en fiabilité avec Sage Automatisation Comptable

Sage Automatisation Comptable génère des bénéfices aux trois niveaux de la chaîne de traitement des factures entrantes :

• La validation
• L’intégration à la comptabilité
• L’archivage intelligent.

« Pour la validation des factures fournisseurs, Sage Automatisation Comptable nous apporte la simplicité d’une boucle dématérialisée. Cette dématérialisation facilite la vie des valideurs et trace l’avancement de leurs interventions, conformément aux exigences de nos commissaires aux comptes », juge Nathalie Rumigny.

Pour l’intégration des factures à la comptabilité, Sage Automatisation Comptable induit l’automatisation, c’est-à-dire un gain de temps et une fiabilisation, mais plus largement une protection de la facture, plus jamais perdue ou endommagée.

Enfin, il y a l’archivage. « D’une part, nos factures sont conservées selon les recommandations des services fiscaux. D’autre part, elles sont disponibles facilement, pour nous dans le cadre de recherches, mais surtout pour les commissaires aux comptes, qui y accèdent en toute autonomie. Là encore, gain de temps et de fluidité ».

Microsoft Azure pour améliorer la sécurité

La migration dans le Cloud correspond à un besoin de connectivité entre les différentes composantes du système d’information de gestion.

Nathalie Rumigny est enthousiaste. « Nous apprécions vraiment le service rendu à travers l’hébergement via Microsoft Azure : la sécurité renforcée de nos données, la possibilité de monter très vite en capacité de traitement en cas de pic de besoins et bien sûr la traçabilité de nos actes de gestion ».

« La principale contribution de notre plateforme Sage 100 en mode hébergé est la rapidité d’exécution des opérations courantes, grâce à l’automatisation, et la fluidité des échanges d’information entre toutes les parties prenantes », poursuit la Responsable Comptable.

Le rapprochement des pièces comptables avec la facture

Pour Habitat en Région, la prochaine étape porte sur l’automatisation du traitement des engagements, pour remonter dans la chaîne de valeur de commande et de paiement.

« Nous travaillons avec Altaïs sur la dématérialisation du circuit des demandes d’achat, avec l’expression normalisée de la demande et la fiabilisation de la boucle de validation », précise Nathalie Rumigny.

 
Cette étape aura aussi pour effet de rapprocher plus facilement toutes les pièces relatives à une commande : demande d’achat, devis, bon de commande et facture. La chaîne sera alors 100 % dématérialisée, avec toujours le même avantage : tracer les opérations et fluidifier les échanges.

Une expérience des clients internes optimisée

Globalement, la montée en puissance du système d’information d’habitat en Région correspond à un mouvement général pour améliorer l’expérience des acteurs, valideurs, commissaires aux comptes, fournisseurs et clients internes.

« Nos efforts pour simplifier et fiabiliser se traduisent aussi par une valorisation de notre service comptable, perçu comme rapide et efficace », ajoute Nathalie Rumigny. « Nous sommes aussi davantage en mesure à la fois d’absorber les changements d’environnement, comme la facture électronique, et les changements de périmètres éventuels, si le GIE intègre d’autres filiales demain ».

La Responsable Comptable tient à associer à cette amélioration continue l’engagement constant et expert de son partenaire Altaïs. « Notre partenaire est disponible techniquement mais aussi dans sa compréhension de nos besoins opérationnels et de nos contraintes de calendrier. S’il est important de pouvoir s’appuyer sur une suite logicielle adaptée à nos attentes, il est essentiel de bénéficier d’un accompagnement attentif. Nous avançons par étape et main dans la main avec Altaïs ».

Regarder l’avenir avec confiance

Marie de Clercq résume ainsi sa vision de la transformation numérique : « En tant que responsable de la fluidité des relations avec nos filiales, je dirais que la digitalisation de nos processus de gestion entre complètement dans nos objectifs, apportant simplicité et fiabilité ».

Elle poursuit : « L’excellence de notre performance de gestion, perçue par l’ensemble de nos parties prenantes, justifie pleinement notre organisation actuelle et encourage le Groupe à continuer à aller de l’avant. En interne, je dirais que cette capacité à améliorer continuellement notre gestion est une incitation à envisager le changement avec optimisme ». 

En conclusion, l’hébergement de la suite Sage 100 sur Microsoft Azure apporte une nouvelle connectivité, une vraie sécurité et la souplesse de pouvoir monter très vite en capacité de traitement en cas de pic de besoin. Dématérialisation et Cloud s’inscrivent en outre dans une démarche sociétale d’Habitat en Région. Réduction de l’empreinte carbone et rapprochement des parties prenantes figurent en effet en bonne place dans l’agenda des équipes en charge de l’animation du GIE. 

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