Leitfaden für Entscheider: So finden Sie die richtige HR-Lösung

Die jüngsten Ereignisse haben zu massiven Veränderungen in der HR geführt – und das ist wahrscheinlich untertrieben. Das Tempo der Veränderungen im Personalwesen in den letzten Jahren ist atemberaubend. Das lag nicht nur an der weltweiten Ausnahmesituation durch die Pandemie, sondern auch an dem starkem Wunsch nach neuen
Arbeitsmodellen. Somit bedarf es auch die richtige HR-Lösung für das Unternehmen zu finden. 91 Prozent der Personalleiter und Geschäftsführer sagen, dass sich die Rolle der HR in den letzten fünf Jahren massiv verändert hat. Das sieht auch die Chefetage so: 95 Prozent der befragten Geschäftsführer sind überzeugt, dass HR-Experten die richtigen Skills für die Geschäftsleitung mitbringen. Ein Führungspartner auf Augenhöhe.

Diese größere Verantwortung hat allerdings die Arbeitsbelastung erhöht: 97% der Personalleiter sind der Meinung, dass die Arbeitsbelastung im Personalwesen zu groß ist und berichten von zunehmenden verwaltungstechnischen und strategischen Aufgaben.

Wer als HR-Entscheider zukünftige Anforderungen erfüllen will, braucht neue, agilere Lösungen für das HR-Management. Schließlich soll sich die Belegschaft flexibel an wechselnde Prioritäten anpassen können – und moderne Arbeitgeber möchten Mitarbeitern mit neuen Arbeitsmodellen entgegenkommen, die sich nahtlos in vorhandene Strukturen einfügen.

Hier kommen Technologien für das HR-Management ins Spiel.

Denn mit der HR-Technologie steht und fällt der Erfolg von neuen Plänen im Personalbereich. Mit der richtigen Lösung erhalten Sie alles, was Sie für ein zeitgemäßes HR-Management brauchen: umsetzbare Insights, auf die Minute aktuelle Daten und – vor allem – Entlastung von zeitintensiven Routine-Arbeiten. Und dann gewinnen Sie das, was Sie dringend brauchen: mehr Zeit für die strategische Personalarbeit, die persönliche Betreuung der Belegschaft, die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Schaffung eines Arbeitsklimas, das qualifizierte Fachkräfte anzieht und dauerhaft für Ihre Firma gewinnt.

Tatsächlich sehen 83 Prozent der Personalleiter es als Herausforderung für die HR an, dass keine geeignete HR-Technologie vorhanden ist. Investition in HR-Technologien und die notwendigen Skills ist von großer Bedeutung. Jedoch kommt es auf die richtige Lösung an, damit Ihre Personalarbeit und Mitarbeiter bestmöglich unterstützt werden.

Unser Leitfaden für Entscheider, wie Sie die richtige HR-Lösung finden, erklärt genau, was Sie als Personalleiter für die Auswahl eines geeigneten Systems für die HR wissen müssen. Die wichtigsten Punkte haben wir für Sie in diesem Beitrag kurz zusammengefasst. Viel Spaß beim Lesen!

Wann sollten Sie in ein neue HR-Lösung investieren?

Mit der richtigen Technologie können Sie Ihre Ideen für das Personalwesen erfolgreich umsetzen. Experten gehen davon aus, dass Mitarbeiter weiterhin im Homeoffice arbeiten wollen. Remote-Working und hybride Arbeitsmodelle werden also keine Ausnahmeerscheinung bleiben. Dadurch werden aktuelle Informationen über die gesamte Belegschaft für die Geschäftsleitung so wichtig wie noch nie, um aussagekräftige Insights für fundierte Entscheidungen zu gewinnen.

Oft werden dringend notwendige Veränderungen erst in Ausnahmesituationen angegangen – z. B. bei einem Eigentümerwechsel, bei Fusionen oder von neuen Geschäftsführern, die innovative Akzente setzen wollen. Moderne mitarbeiterorientierte Unternehmen sind hier im Vorteil, weil sie Veränderungen als etwas Positives und als Chance begreifen – ohne dass äußere Umstände sie dazu zwingen. Solche Unternehmen wollen sich bewusst weiterentwickeln und wachsen.

Das Zugehörigkeitsgefühl unter Mitarbeitern und die Zusammenarbeit könnten besser sein.

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Ob Ihre Mitarbeiter 20, 200 oder 2000 km weit entfernt arbeiten: Mit der richtigen HR-Lösung wird die unternehmensweite Kommunikation unkompliziert und funktioniert reibungslos. Einfach anmelden und loslegen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Der Arbeitsort spielt keine Rolle mehr.

