Der erste Mitarbeiter – Wie wird die Lohnabrechnung organisiert?

Meistens früher als später brauchen Sie als Gründer eines Start-Ups Mitarbeiter. Auch wenn Sie Ihr Unternehmen anfangs mit Freiberuflern aufbauen: Sobald jemand nur noch für Sie arbeitet, wird er automatisch zum sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer. Sie unterliegen dann als Arbeitgeber den zahlreichen Pflichten für die Lohnabrechnung. Als erstes müssen Sie sich eine Betriebsnummer besorgen, die sie vom Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit erhalten. Diese Nummer ist künftig der „Personalausweis“ Ihres Unternehmens, den Sie für alle Meldungen und Zahlungspflichten an die Krankenkasse und Ihr Betriebsstätten-Finanzamt benötigen.

Vorbereitungen für die Lohnbuchhaltung

Bevor der erste Mitarbeiter anfängt, müssen Sie bereits Vorkehrungen für die Lohnabrechnungen treffen und vor allem Meldungen an die Krankenkasse und die Berufsgenossenschaft (BG) erstatten. Bei der BG müssen Sie sich eine Woche nach Gründung anmelden. Wenn Sie ein Gewerbe angemeldet haben, wurden Sie auf die BG-Pflichtmitgliedschaft bereits hingewiesen. Selbst wenn Sie zunächst als Freiberufler starteten: Spätestens mit dem ersten Mitarbeiter müssen Sie sich bei der für Sie zuständigen BG anmelden. Für die Anmeldung Ihres Mitarbeiters bei den Sozialversicherungen benötigen Sie von demselben den Nachweis einer bestehenden Krankenversicherung und die Sozialversicherungsnummer. Spätestens zwei Wochen nach Arbeitsaufnahme muss die Meldung an die Krankenkasse erfolgen. Bestimmte Branchen wie Bau- und Gaststättengewerbe müssen sogar am Tag der Arbeitsaufnahme die Meldung absetzen.

Das ABC der Sozialabgaben

Die Abgaben an die Renten-, Kranken- und Pflegekasse sowie die Arbeitslosenversicherung setzen sich aus einem Arbeitgeber- und einen Arbeitnehmeranteil zusammen. Diese berechnen sich bis zu einer Beitragsbemessungsgrenze prozentual auf das Bruttogehalt vor Steuern. Die über diesen Grenzen liegenden Teile des Arbeitseinkommens sind beitragsfrei. Die Beitragsbemessungsgrenzen sind unterschiedlich hoch für die verschiedenen Kassen. Im Jahr 2015 liegt die Beitragsbemessungsgrenze für die Renten- und Arbeitslosenversicherung im Westen bei 6.050 Euro, im Osten bei 5.200 Euro; die für Kranken- und Pflegeversicherung bei einheitlich 4.125 Euro.

Krankenkassen organisieren Gesamtsozialversicherungseinzug

Den Einzug der Sozialabgaben übernehmen die Gesetzlichen Krankenkassen (GKV). Das bedeutet, dass separate Anmeldungen bei der Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung nicht notwendig sind. Denn die Krankenkassen übernehmen auch die Verteilung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge. Wenn Sie die erwähnte Zwei-Wochen-Frist nicht einhalten, begehen Sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit empfindlichen Geldbußen geahndet werden kann. Neben den allgemeinen Beitragssätzen zur Krankenversicherung müssen Sie als Arbeitgeber noch die sogenannte Umlage für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfalle und die Lohnzahlungen im Mutterschutz abführen. Nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz aus dem Jahr 2006 ist dies praktisch eine Versicherung der Arbeitgeber, mit der sie die Risiken der Entgeltfortzahlung auf alle umlegen. Neben diesen Umlagen zahlen Sie noch eine Insolvenzgeldumlage.

Vorbereitung der Lohnabrechnung

Für die Lohnabrechnung sollten Sie vorab überlegen, ob Sie diese künftig monatlich mit einem eigenen System selber erledigen wollen, oder sich Unterstützung suchen. Steuerberater übernehmen die Lohnbuchhaltung, sie kosten aber auch recht viel. Deutlich günstiger ist es, wenn Sie eine Anwendung im Internet wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung nutzen. Vor jeder monatlichen Runde für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter empfiehlt es sich, alle persönlichen Änderungen der Arbeitnehmer in das jeweilige System zu übernehmen. Vor einem Lohnabrechnungslauf sollten Sie auch alle grundsätzlichen Personalveränderungen erfassen, denn sie sind in der Regel meldepflichtig. Dazu gehören:

• Eintritt neuer Mitarbeiter
• Kündigung von Mitarbeitern mit Grund der Kündigung
• Arbeitnehmer, die in Mutterschutz oder Elternzeit gehen
• Krankheitsfälle mit und ohne Lohnfortzahlung.

