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Lohnabrechnung Muster - Professionelle Vorlagen und Anleitung für eine korrekte Lohnabrechnung

Sie möchten eine professionelle Lohnabrechnung nach Muster erstellen? Wir zeigen Ihnen mithilfe verschiedener Mustervorlagen, wie eine korrekte Lohnabrechnung aussieht. Um Ihnen die Erstellung Ihrer Lohnabrechnung zukünftig zu erleichtern, finden Sie im Folgenden zusätzlich Informationen zur Ermittlung von Brutto- und Nettolohn sowie der Abzüge. Profitieren Sie vom Sage Musterpaket und informieren Sie sich über die wichtigsten Bestandteile der Lohnabrechnung.

Lohnabrechnung Muster von Sage: Lohnschein, Lohnkonto und Lohnjournal

Als Arbeitgeber sind Sie Ihren Angestellten gegenüber verpflichtet, monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen, wenn die Abrechnungsbestandteile abweichen. Bleibt der Auszahlungsbetrag gleich, ist die monatliche Aushändigung optional. Wird die Lohnabrechnung pünktlich und ordnungsgemäß erstellt, trägt das zum reibungslosen Arbeitsablauf innerhalb Ihres Unternehmens bei. Ebenso ersparen Sie Ihrem Betrieb Säumniszuschläge der Sozialversicherungsträger sowie Verspätungs- und Säumniszuschläge zur Lohnsteuer.

Neben der Gehaltsabrechnung umfasst die Lohnabrechnung weitere mitarbeiterbezogene Dokumente, die für die Personalverwaltung unerlässlich sind. Diese sollten von Ihrer Lohnbuchhaltung stets gepflegt und evaluiert werden, um Fehler zu vermeiden. Wir stellen Ihnen kostenlos ein umfangreiches Paket mit Lohnabrechnung Mustern zur Verfügung.

SBC Lohnabrechnung - Abrechnung

Lohnabrechnung: Muster downloaden und Vorteile sichern

Mit dem Download des Sage Muster Lohnabrechnungspakets profitieren Sie von unserer Expertise:

  • Zeitersparnis: Nutzen Sie die Zeit für aufwendige Lohnabrechnungen künftig, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
  • Kostenoptimierung: Erstellen Sie Ihre Lohnabrechnungen unternehmensintern und sparen Sie die Kosten für einen externen Berater.
  • Flexibilität: Orientieren Sie sich an unserem Muster für die Lohnabrechnung und passen Sie die Vorlage an Ihre individuellen Anforderungen an.
  • Fachkompetenz: Das Musterpaket für Ihre Lohnabrechnung wurde von unseren Experten erstellt und entspricht der aktuellen Gesetzeslage.

Lohnabrechnung Vorlage kurz erklärt

Ihre gratis Lohnabrechnung Vorlage von Sage umfasst eine beispielhafte Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung. Sie enthält die folgenden Angaben:

  • Arbeitnehmerdaten: persönliche Daten, Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
  • Kontaktdaten des Arbeitgebers: Name und Anschrift
  • Entgeltbestandteile: Bezüge, Abzüge, Lohn- und Auszahlungsbetrag
  • Individuelle Abrechnungshinweise: z. B. wöchentliche Arbeitszeit, Stundenlohn, Krankheit, Elternzeit, Urlaubstage
SBC Lohnabrechnung - Stammdaten

Lohnabrechnung Muster: Bruttogehalt und Abzüge

Um Ihre Lohnabrechnung laut Schema zu erstellen, stehen Sie zunächst vor der Aufgabe, das Bruttogehalt und die Abzüge zu ermitteln. Anschließend tragen Sie diese Werte in die Lohnabrechnung Vorlage für Ihr Unternehmen ein, um schlussendlich den Auszahlungsbetrag zu berechnen.

Der Bruttolohn bzw. das Bruttogehalt umfasst mehrere Lohnbestandteile, die zunächst zusammengerechnet werden müssen. Für den Bruttolohn multiplizieren Sie die gearbeiteten Stunden des Mitarbeiters mit dem vertraglich vereinbarten Stundenlohn. Beim Bruttogehalt hingegen beginnen Sie mit dem Monatsgehalt. Dazu addieren Sie je nach Arbeitsvertrag die folgenden Rechengrößen:

  • Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil)
  • Weihnachts- / Urlaubsgeld
  • Sachbezüge (z. B. Pkw-Nutzung)
  • Tantiemen
  • Zuschläge für Feiertage, Wochenend- oder Nachtarbeit, Überstunden
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
  • Weitere Zahlungen wie Jubiläumszuwendungen, Prämien oder Abfindungen

Durch die Addition der Bruttobestandteile erhalten Sie die Bemessungsgrundlage für alle Abzüge. Aus diesem Grund nennt man diese Zwischensummen auch steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. Bruttolohn. Egal, ob es sich um Abgaben für Sozialversicherung, Rentenversicherung oder Lohnsteuer handelt – das Sage Lohnabrechnung Vorlage berücksichtigt alle Besonderheiten, sodass Ihr sozialversicherungsrechtlicher Bruttolohn in einigen Fällen geringer als der steuerrechtliche ausfallen kann.