Ihnen fehlen Informationen über Ihre Mitarbeiter

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Sie erhalten eine vollständige, transparente Übersicht über Ihr wichtigstes Kapital: Ihre Mitarbeiter. Jederzeit, wann immer Sie sie brauchen. Und das alles, ohne erst Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzustellen.

Das Management von Remote-Mitarbeitern ist kompliziert

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Sie lernen Ihre Belegschaft und deren Bedürfnisse besser kennen. So können Sie leichter neue Arbeitsweisen entwickeln und Arbeitsabläufe für verschiedene Mitarbeitergruppen anpassen, z. B. nach Region oder Rolle.

Ihre Mitarbeiter sind nicht richtig motiviert bei der Sache

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Sie erhalten ein einziges, zentrales Self-Service-Portal, über das Mitarbeiter z. B. selbstständig Urlaubsanträge stellen, ihre persönlichen Daten ändern oder sich über Neuerungen im Unternehmen informieren können.

Die Mitarbeiterproduktivität bleibt hinter den Erwartungen zurück

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Prozesse werden optimiert und Arbeitsweisen verbessert, weil Sie endlich sinnvoll automatisieren können. Außerdem werden Ihre Daten konsolidiert. Das bedeutet: Sie arbeiten nur noch mit einem einzigen Datenbestand in der Cloud.

Es wird immer schwieriger, bei allen Vorschriften und Gesetzen auf dem Laufenden zu bleiben ohne die richtige HR-Lösung

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Ihr Unternehmen bleibt dank vorkonfigurierter Regeln für Richtlinien in allen Bereichen stets regelkonform – keine neue Compliance-Anforderung entgeht Ihnen mehr.

Zu viele Routine-Aufgaben lassen kaum Zeit für eine sinnvolle Personalarbeit

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Personalleiter werden entlastet und können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren. Dank der integrierten Automatisierung werden Prozesse optimiert und einheitlicher gestaltet. Sie können nicht so schnell auf veränderte Mitarbeiterbedürfnisse reagieren, wie Sie eigentlich wollen.

Das bringt eine moderne HR-Lösung in der Cloud: Alle Personaldaten aus Ihrem Unternehmen sind in Echtzeit verfügbar. Sie und andere Entscheidungsträger erhalten aussagekräftige Insights und können endlich agiler reagieren.

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Worauf Personalleiter und Geschäftsführer bei einer HR-Lösung achten sollten

Sie wissen jetzt, woran Sie erkennen, ob Sie für Ihr HR-Management eine modernere Lösung brauchen. Jetzt ist die Frage: Was genau sollte eine sinnvolle Cloud-Lösung bieten? Welche HR-Lösung ist die Richtige für das Unternehmen?

Grundsätzlich sollten Sie als Personalleiter fünf Hauptkriterien bedenken:

1. Unterstützt die neue HR-Lösung moderne Arbeitsmodelle und entlastet Ihre Mitarbeiter?

Motivierte, zufriedene Mitarbeiter sind das Erfolgsgeheimnis der besten Unternehmen.

Und das erreichen Sie, wenn Sie Arbeitsweisen an den Bedürfnissen Ihrer Belegschaft ausrichten – und indem Sie alle miteinander vernetzen, gut informieren und auf gemeinsame Ziele ausrichten. Technologie kann das enorm erleichtern und Ihrer Firma einen großen Nutzen bringen.

Unser Tipp: Eine Lösung für das HR-Management sollte mitarbeiterorientiert sein und die Eigenständigkeit der Belegschaft fördern. Dann können Ihre Mitarbeiter selbstständig Dinge erledigen wie ihre persönlichen Daten ändern, Urlaubsanträge stellen oder jederzeit in einem Self-Service-Portal aktuelle Unternehmensinformationen abrufen.

Ideal ist auch, wenn Ihre HR-Lösung flexible Pulsumfragen, Kommunikations-Tools für einen ständigen Austausch und datengestützte Echtzeit-Insights bietet. Mit solchen Instrumenten können Sie sich schnell und einfach über die Stimmung unter Mitarbeitern informieren.

2. Wie erhalten Sie schnell und einfach eine Übersicht über die Belegschaft?

Die Zeiten, in denen sich HR-Entscheider mit Tabellen und diversen Systemen einen Überblick verschaffen, sollten eigentlich vorbei sein. Eigentlich … In der Praxis halten viele Unternehmen leider weiterhin an manuellen Prozessen fest, um mehr über das Verhalten ihrer Mitarbeiter zu erfahren.

