[Gastbeitrag] Mobile Enterprise: Die neue Dimension von Flexibilität

 

[Gastbeitrag von Jan Unger] Die von höherer Vernetzung geprägte Gesellschaft wirkt sich immer stärker auf das geschäftliche Umfeld aus. Gerade mobile Technologien und der beständige Drang nach Flexibilität sorgen für einschneidende Veränderungen in den Prozessen von Unternehmen. Erfahren Sie mehr über Vor- und Nachteile im Gastbeitrag von Jan Unger, Redakteur bei Mobildiscounter.de und Mobile-Experte. Er skizziert, worauf Unternehmer achten müssen, damit die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter nicht aus den Fugen gerät.

Gefahr für die Work-Life-Balance

Insbesondere die Mitarbeiter werden durch die neuen mobilen Technologien vor Herausforderungen gestellt und zu einem gewissen Grad stärker belastet – bei richtigem Einsatz und adäquaten Schulungen aber auch im Arbeitsalltag entlastet. Die Möglichkeit des dezentralen Zugriffs und der dauerhaften Erreichbarkeit steht bei dieser Diskussion im Fokus.

Bevor die neue Technologie eingesetzt werden kann, müssen Kosten und Nutzen abgewogen werden. Die Kosten bestehen allerdings nicht nur aus der Installation neuer Hard- und Software. Die Software muss über Jahre durch Updates aktuell gehalten und regelmäßig gewartet werden. Ein oft unterschätzter Kostenfaktor ist außerdem eine mögliche Verschlechterung des Betriebsklimas.

Denn wenn Mitarbeiter sich gedrängt fühlen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen oder ständig erreichbar zu sein, kann das als Eingriff des Unternehmens in die persönliche Planung und Privatsphäre wahrgenommen werden. Die zusätzliche Belastung kann, je nach Mobile-Enterprise-Modell, die Balance zwischen Freizeit, Pausen und Arbeit stören; hier spricht man von einer Störung der „Work-Life-Balance“.

Auch mal nicht erreichbar sein

Die Nutzung der Smartphones, Tablets und mobiler Techniken ist in der Geschäftswelt angekommen. „Mobile Enterprise“ ist zwar das keine neue Entwicklung, da der beständige Zugriff auf die E-Mails bereits mit der Ära der privaten Smartphones – ohne Hinzutun der Unternehmen – zur Normalität für Mitarbeiter geworden ist. Allerdings geschah der Einsatz für berufliche Zwecke immer auf freiwilliger Basis: Das Unternehmenspostfach konnte, musste aber nicht bei einem Außentermin oder einer Geschäftsreise abgerufen werden.

Bei einer allumfassenden Mobile Enterprise Strategie, also der Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Erreichbarkeit nach offiziellem Feierabend könnte sich dies ändern. Der Mitarbeiter müsste sich den Vorwurf der Nicht-Erreichbarkeit gefallen lassen und zumindest in seiner Wahrnehmung hinge das Damokles Schwert des Anrufs eines Kunden oder Vorgesetzten mit neuen Aufgaben über ihm.

Bei Mobile Enterprise geht es aber nicht nur darum auf E-Mails oder Anrufe zu reagieren. Mit dem eigenen Computer in der Tasche und dem Zugang zum Internet kann von jedem Ort der Welt aus gearbeitet werden – der Mitarbeiter hat die Möglichkeit aktiv zu werden. Denn der Zugriff auf das interne Netzwerk ist ebenso möglich, wie der Abruf von wichtigen Informationen aller Art.

Der Vertriebsmitarbeiter kann einfach mit seinem Smartphone auf alle Informationen über die Kunden zugreifen, der Mitarbeiter aus dem Service kann die Fallakte beim Support von einer App aus einsehen. Die Möglichkeiten sind bereits jetzt beinahe unbegrenzt und in den nächsten Jahren werden sie sich noch deutlich mehr entwickeln.

Mobiler Technologie erhöht die Produktivität

Durch beständige Aufmerksamkeit in Angelegenheiten der Firma, den dauerhaften Zugriff auf das Internet und die Möglichkeit, in das Netzwerk zu kommen, stehen viele Optionen und geringe Kosten auf der Haben-Seite. Eine beinahe 25-prozentige Steigerung der Produktivität und eine Entlastung der geschätzten Fachkräfte sagte beispielsweise schon eine Studie der Unternehmensberatung Mummert Consulting 2011 voraus.

Der Grund der Effizienzsteigerung liegt in der Reduzierung bezahlter Leerlaufzeiten und schnellerer Reaktionszeit. Allerdings bringt die neue Technik auch die eine oder andere Hürde mit sich, insbesondere bei der Implementierung und der Akzeptanz der Mitarbeiter.

Die Umsetzung von Mobile Enterprise im Unternehmen

Die Investitionskosten beinhalten zunächst die Anschaffung von Hardware, die Umstellung bzw. Konfigurierung von Servern und die Schulung der Mitarbeiter. Dabei stellt sich zunächst die Frage, ob die Unternehmenssoftware auf den privaten Mobiltelefonen oder auf von dem Betrieb gestellten Endgeräten laufen soll.

Für die letztere Variante spricht der Sicherheitsaspekt: Müssten die Geräte der Mitarbeiter erst von externen Experten auf ihre Sicherheit geprüft und eventuell Eingriffe vorgenommen werden, kann das sowohl datenschutztechnisch als auch arbeitsrechtlich problematisch werden. Durch den ständigen Zugriff auf sensible Informationen einer Firma müssen hohe Sicherheits-Standards eingehalten werden.

Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Technik von den Kollegen akzeptiert wird. Ständige Erreichbarkeit und vor allem der gefühlte Zwang, ständig Input geben zu müssen kann eine erhöhte Belastung mit sich führen. Die Akzeptanzhürden sind hoch. Hier müssen klare Regeln geschaffen werden, die insbesondere auch Zeiten von „kontrollierter Nicht-Erreichbarkeit“ einschließen, z.B. in den Pausen oder nach Feierabend

Es ist jedoch fraglich, ob beispielsweise die E-Mail, die Bearbeitung von Kundendaten oder auch das Telefongespräch direkt nach einem Kundentermin von einer Parkbank qualitativ hochwertig ist. Die Gefahr von Rechtschreibfehlern, vergessenen Details oder abgehetzter Unfreundlichkeit sind hier wesentlich höher als vom büroeigenen Schreibtisch aus. Hier ist es wichtig, dem Mitarbeiter Freiräume zu geben und sich auf seine Einschätzung zu verlassen. Entscheidet sich der Mitarbeiter also, die erwähnten Prozesse nicht sofort, sondern später in Ruhe zu bearbeiten, sollte diese Entscheidung respektiert werden.

Fazit: Freiheit braucht Regeln

Der Mensch und Unternehmen versuchen immer weiter, Zeit einzusparen und auch Zeit effizienter zu nutzen. Mobile Enterprise ist die konsequente Fortführung dieser Entwicklung.

Für Unternehmen bedeutet sie also einerseits die Möglichkeit der Effizienzsteigerung, es kann aber auch zu einer Verzerrung der Work-Life Balance führen. Feste Regeln, enger Kontakt zum Personal und eine stetige Überwachung der Auswirkungen sind daher die wichtigsten Eckpfeiler für die den erfolgreichen Weg zum Mobile Enterprise.

Von Jan Unger

Redakteur bei Mobildiscounter.de