Ein ERP-System, so wie es uns passt

[Gastbeitrag von Dennis Zöller, Verkaufsleiter bei der Güde GmbH] Wenn ein Unternehmen, wie das unsere, auf starkem Wachstumskurs ist, braucht es eine Software, die mitwächst. Insbesondere das ERP-System muss den steigenden Anforderungen standhalten. Um nur anzudeuten, welche das sind: Mit unseren zirka 60 Mitarbeitern stellen wir von der Güde GmbH Schraubensicherungen für den Weltmarkt her. Im Jahr 2012 waren es 1,5 Milliarden Produkte. Um diese Produktionsmengen verarbeiten zu können, brauchen wir ein starkes und intelligentes ERP-System. Seit mehr als zehn Jahren erfüllt die Sage Office Line genau diese Anforderungen. Um zunächst einmal einem weit verbreiteten Vorurteil zu begegnen: Nein, Federringe werden nicht nur in Asien hergestellt. Vielmehr konnte die Produktion hierzulande aufgrund der Wettbewerbsfähigkeit in den vergangenen Jahren sogar kontinuierlich ausgeweitet werden. Um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein, investierten die beiden Firmenchefs Friedhelm Güde und sein Sohn Lutz in einen Neubau, der zusätzliche 2.500 qm Lager- und Produktionsfläche schaffte. Denn um sich am Markt behaupten zu können, muss man vor allem flexibel und schnell sein. Das machte es auch erforderlich im Jahr 2002 nach einer neuen ERP-Software zu suchen. Wir benötigten eine Lösung, die sich unseren neuen Geschäftsanforderungen anpasst – eine Lösung, die flexibler war als die alte. Basis dessen sollte eine moderne Datenbanktechnologie sein. Außerdem sollte es ein System sein, das per Schnittstellen einfach mit Drittsystemen verbunden werden konnte. Wichtig war es uns auch, die Mail-Kommunikation und MS-Office integrieren zu können. Wir stießen damals auf die Sage Office Line, die genau diese Bedingungen erfüllte.

Kürzere Prozesse dank Anpassungen

Das Besondere an der Office Line ist, dass wir sie mit Hilfe des Fachhandelspartners iwm Informationstechnik GmbH immer weiter optimieren können. Zum Beispiel haben wir den Workflow im Versandbereich verbessert, indem wir die Prozessabläufe individuell anpassen ließen. Die Bearbeitungszeiten sind dadurch heute kürzer. Ebenfalls einfacher geworden ist die Belegsuche- und erfassung durch unser neues Sage DMS, das in die Sage Office Line hoch integriert ist. Weitere Anpassungen, die die iwm Informationstechnik GmbH vorgenommen hat, sind zum Beispiel eine automatische Packlistengenerierung oder ein Dispositionscockpit zur globalen Übersicht über die variantenreiche Fertigung.

Doch auch im Bereich EDI haben wir nachgerüstet. Wir tauschen mit zahlreichen Kunden direkt Daten aus. Aus diesen Daten werden automatisch Aufträge, Lieferabrufe und Gutschriften. Das spart Zeit und gibt uns mehr Freiraum für neue Projekte. Es erleichtert uns unseren Alltag – ebenso wie die Barcode-/Scanner-Applikation. Über sie werden Artikeldaten per Handscanner direkt ausgelesen. Die Erfassung der Artikel ist dadurch wesentlich schneller. Das alles funktioniert nur dank der guten Zusammenarbeit mit dem Fachhandelspartner und einer anpassbaren ERP-Lösung, wie die Sage Office Line eine ist. Sie ist flexibel, schnell und punktet durch seine zahlreichen offenen Schnittstellen. So wurde sie für uns zum ERP-System, das mitwächst.

Von Dennis Zöller