Bei solchen veralteten Methoden bleibt Personalleitern oft nichts anderes übrig, als aus den Datenbergen ein paar Zahlen herauszupicken und dann daraus hoffentlich die richtigen Schlüsse zu ziehen. Mit fundierten Entscheidungen auf informierter Basis hat das wenig zu tun.

Das alles geht auch besser: Mit der richtigen HR-Cloudlösung erhalten Sie als Personalleiter einen kompletten Überblick über die gesamte Belegschaft – mit einem einzigen System, das auf die Minute aktuelle, verlässliche Daten für Mitarbeiteranalysen liefert.

In der Praxis bedeutet das: Sie können leichter (und vor allem schneller) herausfinden, was für Mitarbeiter wichtig ist und was stört, wer die Top-Performer sind, wo die Produktivität besser sein könnte und wie lange es dauert, bis qualifizierte Mitarbeiter eingestellt werden – um nur einiges zu nennen. Und diese Insights sind so gut aufbereitet, dass Sie sie direkt der Geschäftsleitung vorlegen können.

3. Werden alle im Unternehmen von der neuen HR-Lösung profitieren?

Ein wichtiges Erfolgskriterium für ein HR-System ist die Rendite (ROI) , – und ob sich Ihre Lösung rechnet, beginnt mit der Nutzerakzeptanz. Ideal ist, wenn alle in der Belegschaft die neue HR-Lösung verwenden können. Dafür brauchen Sie ein benutzerfreundliches System, das sich genauso einfach bedienen lässt, wie die Apps, die Ihre Mitarbeiter in der Freizeit nutzen.

Und als Personalleiter wollen Sie wahrscheinlich ein HR-System, mit dem nicht nur Sie, sondern auch die Mitarbeiter schnell zurechtkommen. Sie sehen, wie wichtig die richtige Technologie für eine erfolgreiche Personalarbeit ist.

4. Bietet die HR-Lösung die nötige Flexibilität, damit Ihr Unternehmen belastbarer wird und auch schwierige Zeiten gut übersteht?

Agilität und Schnelligkeit nehmen zwar 86 Prozent der befragten Personalleiter für sich in Anspruch – aber es besteht noch einiger Verbesserungsbedarf. Agilere Arbeitsmodelle sollen zu Ihren Top-Prioritäten zählen, wenn Sie von neuen Entwicklungen in der Arbeitswelt profitieren wollen.

Dafür brauchen Sie ein agiles HR-System, mit dem Sie mit wenigen Klicks die Dinge selbst erledigen können – z. B. schnell Workflows konfigurieren, benutzerdefinierte Felder erstellen oder Berichte, Kommunikation und Branding anpassen.

5. Wie können Sie die Produktivität von Mitarbeitern und Personalleitern verbessern?

Der Aufgabenbereich von HR-Entscheidern ist heutzutage vielfältiger denn je. Und viele neue, dringende Prioritäten sind zu den zahlreichen Verwaltungsaufgaben hinzugekommen.

Um so wichtiger ist es, dass Ihre neue HR-Lösung Prozesse optimieren und Arbeitsweisen für alle im Personalwesen verbessern wird. Ein flexibles Cloud-System für ein agiles Personalmanagement entlastet HR-Entscheider von zeitaufwendigen Routinen und papierbasierten Büroarbeiten. Dann bleibt endlich Zeit für die wirklich wichtige Personalarbeit: die Betreuung der Belegschaft und die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Mit dem richtigen HR-System können Sie alle Personaldaten in einem einzigen Datenbestand zusammenfassen und so das Personalmanagement effektiver gestalten.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie mit der Technologie das Onboarding und die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern weitgehend automatisieren können, um die Personalbeschaffung zu beschleunigen.

Mit der richtigen HR-Lösung für das Personalmanagement zum attraktiven Arbeitgeber

Für welche HR-Lösung Sie sich auch immer entscheiden: Wichtig ist, dass alle im Unternehmen dadurch entlastet und unterstützt werden – nicht nur das Personalwesen.

Wenn Sie genau wissen, was Ihre Mitarbeiter von einem neuen HR-System erwarten, können Sie leichter die passende Cloud-Lösung für Ihre Firma finden. Damit schaffen Sie die optimalen Voraussetzungen für eine moderne Personalarbeit, die Ihr Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber für gefragte Fachkräfte macht.

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