Im nächsten Schritt wird die Höhe der Steuern berechnet. Auf Ihrem Lohnabrechnung Muster von Sage finden Sie die entsprechenden Felder für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.

Hinzu kommen Freibeträge, wie z. B. Versorgungsfreibeträge oder Altersentlastungsbeträge. Die lohnsteuerfreien Bezüge müssen aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, da auf sie weder Kirchensteuer noch Lohnsteuer oder Solidaritätszuschlag anfallen:

  • Sonntagszuschläge, Feiertagszuschläge und Nachtzuschläge (bis zu einer bestimmten Höhe)
  • Zuschüsse für Kindergärten und Betriebsveranstaltungen
  • Bestimmte Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung

Addieren Sie all jene Werte zu dem Bruttogehalt bzw. Bruttolohn, erhalten Sie das steuerpflichtige Entgelt. Auf Basis dieser Summe können Sie mithilfe der Grundtabelle Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag berechnen.

Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie keine Freibeträge berücksichtigen. Allerdings sollten Sie vorher prüfen, welche Komponenten nicht zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden dürfen. Sobald die Einkommensgrenze des Rechtskreises erreicht ist, werden auf die übersteigenden Beiträge keine Abgaben erhoben. Für bestimmte Mitarbeitergruppen, beispielsweise Minijobber und Werkstudenten, gibt es weitere Besonderheiten zu beachten. Dabei kann Sie die Sage Lohnabrechnung Vorlage einfach und wirkungsvoll unterstützen.
Als Ergebnis dieses Zwischenschrittes erhalten Sie das sozialversicherungspflichtige Brutto. Auf dessen Grundlage werden nun die Sozialversicherungsbeiträge berechnet:

  • Rentenversicherung
  • Krankenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung

Im letzten Schritt ermitteln Sie den Auszahlungsbetrag. Dafür werden vom Gesamtbrutto die folgenden Beträge abgezogen:

  • Lohnsteuer: Die Lohnsteuer wird in Deutschland auf die Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit erhoben und an das Finanzamt abgeführt. Die Besteuerungssätze finden Sie in der Einkommenssteuer-Grundtabelle §32a EstG.
  • Kirchensteuer: Diese Steuer fällt für alle Mitglieder bestimmter staatlich anerkannter Religionsgemeinschaften an. Die Tarife unterscheiden sich hinsichtlich der Konfession und des Bundeslandes. Pauschal besteuerte Minijobber müssen die Kirchensteuer ohne Rücksicht auf ihre Konfession zahlen.
    Solidaritätszuschlag: Der sogenannte Soli liegt seit 1998 konstant bei 5,5 Prozent der Lohnsteuer. Für Arbeitnehmer mit geringem Jahreseinkommen gibt es niedrigere Beitragssätze oder er entfällt ganz.
  • Krankenversicherung (KV): Die Krankenversicherung dient der Absicherung bei einer Erkrankung und den verbundenen Folgerisiken. Arbeitnehmer und Arbeitgeber bezahlen gesetzlichen Krankenkassen den vorgegebenen Beitragssatz für die jeweilige Krankenkasse im geltenden Rechtsgebiet West oder Ost. Ohne Zuschläge und Besonderheiten liegt er bei insgesamt 14,6 Prozent.
  • Pflegeversicherung (PV): Dieser Beitrag wird meistens gleichmäßig zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt. Zuzüglich ist jedoch ein Kinderlosenzuschlag für Angestellte nach Vollendung des 23. Lebensjahres möglich.
  • Rentenversicherung (RV): Die Einzahlung in die Rentenversicherung dient der finanziellen Absicherung im Alter und deckt das Risiko der verminderten Erwerbstätigkeit sowie die Hinterbliebenenrente. Sie wird i. d. R. zu gleichen Teilen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gezahlt. Sonderfälle sind z. B. für Minijobber zu beachten.
  • Arbeitslosenversicherung (AV): Die AV hat das Ziel, arbeitssuchenden Personen das Grundeinkommen zu sichern. Vom Beitrag ausgenommen sind Minijobber mit weniger als 450 Euro Monatsverdienst sowie Beamte und Soldaten.

