La comptabilité en TPE : 8 principes à retenir

La vie du dirigeant de très petite entreprise (TPE) n’a rien d’un long fleuve tranquille. Véritable couteau suisse de l’économie, il mène tous les combats de front. Quand il n’est pas concentré sur son cœur de métier, il prospecte, il gère ses relations clients, il manage son équipe, il s’occupe des questions administratives et financières… Dans ce contexte, la comptabilité apparaît souvent comme une activité chronophage et non prioritaire. Et pourtant, elle est indispensable à la bonne tenue de l’entreprise ainsi qu’à sa pérennité.

Ces entreprises employant moins de 10 personnes – 55 % n’emploient aucun salarié – doivent tenir une comptabilité obéissant aux mêmes règles que les grandes entreprises. Elles sont tenues de respecter les grandes obligations fondant la comptabilité d’entreprise, que l’on trouve dans tous les manuels. Mais leurs moyens ne sont pas les mêmes ! Dans ces conditions, voici huit principes à connaître en matière de comptabilité en TPE.

Dans ce contexte, le choix d’un logiciel de gestion en ligne qui s’adapte aux besoins spécifiques de l’entreprise tout en étant facilement accessible et intuitif, peut faire la différence.

Une comptabilité adaptée à chaque activité, à chaque entreprise

Deux chiffres traduisent la place paradoxale des très petites entreprises dans l’économie française : les quelques 3 millions de TPE françaises représentent 95 % des entreprises mais réalisent 9 % du produit intérieur brut. L’on pourrait ajouter qu’elles pèsent 20 % de l’emploi dans le pays¹ . Il ressort de ces données que les TPE constituent un tissu d’entreprises nombreuses et variées, actives dans des domaines d’activité divers. Et qui expriment donc des besoins très différents.

La comptabilité doit, a minima, permettre de :

• gérer sa facturation électronique
• enregistrer ses écritures comptables
• synchroniser ses comptes bancaires
• suivre ses comptes tiers (clients et fournisseurs)
• gérer sa TVA.

Mais un prestataire de services voudra un outil capable d’éditer ses devis. Un spécialiste de e-commerce aura besoin d’une comptabilité connectée à sa boutique en ligne. Un professionnel du bâtiment devra intégrer ses devis. Un opérateur d’achat-revente sera soucieux de bien gérer ses stocks, ses prix, ses marges, d’éditer des bons de commandes et des bons de livraison… Autrement dit, les besoins ne sont pas identiques d’une TPE à une autre. Il faut donc choisir une solution de gestion en adéquation avec les spécificités de l’entreprise, du secteur d’activité.

La comptabilité, pour gérer mais aussi pour communiquer

La comptabilité est en quelque sorte un fil rouge de l’activité quotidienne du dirigeant de TPE ou de son comptable.

Mais bien tenir sa comptabilité, c’est aussi adresser un signal fort à ses partenaires – clients, fournisseurs, banques, administrations. C’est donner une image de sérieux, de transparence et de maîtrise qui contribuera à rassurer les tiers. Et n’oubliez jamais qu’en cas de contrôle des services de l’État, il est essentiel que votre comptabilité soit bien tenue, que vous soyez en mesure de produire les documents et justificatifs exigés. Certains lui consacrent une demi-journée ou une journée par semaine, d’autres privilégient l’option d’une heure quotidienne. En tout état de cause, la comptabilité ne doit jamais être négligée, qu’on aime les chiffres ou pas.

Bien compter, c’est bien prévoir

La comptabilité permet de disposer d’un état des lieux financier de son entreprise à date. Mais elle revêt un autre enjeu : elle constitue un outil de prise de décision essentiel à la pérennité de l’entreprise. La crise a prouvé, s’il en était besoin, la nécessité pour toutes les entreprises, même les plus petites, d’avoir une bonne visibilité sur leurs principaux indicateurs financiers de manière à pouvoir se projeter dans un contexte incertain et à faire preuve de résilience.

Mais même avant la crise, le fait de disposer d’un prévisionnel fiable était l’une des attentes les plus fortes des dirigeants de TPE. Selon une étude RCA Consulting publiée en janvier 2019² , 60 % des 900 dirigeants interrogés se disaient intéressés par un outil leur permettant de suivre leurs indicateurs et près de 30 % comptaient sur celui-ci pour leur offrir une meilleure visibilité sur leur courbe de trésorerie prévisionnelle. La comptabilité ne sert pas qu’à obtenir une image à l’instant T : elle est indispensable pour planifier son activité.

La comptabilité n’est pas que l’affaire du comptable

Dans ce contexte, le comptable joue un rôle majeur au cœur de l’entreprise. Mais même dans les TPE qui emploient un(e) comptable, la comptabilité n’est pas que l’affaire de celle-ci ou de celui-ci. Le comptable est en lien permanent avec l’ensemble des parties prenantes, en interne (direction, ressources humaines…) comme en externe (clients, banquier, administrations, éventuel expert-comptable). Il ne peut remplir sa mission (émission des factures, gestion de la TVA…) que s’il est destinataire, en temps réel, de l’ensemble des informations émanant des différents services. Et il contribue, en diffusant l’information à caractère financier, à mobiliser l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise sur les enjeux liés à la comptabilité (recouvrement des factures par exemple).

