Kommunikation nach Maß: In jeder Phase das passende Mitarbeitergespräch

Haben Sie das Gefühl, ein neues Teammitglied ist in Ihrem Unternehmen noch nicht richtig angekommen? Oder beobachten Sie seit kurzem einen ungewöhnlichen Leistungsabfall bei einer Mitarbeiterin? Dann ist es Zeit für ein Mitarbeitergespräch! Denn nur in einem Vier-Augen-Gespräch lassen sich Vermutungen hinterfragen, Ursachen ergründen und Lösungen finden.

Reden ist Gold: Das richtige Mitarbeitergespräch zur richtigen Zeit

Doch noch immer widmen Unternehmen dem Mitarbeitergespräch zu wenig Aufmerksamkeit. Viele Mitarbeiter haben keinen persönlichen Kontakt zu ihrem Chef . In Folge dessen klagt das Personal nicht nur über zu wenig Wertschätzung. Auch an gegenseitigem Verständnis mangelt es. Hier sollten Unternehmen und ihre Führungskräfte dringend Abhilfe schaffen – und sich regelmäßig mit ihrer Belegschaft austauschen.

Das Mitarbeitergespräch – so facettenreich wie Ihre Belegschaft

Doch nicht jedes Gespräch eignet sich für jede Situation und auch nicht für jeden Mitarbeiter. Vielmehr sollten Sie die Gespräche maßschneidern: Während der Neuzugang vornehmlich nach Orientierung und Anerkennung strebt, versucht der langjährige Mitarbeiter Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen. Der Mitarbeiterlebenszyklus – also die Phasen anhand der Betriebszugehörigkeit, in der sich ein Mitarbeiter gerade befindet, ist ein wichtiger Indikator, wo Ihrer Belegschaft gerade der Schuh drücken kann:

• Den neuen Mitarbeiter gilt es, in einem Onboarding-Gespräch herzlich willkommen zu heißen und anschließend in mindestens drei Probezeitgesprächen bei seinen ersten Schritten im Unternehmen zu begleiten.
• Danach wollen sich Mitarbeiter weiterentwickeln und vielleicht auch Karrierepfade besteigen. Sie wollen wissen, wo sie stehen, brauchen Feedback zu guten ebenso wie zu schlechten Leistungen – und zwar möglichst zeitnah in Feedbackgesprächen.
• Sind Mitarbeiter quasi auf dem „Zenit“ ihres Potenzials und ihrer Entwicklung kann die Gefahr bestehen, dass Leistungen stagnieren. Hier kommen neben Feedback- auch Motivations- und Kritikgesprächen eine wichtige Rolle zu, um positive Maßnahmen abzuleiten oder über einen alternativen Einsatz des Mitarbeiters mit neuen Aufgaben nachzudenken. Die Erkenntnisse aus diesen Gesprächen münden in vielen Unternehmen in einem Jahresgespräch, in denen sich auch konkrete Entwicklungsmöglichkeiten definieren lassen sollten.
• Sollten erforderliche Maßnahmen nicht zu gewünschten Ergebnissen führen oder ein Einsatzwechsel nicht möglich sein, gewinnen Trennungs- und Austrittsgespräche eine entsprechende Bedeutung.

Neben dem Mitarbeiterlebenszyklus im Unternehmen spielt aber immer auch die persönliche Situation und Lebensphase der Mitarbeiter eine wichtige Rolle, die in Gesprächen Berücksichtigung finden sollte. Berufseinsteiger und jüngere Kollegen haben ganz andere Werte und Wünsche als Familien und Best Ager. So macht sich die Generation 50plus bereits Gedanken über ihr Leben nach dem Beruf. In regelmäßigen Zukunftsgesprächen lassen sich verschiedene Ausstiegsszenarien besprechen und gegeneinander abwägen.

Kündigungen – Termine mit besonders hohem Gesprächsbedarf

Trennungs- und Austrittsgespräche. Sie stehen am Ende der gemeinsamen Zusammenarbeit. Neben dem Renteneintritt ist der Grund dafür in der Regel eine Kündigung – entweder seitens des Mitarbeiters oder durch Ihr Unternehmen.

• Kündigt Ihr Mitarbeiter aus freien Stücken, werden Sie das abschließende Gespräch sicher dafür nutzen, seine Motive zu erforschen und eventuelle Verbesserungspotenziale zu erkennen. Diese können Sie als Lernquelle für Ihre künftige Führungsarbeit verwenden.
• Ganz anders ist es hingegen, wenn Sie einem Mitarbeiter die Kündigung aussprechen müssen. Für Führungskräfte zählt das häufig zu den größten Herausforderungen. Denn hier gilt es nicht nur, eine schlechte Nachricht zu überbringen, sondern – trotz eventuellem Widerstand – auch zu der Entscheidung zu stehen und gleichzeitig auf die emotionale Wirkung bei Ihrem Mitarbeiter einzugehen. Keine leichte Aufgabe!

Doch als Führungskraft müssen Sie für jede Gesprächssituation gewappnet sein. Gerade in der Hektik des Alltagsgeschäfts gilt es oft, auch ad hoc und situationsbedingt zu agieren – zum Beispiel wenn sich ein Mitarbeiter besonders engagiert. Oder wenn sich familiäre Veränderungen auch beruflich auswirken. In solchen Fällen kann ein klärendes Gespräch Missverständnisse aus dem Weg räumen und neue Optionen aufzeigen.

HR-Fokus: Mitarbeiter-Lebenszyklus als Konzept

Die Forschung hat gezeigt, dass Unternehmen mit einer heterogenen Belegschaft bessere Leistungen erzielen. Wird Ihr Unternehmen den Bedürfnissen einer Belegschaft von 17 bis 70 gerecht? Ansprüche und Bedürfnisse der Mitarbeiter – über Generationen hinweg aber auch ganz individuell – sind sehr verschieden. Eine wichtige Rolle dabei spielt auch die Phase, in der sich jeder Mitarbeiter anhand seiner Unternehmenszugehörigkeit befindet.

Die Customer Experience bestimmt über Loyalität und Zufriedenheit von Kunden. Gleiches gilt für die Mitarbeitererlebnisse. Und die sind im Kampf um gute Fachkräfte heute entscheidend. So individuell wie die Kunden sind auch Ihre Mitarbeiter. Das Konzept des „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ ebnet als konsequente Personalisierung des Personalmanagements den Weg zu positiven Mitarbeitererlebnissen. Wir stellen das Konzept in unserem HR-Fokus vor und beleuchten verschiedene HR Aufgaben unter diesem Gesichtspunkt.

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