Lieferanten, für die auch der buchhalterische Ausdruck Kreditor weit verbreitet ist, stellen nach dem Ausliefern von bestellten Waren oder dem Erbringen von vertraglich vereinbarten Dienstleistungen eine Rechnung. Dies erfolgt entweder in Papierform oder als digitales Dokument. Dabei müssen sie gesetzliche Vorschriften einhalten. Nur wenn sie diese Regeln beachten, ist der Rechnungsempfänger zum Abzug der Mehrwertsteuer als Vorsteuer berechtigt.
Außerdem ermöglichen die in der Lieferantenrechnung enthaltenen Angaben eine Überprüfung der Entgeltberechnung. In größeren Unternehmen stellt ein geregelter Verfahrensablauf sicher, dass für jede Eingangsrechnung eine systematische Kontrolle erfolgt. Dabei überprüfen die Mitarbeiter, die beim Lieferanten Waren oder Dienstleistungen in Auftrag gegeben haben, ob die Ausführung der Bestellung den Vertragsvereinbarungen entspricht und keine Mängel aufweist. Außerdem überprüfen Sie die Abrechnung des Lieferanten. In der Buchhaltung findet darüber hinaus eine Kontrolle der Rechnung in Bezug auf die Vollständigkeit der Angaben statt. Häufig nehmen die Mitarbeiter dort auch eine zusätzliche rechnerische Überprüfung vor. Erst wenn die Rechnung geprüft und für richtig befunden ist, erfolgt deren Freigabe zur Bezahlung.
Die erforderlichen Angaben
Jede Rechnung, die den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften entspricht, muss die folgenden Informationen enthalten:
- Name und Adresse von Leistungserbringer sowie -empfänger
- Umsatzsteuernummer beziehungsweise Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Rechnungsdatum und -nummer (fortlaufend)
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Vereinbartes Entgelt und darauf entfallende Steuern (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
- Steuersatz
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Der Lieferantenkredit
Häufig bietet der Lieferant seinem Kunden die Möglichkeit an, die Rechnung erst später, nach dem Ablauf von mehreren Wochen zu bezahlen. Er setzt eine entsprechende Zahlungsfrist und gewährt damit einen Lieferantenkredit. Gleicht das Unternehmen den Rechnungsbetrag dennoch früher bis zu einem auf der Lieferantenrechnung angegebenen Termin aus, kann es Skonto ziehen. Dies ist die Bezeichnung eines bestimmten Zinssatzes, der für die Skontofrist und den Rechnungsbetrag gilt.
Ablage und Aufbewahrung
Das systematische Ablegen von Lieferantenrechnungen ist aus verschiedenen Gründen wichtig: Zum einen muss die Rechnung bei Bedarf für Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit wieder einsehbar sein. Dies ist zum Beispiel im Rahmen von Vergleichen der Lieferbedingungen einzelner Lieferanten häufig der Fall. Außerdem stellt die sofortige Verfügbarkeit sämtlicher Rechnungsdokumente eine Grundvoraussetzung der Prüfungsbereitschaft dar. Bei einer steuerlichen Betriebsprüfung oder einer Jahresabschlussprüfung durch Wirtschaftsprüfer müssen Unternehmen in der Lage sein, jedes Rechnungsdokument der vergangenen zehn Jahre vorzulegen.
Für alle Buchhaltungsdokumente, zu denen auch die Lieferantenrechnungen zählen, gilt eine Aufbewahrungspflicht über einen Zeitraum von zehn Jahren. Unternehmen legen ihre Lieferantenrechnungen chronologisch in der Reihenfolge ihres Eingangs ab. Eine auf den Rechnungen angebrachte Nummerierung stellt sicher, dass der Beleg seiner Buchung eindeutig zuzuordnen ist.
