Auf der Suche nach Buchhaltungs­software? Diese 5 Fragen sollten Sie sich vorher stellen

Sie suchen nach der optimalen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen? Diese Entscheidung ist wohl überlegt zu treffen. Denn man kann ohne Übertreibung sagen, dass die richtige Software für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens ausschlaggebend ist.

Mit der für Ihr Unternehmen optimalen Software wird die Kontrolle über Ihren Cashflow zum Kinderspiel: Sie wissen jederzeit, wie es um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens steht. Sie können Rechnungen ausstellen und nachverfolgen. Zudem behalten Sie die Außenstände gut im Blick und können verzögerte Zahlungen effizient einfordern.

In diesem Artikel befassen wir uns mit fünf wichtigen Faktoren, an die Sie vielleicht bisher noch nicht gedacht haben, wenn es um die Wahl einer Buchhaltungssoftware geht.

1. Wächst die Buchhaltungssoftware mit dem Unternehmen?

Es gibt einige Punkte und Fragen hinsichtlich des Software-Anbieters, die Sie beachten und sich im Vorfeld stellen sollten:

• Schauen Sie sich die Historie des Software-Anbieters an, Sie investieren in Ihre Zukunft.
• Achten Sie auf die Kapitalisierung. Hat das Unternehmen die Mittel, auch in Zukunft konkurrenzfähig zu sein?
• Werden moderne Software-Konzepte wie Software aus der Cloud angeboten?

Sie hoffen natürlich, dass Ihr Unternehmen wächst. Gleichzeitig wird damit allerdings Ihre Arbeit als Unternehmer auch komplexer, so dass Sie über wesentlich mehr betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen müssen.

Gute Buchhaltungssoftware wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie lässt sich durch zusätzliche Module erweitern, wenn sich die Anforderungen ändern, wie z. B. hinsichtlich der Lohnabrechnung oder Zahlungsabwicklung.

2. Können alle Personengruppen auf die relevanten Informationen jederzeit zugreifen?

Unternehmen sollten auf der Grundlage geführt werden, dass alle Mitarbeiter auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können. Es ist wichtig, dass jedem Mitarbeiter die Unternehmensziele klar sind und er sich eigenverantwortlich mit den für ihn relevanten Informationen versorgen kann, um den maximalen positiven Effekt für den Unternehmenserfolg beizutragen.

Dies unterstreicht die Weiterentwicklung aus Zeiten, in denen zum Beispiel Finanzdaten oft sorgsam gehütet wurden – jeder sollte nur das Nötigste erfahren.

In einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen werden Finanzdaten und weitere relevante Informationen mit allen geteilt, die sie benötigen. So hat beispielsweise auch ein Vertriebsteam oft Zugriff auf das Dashboard mit den Finanzdaten des Unternehmens.

Eine solche Kultur fördert Erfolg und Wachstum – und im Zentrum steht die richtige Buchhaltungssoftware. Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Dashboards oder Berichte zu erstellen, ist absolut notwendig. Genauso wichtig ist die Fähigkeit, diese mit wichtigen Stakeholdern rund um die Uhr zu teilen.

Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Informationen wie z.B. Finanzdaten in Form eines demokratischen Ansatzes zu teilen. Natürlich sollten Sie nicht alle Daten teilen. Doch wenn die richtigen Leute die richtigen Informationen kennen, bewirkt dies unter Umständen einen tiefgreifenden Wandel im Unternehmen. Denn durch die Daten können Mitarbeiter ein umfassenderes Bild über die Gesamtsituation des Unternehmens erhalten. Somit haben sie die Möglichkeit ihre Arbeit gezielter auszurichten.

Stellen Sie deshalb dem Software-Anbieter vor dem Kauf die folgenden Fragen:

• Ist meine Buchhaltungssoftware nur für Finanzfachleute konzipiert – oder für das gesamte Unternehmen?
• Wie leicht ist es, wichtige Daten mit allen Stakeholdern im Unternehmen zu teilen?

3. Hält die Software mit der Technologie von morgen Schritt?

Buchhaltungssoftware kann Unternehmern einen strategischen Vorteil verschaffen. Mit künstlicher Intelligenz (KI) wurde die erste Phase dieser Evolution eingeläutet: Unternehmer erhalten wichtige Informationen, die sie brauchen, auf verständliche und umsetzbare Weise aufbereitet, so dass sie fundierte Entscheidungen treffen können.

Eine weitere äußerst vielversprechende Technologie, die sich am Horizont abzeichnet, ist Blockchain. Die bekanntesten Implementierungen hierfür sind Kryptowährungen wie beispielsweise Bitcoin. Kryptowährungen werden bereits von vielen Unternehmen in aller Welt genutzt, und auch Regierungen experimentieren mit der Technologie. Viele Menschen nutzen sie auch für Investitionen.