Die Lohnabrechnung Vorlage von Sage vereinfacht Ihnen die Arbeit und kalkuliert diese Beträge automatisch. Sind alle Abzüge berechnet, erhalten Sie den Nettolohn bzw. das Nettogehalt. Von diesem werden die sogenannten Nettolohnabzüge subtrahiert, wie z. B. vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse oder Pfändungen – denn diese werden direkt im Namen des Arbeitnehmers vom Nettogehalt einbehalten. Schlussendlich ergibt sich der Auszahlungsbetrag an den Arbeitnehmer.

Unser Tipp für Ihre Lohnabrechnung: Muster richtig nutzen

Insbesondere junge Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern profitieren von einem übersichtlichen Lohnabrechnung Muster. Sobald Ihr Unternehmen jedoch eine bestimmte Angestelltenzahl erreicht, ist es sinnvoll, in eine Lohnabrechnungssoftware zu investieren. Mithilfe dieser können Sie die aufgenommenen Daten zu Ihren Mitarbeitern digital ablegen und jederzeit abrufen. Die Software unterstützt Sie bei der monatlichen Abrechnung und bietet Ihnen neben der Pflege der Stammdaten diverse Zusatzoptionen. Sie können die Grunddaten Ihrer Arbeitnehmer weiterhin bei Unternehmenseintritt mit einem Musterformular aufnehmen, die anschließende Verarbeitung erfolgt jedoch unkompliziert in der Software.

Lohnabrechnung von Sage für Profis und Einsteiger

Sind Sie auf der Suche nach einer Software, die Ihnen die Lohnabrechnung erleichtert? Testen Sie Sage Business Cloud Lohnabrechnung unverbindlich und kostenfrei. Gesetzliche Änderungen werden unverzüglich umgesetzt sowie Meldungen an Ämter und Behörden automatisch übermittelt. Bei Bedarf können Sie die Abrechnungsmasken anpassen und eigene Angaben ergänzen. Am Ende des Monats erhalten Sie alle Dokumente wie Lohnschein, Lohnjournal und die Übersicht für Ihr Lohnkonto durch die Software in digitaler Form.

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Mit der Testversion der Sage Business Cloud sind Sie nicht länger auf eine Lohnabrechnung Vorlage angewiesen: Nach nur drei Minuten halten Sie Ihre Entgeltabrechnung in der Hand.

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Lohnabrechnung Muster an individuelle Anforderungen anpassen

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Lohnabrechnung. Prüfen Sie daher zunächst, ob das Muster über alle benötigten Felder verfügt. Anschließend können Sie die Lohnabrechnungen als Vorlage für Ihre eigene Lohnbuchhaltung übernehmen. Passen Sie das Muster so an, dass alle Adressen und gesetzlich vorgeschriebenen Angaben aufgeführt werden. Nutzen Sie unser kostenloses Muster für Ihre Lohnabrechnung. Der Lohnschein entspricht den gesetzlichen Vorgaben – bitte beachten Sie jedoch, dass dies ein Lohnabrechnungsbeispiel ist, das direkt aus unserem Lohnprogramm generiert wurde. Abweichungen in der Gestaltung und im Aufbau eines Lohnscheines sind daher möglich.

Das Lohnkonto wird durch die Lohnbuchführung für jeden Arbeitnehmer hinterlegt. Es dient der Überprüfung des Lohnsteuerabzugs durch die Finanzbehörde. Daher ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, für seine Angestellten je Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen.

Die Sage Lohnabrechnung als Muster für Ihr Lohnkonto beinhaltet die folgenden Informationen :

  • Arbeitnehmerdaten (Name, Anschrift, Unternehmenseintritt / -austritt etc.)
  • Firmenadresse des Arbeitgebers
  • Auflistung aller monatlichen Bezüge als Jahresübersicht
  • Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge
  • DEÜV-Meldungen (z. B. Anmeldung aufgrund des Beginns einer Beschäftigung)

Das Muster Lohnjournal enthält ausgewählte Abrechnungsdaten Ihrer Mitarbeiter in einer spezifischen Abrechnungsperiode.
Es wird eingesetzt, um:

  • eventuelle Fehler im Abrechnungslauf aufzudecken.
  • die Abrechnungsdaten einer organisatorischen Einheit zu summieren.
  • die Entwicklung der Daten über einen Zeitraum hinweg zu verfolgen.
  • ein detailliertes Kontrollmedium bei Revisionen vorweisen zu können.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Lohnabrechnung Muster

Die Verwendung einer Vorlage für die Lohnabrechnung bietet verschiedene Vorteile, darunter :

Zeitersparnis: Eine gut gestaltete Vorlage ermöglicht es, die Lohnabrechnung schnell und effizient zu erstellen. Die wesentlichen Berechnungen und Formeln sind bereits integriert, sodass manuelle Berechnungen vermieden werden können.

