Sieben Tipps, wie sich IT-Investitionen auszahlen

Keine Frage: Die IT entscheidet heute wesentlich über den Erfolg oder den Misserfolg eines Unternehmens. Sie richtig einzusetzen, gelingt nicht immer, wie eine aktuelle Studie des Software-Anbieters Sage (www.sage.de) belegt. Danach verschwenden mittelständische Firmen rund 9,6 Milliarden Euro in ganz Europa für Unternehmens-Software, die nicht genutzt wird. Axel Schmied, Country Operations Manager DACH, empfiehlt folgende Punkte bei Software-Investitionen zu berücksichtigen, damit sie sich auszahlen:

Tipp 1. Die User einbinden

Damit die gekauften Lösungen mit dem Geschäftsbedarf übereinstimmen und später auch genutzt werden, sollten Entscheider nicht nur interne oder externe IT-Experten bei der Entscheidungsfindung ins Boot holen. Sie sollten auch die [etweet]Mitarbeiter einbinden, die später mit der Software arbeiten[/etweet]. Und zwar bereits dann, wenn die Prozesse definiert werden. Diese Empfehlung befolgt laut Studie nur gut die Hälfte der deutschen Betriebe (56 Prozent). Rund ein Drittel der Firmen (36 Prozent) beteiligen ihre End-User nur an einer oder zwei Phasen der Software-Auswahl. Und acht Prozent der Unternehmen fragen hierzulande ihre Mitarbeiter überhaupt nicht.

Tipp 2. Software schnell einführen und die User trainieren

Nur 39 Prozent der deutschen Firmen, die im vergangenen Jahr eine Software gekauft haben, wenden diese laut Sage Studie zu 75 Prozent und mehr an. Bis zu 25 Prozent der letztjährig eingekauften Software wird bei einem Großteil der Firmen (61 Prozent) dagegen noch nicht genutzt. Je eher Mitarbeiter jedoch mit der neuen Software arbeiten, desto schneller rentiert sich die Investition. Daher sollten Firmen die Einführung einer neuen Software unbedingt mitbedenken und einplanen. Im Vorteil sind dabei jene Unternehmen, die ihre Anwendungsprogramme über die Cloud beziehen, weil hier der Betrieb schneller umgesetzt werden kann, ohne lange Installations-Zeiten. Aber auch dann müssen sie ihre Mitarbeiter zum Anwendungsstart unbedingt schulen. Laut Sage Studie wird bei deutschen Firmen eine vollständige Software-Nutzung auch aufgrund fehlender Anwendertrainings (28 Prozent) und mangelnder IT-Kenntnisse (26 Prozent) verhindert. Unbedingt notwendig ist daher ein Einführungstraining durch Fachleute. Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern ausreichend Zeit zum Lernen zur Verfügung stehen.

Tipp 3. Benutzerfreundlichkeit: Trends aus der Consumer-Software beachten

Immer mehr Menschen wollen Funktionen und Extras, die sie von Endverbraucher-nahen Anwendungen kennen, auch in ihrem beruflichen Alltag nutzen. Neben dem Wunsch, sich nicht umgewöhnen zu müssen, spielt dabei auch eine Rolle, dass die Consumer-IT in der Regel intuitiv und einfach zu bedienen ist. Fest steht daher: Eine größtmögliche Einfachheit der Business-IT erhöht auf Anhieb die Akzeptanz der neuen Lösung bei den Nutzern und erleichtert den Einführungs- und Schulungsprozess. Moderne Software-Lösungen sollten zudem den internen Erfahrungsaustausch oder die Informationsweitergabe über Social-Media-Funktionen ermöglichen. Darüber hinaus sollten Unternehmen auch Lösungen bereitstellen, die mobil nutzbar und überall verfügbar sind.

Tipp 4. Aktuell bleiben

In Deutschland kauft laut Sage Studie nur jeder vierte Mittelständler (27 Prozent) alle drei bis fünf Jahre Updates für seine Software. Ein Wert, der weit hinter dem europäischen Durchschnitt liegt, wo immerhin fast die Hälfte (47 Prozent) der Unternehmen ihre Software in diesem Zeitraum updaten. Damit riskieren die Firmen hierzulande nicht nur Störungen in ihrer gesamten IT-Infrastruktur, was zu großer Unzufriedenheit und sinkender Akzeptanz bei den Anwendern führen kann. Darüber hinaus müssen Unternehmen bei einem kontinuierlichen Update ihrer Software weniger Zeit und Geld investieren, um ihre Prozesse auf dem neuesten Stand zu halten und laufen nicht Gefahr, gesetzliche Änderungen zu verschlafen. Wartungs- und Supportverträge mit Einführungspartnern helfen ihnen, up-to-date zu bleiben. Unternehmen, die ihre Software möglichst einfach immer auf dem neuesten Stand halten wollen, sollten auf Cloud-Services setzen.

Tipp 5. Das Mitwachsen ermöglichen

Wenn ein Unternehmen gegründet wird, reicht in der Regel eine kleinere Version der ERP-Software aus. Doch was klein beginnt, kann schnell groß werden. Daher sollten Firmengründer immer das zukünftige Wachstum ihres Unternehmens mitbedenken. Anhaltspunkt bei der Entscheidung könnte dabei eine grobe Vorausschau der eigenen Ziele sein. Ist beispielsweise in drei bis fünf Jahren ein internationales Wachstum geplant, dann sollte beim Start eine Lösung gewählt werden, die dieses unterstützen kann. Mit anderen Worten: Eine Software sollte auch langfristig gesehen mit den Bedürfnissen und strategischen Zielen der Firma in Einklang gebracht werden können.

Tipp 6. Auf Integrationsfähigkeit achten

Ein großes Problem ist für viele Firmen, dass Daten mehrfach erfasst und gepflegt werden. Das erhöht den Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit. Bei der Auswahl der Unternehmenssoftware sollte daher darauf geachtet werden, dass sich spezifische Kunden-Lösungen integrieren bzw. sich die intern und extern zur Verfügung stehenden Daten leicht einbinden lassen. Ohne Schnittstellen-Fähigkeit der eingesetzten Systeme haben Firmen in Zeiten von Machine-to-Machine-Kommunikation und Industrie 4.0 das Nachsehen.

Tipp 7. Erfolge vorab definieren und messen

Unternehmen in ganz Europa messen den Erfolg ihrer Software-Einführung. Dabei bilden die Verfügbarkeit des Services und die Auswirkungen des Einsatzes auf das Unternehmen die wichtigsten Maßstäbe. Erstaunlicherweise sind unter den deutschen Mittelständlern laut Sage Studie mit 12 Prozent viele Messmuffel. Sie verschenken damit nicht nur die Möglichkeit, aus dem aktuellen Projekt für die Zukunft zu lernen. Sie dürften auch bei der Zielfestlegung nicht so strukturiert und detailliert vorgehen wie jene Firmen, die den Erfolg hinterher messen. Damit erhöhen sie die Gefahr, falsche Entscheidungen zu treffen.