Buchhaltungssoftware ist bisher selten in der Lage, digitale Währungen zu verarbeiten. Die meisten Produkte konzentrieren sich ausschließlich auf gängige Zahlungsmittel. Es ist jedoch nicht abwegig zu fragen, ob ein Software-Hersteller denselben technologischen Horizont beobachtet wie Sie, oder wie er zu Zukunftstechnologien wie Blockchain steht.

Fragen Sie den Anbieter, ob er Konzepte wie mobiles Arbeiten oder Cloud-Software anbietet.

4. Hilft mir die Software in puncto Compliance?

Steuern, Arbeitsrecht, Datenschutz und vieles mehr müssen bei Unternehmen jeder Größe ganz oben auf der Liste stehen und werden vom Tempo der Digitalisierung weiter vorangetrieben. Die passende Software hilft Ihnen, alles richtig umzusetzen, ohne großen Stress oder aufwändige Detailarbeit.

Die Geschäftswelt ist hart, vor allem für neue Unternehmer: Oft entsteht das Gefühl, mit zu vielen Rechtsvorschriften konfrontiert zu sein.

Das Wichtigste ist dabei das Abführen von Steuern, denn ein Unternehmen, das seine Steuern nicht zahlen kann, kommt in Bedrängnis. Ein weiterer wichtiger gesetzlicher Bereich umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Rentenversicherung. Hier können die Regeln sehr komplex sein, doch die passende Software vereinfacht den Arbeitsaufwand enorm.

Und dann ist da noch die Notwendigkeit des korrekten Umgangs mit Ihren Daten gemäß der aktuellen Datenschutzgesetze.

Gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten: Sie bietet Funktionen, die die Sicherstellung von Compliance erleichtern. Im Wesentlichen haben die Entwickler der Software bereits die aufwändige Arbeit geleistet und den Prozess durchdacht. Somit geht Ihnen die Arbeit leichter von der Hand und Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben fokussieren.

5. Welche Berichte und Dashboards sind im Paket inbegriffen?

Genau wie beim Armaturenbrett Ihres Wagens sollten Sie mittels eines Dashboards Ihrer Buchhaltungssoftware die wichtigsten Informationen auf einen Blick sehen. Die besten Lösungen umfassen mindestens ein Dashboard und können dadurch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen bewirken. Statt jedes Mal für einen guten Überblick einen Bericht generieren zu müssen, werfen Sie einfach einen Blick auf das Dashboard und sehen sofort die aktuellen Informationen, die Sie benötigen.

Daten auf diese Weise einzusehen, bedeutet eine schnellere Reaktionsfähigkeit: Sie können Trends und Entwicklungen effektiv mitverfolgen oder Probleme lösen, bevor sie auftreten. Vergleichen Sie das mit vergangenen Tagen: Periodische, nicht sonderlich umfassende Berichte zwangen die Mitarbeiter häufig zu Reaktionen und Entscheidungen, nachdem ein Ereignis bereits eingetreten war.

Neben wichtigen Buchhaltungsdaten können Sie sich natürlich auch andere Informationen in den Dashboards angezeigt lassen. Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Dashboards – oder maßgeschneiderte Statusberichte – zu konfigurieren, bietet einzigartige Perspektiven. Dadurch werden Beziehungen zwischen Daten sichtbar, die bisher verborgen waren. Über Dashboards können verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen außerdem effizienter zusammenzuarbeiten, denn sie sehen ein umfassenderes Bild und Zusammenhänge lassen sich erkennen.

Daher müssen die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware über das grundlegende Dashboard hinausgehen. Nur die beste Buchhaltungssoftware bietet derartige Optionen.

Fazit: Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Unternehmer starten mit einer Geschäftsidee und einer Passion, und darauf sollten sie sich auch in Zukunft primär fokussieren können. Bei der richtigen Buchhaltungssoftware geht es nicht nur um Zahlen – sie kann Ihnen helfen, Ihre Mission und Ziele zu verwirklichen.

Die richtige Software unterstützt Ihr wachsendes Unternehmen enorm und bereitet Sie auf die künftige Entwicklung vor. Die richtige Wahl zu treffen, während Sie den Kopf voll mit anderen Dingen haben, kostet vielleicht ein wenig Mühe. Doch wie bei allen Dingen im Leben, die zunächst mit Aufwand verbunden sind, lohnt es sich: Durch eine passende Buchhaltungssoftware erleichtern Sie Ihre Arbeit langfristig erheblich.