Fehlerreduzierung: Ein Lohnabrechnung Muster sorgt für Konsistenz und Genauigkeit in der Lohnabrechnung, da wichtige Informationen und Berechnungen vordefiniert sind. Dadurch werden potenzielle Fehler minimiert, die bei manuellen Berechnungen auftreten könnten.

Benutzerfreundlichkeit: Lohnabrechnungsvorlagen sind in der Regel benutzerfreundlich gestaltet, sodass auch Personen ohne umfassende Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung sie leicht nutzen können.

Compliance und Rechtssicherheit: Aktualisierte Vorlagen berücksichtigen oft aktuelle gesetzliche Vorschriften und Steuersätze. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lohnabrechnung den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht.

Anpassungsfähigkeit: Lohnabrechnung Muster können an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens oder einer Organisation angepasst werden. Zusätzliche Informationen, Firmenlogos oder spezifische Anweisungen können leicht integriert werden.

Kostenersparnis: Die Verwendung einer Vorlage kann dazu beitragen, die Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung an externe Dienstleister zu reduzieren, da die Abrechnung intern erstellt werden kann.

Nachverfolgung und Archivierung: Durch die Verwendung einer Vorlage wird die Verfolgung und Archivierung von Lohnabrechnungen einfacher. Alle Mitarbeiterdaten und Abrechnungsinformationen können an einem zentralen Ort gespeichert werden.

Professionalität: Eine gut gestaltete Vorlage verleiht der Lohnabrechnung ein professionelles Erscheinungsbild und stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in die Transparenz und Genauigkeit des Lohnabrechnungsprozesses.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Verwendung einer Vorlage nicht alle Aspekte der Lohnabrechnung abdeckt. Je nach Komplexität der Gehaltsstruktur und der gesetzlichen Bestimmungen kann es dennoch notwendig sein, Fachleute hinzuzuziehen oder spezialisierte Software für die Lohnabrechnung zu verwenden, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und buchhalterischen Anforderungen erfüllt werden.

Das Erstellen einer Lohnabrechnung mit einem Muster kann je nach Art der Vorlage und der verwendeten Software leicht variieren. Hier ist eine allgemeine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine Lohnabrechnung mit einem Muster erstellen kannst:

Schritt 1: Wähle die richtige Vorlage

Entscheide dich für eine geeignete Lohnabrechnungsvorlage, die deinen Anforderungen entspricht. Es gibt verschiedene Vorlagen für Excel oder Google Sheets, die im Internet verfügbar sind.

Schritt 2: Mitarbeiterdaten erfassen

Erfasse die erforderlichen Mitarbeiterdaten, einschließlich Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und andere relevante Informationen. Stelle sicher, dass alle Angaben korrekt und aktuell sind.

Schritt 3: Arbeitsstunden erfassen

Trage die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter für den entsprechenden Abrechnungszeitraum in das Lohnabrechnung Muster ein. Achte darauf, Überstunden, Urlaubstage, Krankheitstage oder andere spezielle Zeiteinträge richtig zu berücksichtigen.

Schritt 4: Lohn- und Gehaltsinformationen eingeben

Trage die grundlegenden Lohn- und Gehaltsinformationen für jeden Mitarbeiter in die Vorlage ein, einschließlich des Grundgehalts, der Boni, Provisionen oder anderer Zulagen.

Schritt 5: Steuerabzüge und Sozialabgaben berechnen

Verwende die in dem Muster integrierten Formeln, um Steuerabzüge, Sozialabgaben und andere Abzüge zu berechnen. Stelle sicher, dass die Steuerklassen und Steuersätze korrekt berücksichtigt werden.

Schritt 6: Nettolohn berechnen

Berechne den Nettolohn jedes Mitarbeiters, indem du das Bruttogehalt um alle Abzüge reduzierst.

Schritt 7: Abrechnung erstellen und überprüfen

Erstelle die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter basierend auf den eingegebenen Daten und Berechnungen. Überprüfe sorgfältig alle Zahlen, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen.