Quand une entreprise se dote d’un logiciel de comptabilité, il sera nécessairement connecté aux autres logiciels métiers de l’entreprise. Pour que la comptabilité soit à jour, l’outil doit « parler » avec ceux des autres services. La comptabilité n’est ni un tour d’ivoire ni une cellule isolée dans l’entreprise.

La comptabilité, c’est une affaire de professionnels

Quelle que soit la taille de leur entreprise, les dirigeants sont bien conscients de la nécessité de faire appel aux compétences d’un spécialiste : 70 % à 80 % des TPE/PME françaises ont recours à un expert-comptable selon une enquête du conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables³. La complexité de la réglementation et son évolution incessante justifient pleinement l’appui sur un professionnel du chiffre, chargé en particulier d’éditer et de certifier le bilan annuel.

Mais le recours à un expert-comptable ne dispense pas l’entreprise de se doter d’un logiciel de comptabilité. Il impose seulement que cet outil inclue une fonctionnalité d’exportation des données dans un format exploitable par le cabinet.

Un logiciel de comptabilité, tellement utile

On l’aura compris : la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité est une nécessité, dans la mesure où elle permet de répondre aux enjeux que doivent relever les TPE. Encore faut-il que l’entreprise ait entrepris sa révolution numérique.

C’est là que le bât blesse. Selon une étude menée par Sage et la Confédération des petites et moyennes entreprises (CPME) pendant l’été 2019, la transformation digitale n’était engagée, avant la crise, que dans moins d’une TPE sur trois. Les dirigeants interrogés sont bien conscients que le numérique est nécessaire, il est une opportunité ; ceux qui ont sauté le pas en constatent les effets bénéfiques. Mais les réticences subsistent, notamment par rapport au manque de compétences des équipes, à la difficulté d’adaptation de celles-ci, aux enjeux de sécurité ou encore au financement.

Le basculement de la comptabilité vers le digital constitue un levier pertinent pour accélérer la transformation numérique des entreprises. Il revêt plusieurs intérêts :

• réduction du temps consacré aux tâches fastidieuses
• amélioration de la productivité
• meilleure gestion
• capacité à mieux prévoir et donc anticiper.

Un bon outil de comptabilité est un outil à jour, évolutif et accessible

Dans un monde en mouvement rapide où la transformation numérique constitue une véritable révolution des pratiques professionnelles, le logiciel comptable simplifie, fluidifie et fiabilise la comptabilité. Mais à la différence des outils du monde d’avant, il est désormais proposé « en ligne ». Plus besoin d’acquisition et d’installation sur un ordinateur de l’entreprise, avec la nécessité de payer ensuite des mises à jour parfois coûteuses : la solution désormais, c’est de louer, selon le principe du « software as a service » (SaaS), à la différence du logiciel installé à demeure (On-premise). L’avantage est que le coût est mieux maîtrisé et que l’actualisation se fait automatiquement. Si l’entreprise évolue, grandit, a de nouveaux besoins, il est possible d’ajouter des fonctionnalités en ligne, sans intervention sur les postes informatiques de l’entreprise.

Une solution utilisant le Cloud permet, en outre, de rendre accessible l’ensemble des données depuis n’importe quel poste et n’importe quel site. Le dirigeant ou le comptable auront ainsi accès au logiciel et aux données même s’ils sont en déplacement ou en télétravail. À jour, évolutif et accessible, le logiciel de comptabilité sera également aisé d’utilisation pour tous les collaborateurs concernés.

Il existe une solution pour la comptabilité des TPE

Sage propose aux TPE une solution répondant à l’ensemble des enjeux évoqués ci-dessus. Sage Active comptabilité propose une approche nouvelle des problématiques de comptabilité des petites entreprises, à la fois modulaire, personnalisable, ouverte et facile d’usage. Le principe de la tarification à la demande permet à la TPE de maîtriser son budget.

En conclusion, cette solution proposée par Sage permet :

• de centraliser les données, afin de simplifier l’accès et le partage d’informations ou de documents,
• d’améliorer la productivité de l’entreprise grâce à l’automatisation du traitement des données et au partage d’informations,
• de garantir l’ouverture à d’autres logiciels, ceux de l’entreprise mais aussi de la banque ou de l’expert-comptable.

Article initialement publié le 15/06/2021. Dernière mise à jour le 15/05/2023.

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¹ Source Insee
² Les TPE/PME souhaitent plus de visibilité sur leur comptabilité future
³ Pour identifier les attentes du marché et en faire de réelles opportunités de croissance pour le cabinet