Lohnberechnung

Wenn Sie außertarifliche Angestellte beschäftigen, entfällt die monatliche Neuberechnung der Bruttoeinkommen in der Regel. Aber schon wenn sie ein 13. Monatsgehalt oder Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zahlen, müssen Sie in den entsprechenden Monaten die Gehaltssumme neu berechnen. Für tariflich angestellte Mitarbeiter benötigen Sie die Überstundennachweise, um mit dem Grundlohn, dem Bruttostundensatz und der Anzahl der geleisteten Überstunden die Bruttosumme zu errechnen. Darüber hinaus müssen Sie eventuell auch Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit, Fahrtkosten und Vermögenswirksame Leistungen und sonstige Zuschläge und Abzüge berechnen. Im Internet gibt es zahlreiche Anwendungen, die Sie bei der Berechnung der Nettolohnsumme sowie der Sozialabgaben unterstützen. Aber es bleibt nach der Berechnung die Herausforderung, die Entgeltbescheinigung zu erstellen, bei der Sie zahlreiche Pflichtangaben beachten müssen. Unser kostenloses Lohnabrechnung Muster kann Ihnen bei der Erstellung der Lohnabrechnung helfen.

Monatliche und Jahresmeldung an Krankenkasse nur elektronisch möglich

Nachdem die Löhne und Gehälter berechnet und der Entgeltnachweis erstellt wurde, wollen auch die Ämter und Kassen Ihre Meldungen und vor allem die ihnen zustehenden Zahlungen. Dafür definiert der Gesetzgeber strenge Fristen, deren Nichteinhaltung zu massiven Geldbußen führen kann. Die Meldung hat elektronisch über die Portale der Krankenkassen oder ein autorisiertes Programm wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung zu erfolgen. Darüber hinaus steht mit sv.net eine elektronische Ausfüllhilfe zur Verfügung, mit der Sie Ihrer Meldepflicht nachkommen können. Für den laufenden Monat müssen Sie bis zum fünftletzten Bankarbeitstag die Meldung der voraussichtlichen Sozialversicherungsbeiträge des laufenden Monats übermitteln. Und bis zum drittletzten müssen Ihre Zahlungen auf den Konten der Krankenkassen eingegangen sein. Im Folgemonat müssen Sie dann eine abschließende Meldung und eventuelle Korrekturzahlungen für den Vormonat vornehmen. Alle Änderungen im Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter müssen im laufenden Kalenderjahr an die Krankenkasse elektronisch gemeldet werden. Alle Austritte durch Kündigung sind mit dem Kündigungsgrund unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu melden. Ebenso sind alle Neueintritte anzuzeigen. Darüber hinaus muss für alle zum Ende eines Kalenderjahres beschäftigten Mitarbeiter am 15. Februar des Folgejahres für das beendete Kalenderjahr eine Meldung mit dem Jahresgehalt erstellt werden.

Auch Finanzämter kommunizieren nur elektronisch

Die vom Arbeitslohn Ihrer Mitarbeiter einbehaltene Lohn- und Kirchensteuern sowie die Solidaritätszuschläge müssen Sie an Ihr zuständiges Betriebsstätten-Finanzamt abführen. Je nachdem, wie hoch diese Beträge ausfallen, müssen Sie diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich zahlen. Die Lohnsteuer ist immer bis zum 10. Tag des Folgemonats zu überweisen und muss damit auf dem Konto des Finanzamtes eingegangen sein. Die Anmeldung der Zahlungen ist seit dem 1. Januar 2013 nur noch auf dem elektronischen Wege zulässig. Dafür haben die Finanzämter das sogenannte ELSTER-Portal eingerichtet.

Fazit

Wenn Sie nun der Mut verlassen haben sollen, die ersten Mitarbeiter einzustellen, prüfen Sie Alternativen zur selbständigen Lohnabrechnung mit einem selbstgebastelten System. Einfacher sind diese Aufgaben beispielsweise mit Sage Business Cloud Lohnabrechnung zu erledigen. Informieren Sie sich!