Schritt 8: Ausdrucken und verteilen

Drucke die Lohnabrechnungen aus und verteile sie an die Mitarbeiter. Wenn die Abrechnungen elektronisch übermittelt werden, achte darauf, dass sie sicher und vertraulich versendet werden.

Schritt 9: Archivieren

Archiviere alle Lohnabrechnungen ordnungsgemäß für die Buchhaltung und für eventuelle zukünftige Prüfungen oder Nachweise.

Ein Lohnabrechnung Muster kann an sich nicht als gesetzeskonform oder nicht gesetzeskonform betrachtet werden. Die Gesetzeskonformität einer Lohnabrechnung hängt vielmehr von den darin enthaltenen Informationen, den berechneten Beträgen und der Einhaltung der relevanten gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen ab.

Eine gut gestaltete Lohnabrechnungsvorlage kann jedoch dazu beitragen, die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu erleichtern, da sie oft aktuelle Steuersätze, Sozialversicherungsbeiträge und andere gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. Dies kann dazu beitragen, Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit der Lohnabrechnung zu erhöhen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die gesetzlichen Anforderungen für Lohnabrechnungen je nach Land oder Region unterschiedlich sein können und sich auch regelmäßig ändern können. 

Um sicherzustellen, dass die Lohnabrechnung gesetzeskonform ist, ist es ratsam, sich mit den geltenden Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und Sozialversicherungsbestimmungen vertraut zu machen, einen Fachexperten für Lohnbuchhaltung oder Personalwesen zu konsultieren oder eine gesetzeskonforme Software zu nutzen. Die Lohnabrechnung sollte immer den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen, um rechtliche Probleme oder Strafen zu vermeiden.

Ein Lohnabrechnung Muster ist in der Regel strukturiert und enthält verschiedene Informationen über den Mitarbeiter und seine Vergütung. Hier ist ein typischer Aufbau eines Lohnabrechnung Musters :

1. Kopfzeile :

  • Firmenname und -adresse : Der Name und die Adresse des Unternehmens, das die Lohnabrechnung erstellt.
  • Firmenlogo : Optional kann das Firmenlogo in der Kopfzeile erscheinen.
  • Abrechnungszeitraum : Der Zeitraum, für den die Abrechnung gilt (z. B. Monat, Quartal).

2. Mitarbeiterinformationen :

  • Name des Mitarbeiters : Der Name des Beschäftigten, für den die Abrechnung erstellt wird.
  • Mitarbeiter-ID : Eine eindeutige Identifikationsnummer des Mitarbeiters im Unternehmen.
  • Abteilung/Position : Die Abteilung oder Position, in der der Mitarbeiter tätig ist.

3. Lohn- und Gehaltsinformationen :

  • Grundgehalt : Das Basisgehalt des Mitarbeiters für den Abrechnungszeitraum.
  • Zusätzliche Vergütung : Boni, Provisionen oder andere zusätzliche Vergütungen.
  • Zulagen : Sonderzulagen wie Fahrtkostenzuschüsse, Essensgutscheine usw.
  • Steuerfreie Bezüge : Hier werden steuerfreie Leistungen wie z.B. Sachbezüge oder vermögenswirksame Leistungen aufgeführt.

4. Abzüge :

  • Steuern : Einkommenssteuer, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer (abhängig von der Steuerklasse).
  • Sozialversicherungsbeiträge : Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
  • Weitere Abzüge : Eventuell private Versicherungen, Beträge für betriebliche Altersvorsorge, etc.

5. Arbeitsstunden und Urlaub :

  • Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden im Abrechnungszeitraum.
  • Urlaubstage oder andere Fehlzeiten.

6. Nettolohn :

  • Der Nettobetrag, den der Mitarbeiter am Ende des Abrechnungszeitraums erhält, nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben.

7. Zusammenfassung und Unterzeichnung :

  • Gesamtbruttogehalt : Die Summe des Bruttogehalts vor Abzügen.
  • Gesamtbezüge : Die Summe aller Gehaltsbestandteile, einschließlich Zulagen und zusätzlicher Vergütungen.
  • Gesamtabzüge : Die Summe aller Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw.).
  • Nettolohn : Der tatsächlich ausgezahlte Betrag an den Mitarbeiter.
  • Unterschrift des Arbeitgebers oder zuständiger Person.

8. Erläuterungen :

  • In einigen Lohnabrechnungsmustern werden zusätzliche Erläuterungen oder Fußnoten bereitgestellt, um bestimmte Aspekte der Abrechnung zu erläutern oder auf besondere Umstände hinzuweisen.
 

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