Möglichkeiten der IT für Bürokratieabbau bleiben oft ungenutzt

[Von IT-Experte Hans-Thomas Hengl] Flache Hierarchien, einfachere Prozesse, schnellere Verfahren: So oder so ähnlich klingt es in fast allen deutschen Büros und Amtsstuben. Bürokratieabbau ist erklärtes Ziel, in Unternehmen und auch in der Politik, von Brüssel bis zur Stadtverwaltung. Allerdings sieht die Realität des Regierungshandelns oft ganz anders aus, siehe die Dokumentationspflichten für Unternehmen beim Mindestlohn. Aber das nur am Rande.

Jedenfalls spielt der IT-Einsatz beim Bürokratieabbau und beim Zurückfahren des Verwaltungsaufwands im Unternehmen eine wichtige Rolle: „Das beste Beispiel dafür ist die Lohnbuchhaltung, bei der eine automatische, softwarebasierte Lösung die aufwändige, händische Methode ersetzt hat“, sagt Frank Früh, Bereichsleiter Enterprise Content Management beim IT-Branchenverband Bitkom.

Bundesregierung: Potenziale von IuK-Technologie besser nutzen

Auch der Staat misst der IT einen hohen Stellenwert für den Abbau von Bürokratie im Umgang mit Unternehmen bei. „Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat eine Reihe von Maßnahmen auf den Weg gebracht, um Bürokratiekosten durch den Einsatz elektronischer Verfahren zu senken und um Unternehmen dabei zu unterstützen, die Potenziale von IuK-Technologie besser zu nutzen“, so eine Sprecherin des Ministeriums. Zum Beleg verweist sie auf die Eckpunkte zur weiteren Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie. Beispiel: Das Projekt zum „Einheitlichen Ansprechpartner 2.0″, eine zentrale Anlaufstelle, um alle erforderlichen Verfahren mit den Behörden leicht und elektronisch abwickeln zu können. Außerdem werde das Vergaberecht modernisiert. Und: Das Wirtschaftsministerium setze sich für eine stärkere Nutzung der elektronischen Rechnung in kleineren und mittleren Unternehmen ein, so die Sprecherin.

Elektronische Rechnung stößt bislang auf wenig Resonanz

Bitkom-Mann Früh erkennt das alles durchaus an, weist aber darauf hin, dass eben diese elektronische Rechnung noch von wenigen Unternehmen genutzt werde. Und das, obwohl die Vorteile auf der Hand lägen: „Es ist möglich, in die elektronische Rechnung die Daten einzubetten und diese automatisch von der Unternehmenssoftware auslesen zu lassen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand deutlich“, erläutert Früh.

Die Zurückhaltung vor allem kleiner und mittelständischer Unternehmen beschränkt sich jedoch nicht nur auf die elektronische Rechnung. Einer Bitkom-Studie zufolge besteht im Mittelstand auch Nachholbedarf beim Einsatz von Enterprise Content Management (ECM)-Systemen: Erst ein gutes Drittel der Mittelständler setzt solche Lösungen ein. Allerdings liegt der Anteil bei größeren Betrieben mit mehr als 250 Mitarbeitern deutlich höher, nämlich bei 56 Prozent. Die Einschätzung dieser Systeme ist, wenn sie erst einmal im Einsatz sind, durchaus positiv: Mittelständler bescheinigen ihrer Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen (etwa 90 Prozent) sowie zur Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (75 Prozent), so die Studie.