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Auf der Suche nach Buchhaltungs­software? Diese 5 Fragen sollten Sie sich vorher stellen

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Lohnabrechnung 2018

Sie suchen nach der optimalen Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen? Diese Entscheidung ist wohl überlegt zu treffen. Denn man kann ohne Übertreibung sagen, dass die richtige Software für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens ausschlaggebend ist.

Mit der für Ihr Unternehmen optimalen Software wird die Kontrolle über Ihren Cashflow zum Kinderspiel: Sie wissen jederzeit, wie es um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens steht. Sie können Rechnungen ausstellen und nachverfolgen. Zudem behalten Sie die Außenstände gut im Blick und können verzögerte Zahlungen effizient einfordern.

In diesem Artikel befassen wir uns mit fünf wichtigen Faktoren, an die Sie vielleicht bisher noch nicht gedacht haben, wenn es um die Wahl einer Buchhaltungssoftware geht.

1. Wächst die Buchhaltungssoftware mit dem Unternehmen?

Es gibt einige Punkte und Fragen hinsichtlich des Software-Anbieters, die Sie beachten und sich im Vorfeld stellen sollten:

  • Schauen Sie sich an, ob es den Software-Anbieter auch in zehn Jahren noch geben wird.
  • Achten Sie auf die Kapitalisierung. Hat das Unternehmen die Mittel, auch in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben?
  • Hat es die Personaldecke, Infrastruktur und Systeme, die Sie erwarten, damit es sich weiterentwickeln kann?
  • Wird es in zehn Jahren dasselbe Unternehmen sein? Wird es übernommen werden, oder stellt es sein Geschäftsmodell auf den Kopf, so dass die Umstellung schwierig werden könnte?

Buchhaltungssoftware: Darauf sollten Kleinunternehmer beim Kauf achten

Unser Ratgeber ist für Sie kostenfrei und greift folgende Punkte auf:

  • Fragen, die Sie einem Software-Anbieter vor dem Kauf stellen sollten
  • Die Beurteilung von Software, damit diese heute – und auch morgen – Ihren Anforderungen entspricht.
  • Einhaltung der für Ihr Unternehmen geltenden Gesetze und Vorschriften
  • Maßnahmen, damit alle Mitarbeiter von der gewählten Software profitieren
  • Erklärung von Technologie und Fachbegriffen
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Sie hoffen natürlich, dass Ihr Unternehmen wächst. Gleichzeitig wird damit allerdings Ihre Arbeit als Unternehmer auch komplexer, so dass Sie über wesentlich mehr betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen müssen.

Gute Buchhaltungssoftware wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie lässt sich durch zusätzliche Pakete desselben Software-Anbieters erweitern, wenn sich die Anforderungen ändern, wie z. B. hinsichtlich der Lohnabrechnung oder Zahlungsabwicklung.

2. Können die richtigen Leute die benötigten Informationen aufrufen?

Unternehmen sollten auf der Grundlage geführt werden, dass alle Teams die Finanzdaten im Großen und Ganzen verstehen. Je mehr Mitarbeiter verstehen, wie sie zum großen Ganzen beitragen, desto besser.

Dies unterstreicht, wie weit wir inzwischen von früheren Zeiten entfernt sind, in denen Finanzdaten oft sorgsam gehütet wurden – jeder sollte damals nur das Nötigste wissen.

In einem modernen, zukunftsorientierten Unternehmen werden Finanzdaten mit allen geteilt, die sie benötigen. So hat beispielsweise auch ein Vertriebsteam unter Umständen Zugriff auf das Dashboard mit den Finanzdaten des Unternehmens.

Eine solche Kultur fördert Erfolg und Wachstum – und im Zentrum steht die richtige Buchhaltungssoftware. Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Dashboards oder Berichte zu erstellen, ist absolut notwendig. Genau so wichtig ist die Fähigkeit, diese mit wichtigen Stakeholdern rund um die Uhr zu teilen.

Die beste Buchhaltungssoftware verfolgt bei Finanzdaten einen demokratischen Ansatz. Natürlich sollten Sie nicht alle Daten teilen. Doch wenn die richtigen Leute die richtigen Informationen kennen, bewirkt dies unter Umständen einen tief greifenden Wandel im Unternehmen. Denn durch die Daten können Mitarbeiter ein umfassenderes Bild über die Gesamtsituation des Unternehmens erhalten. Somit haben sie die Möglichkeit ihre Arbeit gezielter auszurichten.

Stellen Sie deshalb dem Software-Anbieter vor dem Kauf die folgenden Fragen:

  • Ist meine Buchhaltungssoftware nur für Finanzfachleute konzipiert – oder für das gesamte Unternehmen?
  • Wie leicht ist es, wichtige Daten mit allen Stakeholdern im Unternehmen zu teilen?

3. Hält die Software mit der Technologie von morgen Schritt?

Buchhaltungssoftware hilft Unternehmern, in ihren Firmen präsenter zu sein. Mit künstlicher Intelligenz (KI) wurde die erste Phase dieser Evolution erreicht: Unternehmer erhalten die Buchhaltungsinformationen, die sie brauchen, auf verständliche und umsetzbare Weise, so dass sie fundierte Entscheidungen treffen können.

Eine weitere äußerst vielversprechende Technologie für die Buchführung, die sich am Horizont abzeichnet, ist Blockchain. Die bekanntesten Implementierungen hierfür sind Kryptowährungen wie beispielsweise Bitcoin. Kryptowährungen werden bereits von vielen Unternehmen in aller Welt genutzt, und auch Regierungen experimentieren mit der Technologie. Viele Menschen nutzen sie auch für Investitionen.

Buchhaltungssoftware ist bisher noch nicht in der Lage, digitale Währungen zu verarbeiten. Die meisten Produkte konzentrieren sich ausschließlich auf gängige Zahlungsmittel. Es ist jedoch nicht abwegig zu fragen, ob ein Software-Hersteller denselben technologischen Horizont beobachtet wie Sie, oder wie er zu Zukunftstechnologien wie Blockchain steht.

Fragen Sie den Anbieter, ob er bei bestehenden Technologien wie Mobiltechnik oder Cloud einen innovativen Ansatz verfolgt.

4. Hilft mir die Software in puncto Compliance?

Steuern, Arbeitsrecht, Datenschutz und vieles mehr müssen bei Unternehmen jeder Größe ganz oben auf der Liste stehen und werden vom Tempo der Digitalisierung weiter vorangetrieben. Die passende Software hilft Ihnen, alles richtig umzusetzen, ohne großen Stress oder aufwändige Detailarbeit.

Die Geschäftswelt ist hart, vor allem für neue Unternehmer: Oft entsteht das Gefühl, mit zu vielen Rechtsvorschriften konfrontiert zu sein.

Das Wichtigste ist dabei das Abführen von Steuern, denn ein Unternehmen, das seine Steuern nicht zahlen kann, ist im Grunde pleite. Ein weiterer wichtiger gesetzlicher Bereich umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Rentenversicherung. Hier können die Regeln sehr komplex sein, doch die Software vereinfacht den Arbeitsaufwand enorm.

Und dann ist da noch die Notwendigkeit, Ihre Daten effektiv zu sichern, um nicht gegen die Datenschutzgesetze zu verstoßen.

Gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten: Sie bietet Funktionen, die Compliance erleichtern. Im Wesentlichen haben die Entwickler der Software bereits die aufwändige Arbeit geleistet und den Prozess durchdacht. Somit geht Ihnen die Arbeit leichter von der Hand und Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben fokussieren.

5. Welche Berichte und Dashboards sind im Paket inbegriffen?

Genau wie beim Armaturenbrett Ihres Wagens sollten Sie mittels dem Dashboard einer Buchhaltungssoftware die wichtigsten Informationen auf einen Blick sehen. Die besten Lösungen umfassen mindestens ein Dashboard und können dadurch einen tief greifenden Wandel im Unternehmen bewirken. Statt jedes Mal für einen guten Überblick einen Bericht generieren zu müssen, werfen Sie einfach einen Blick auf das Dashboard und sehen sofort die aktuellen Informationen, die Sie benötigen.

Daten auf diese Weise einzusehen, bedeutet eine schnellere Reaktionsfähigkeit: Sie können Trends und Entwicklungen effektiv mitverfolgen oder Probleme lösen, bevor sie auftreten. Vergleichen Sie das mit vergangenen Tagen: Periodische, nicht sonderlich umfassende Berichte zwangen das Personal häufig zu Reaktionen und Entscheidungen, nachdem ein Ereignis bereits eingetreten war.

Neben wichtigen Buchhaltungsdaten können Sie sich natürlich auch andere Informationen in den Dashboards angezeigt lassen. Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Dashboards – oder maßgeschneiderte Statusberichte – zu konfigurieren, bietet einzigartige Perspektiven. Dadurch werden Beziehungen zwischen Daten sichtbar, die bisher verborgen waren. Über Dashboards können verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen außerdem effizienter zusammenzuarbeiten, denn sie sehen ein umfassenderes Bild.

Daher müssen die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware über das grundlegende Dashboard hinausgehen. Nur die beste Buchhaltungssoftware bietet derartige Optionen.

Fazit: Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Unternehmer starten mit einer Geschäftsidee und einer Passion, und darauf sollten sie sich auch in Zukunft primär fokussieren können. Bei der richtigen Buchhaltungssoftware geht es nicht nur um Zahlen – sie kann Ihnen helfen, Ihre Mission und Ziele zu verwirklichen.

Die richtige Software unterstützt Ihr wachsendes Unternehmen enorm und bereitet Sie auf die künftige Entwicklung vor. Die richtige Wahl zu treffen, während Sie den Kopf voll mit anderen Dingen haben, kostet vielleicht ein wenig Mühe. Doch wie bei allen Dingen im Leben, die zunächst mit Aufwand verbunden sind, lohnt es sich: Durch eine passende Buchhaltungssoftware erleichtern Sie Ihre Arbeit langfristig erheblich.

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