Digitale Transformation

Wie die dfr GmbH mit Sage Intacct über 80 % Zeit bei der Buchhaltung spart

Wie gelingt es einem kleinen HR- und Finanzdienstleister, das Papierchaos und die Prozessvielfalt radikal zu beseitigen? Erfahren Sie, wie die dfr GmbH im Zuge der Digitalisierung nicht nur ihre Buchhaltung revolutioniert, sondern durch den einfachen Wechsel zu einer neuen Buchhaltungssoftware auch neue Freiräume für Strategie und Wachstum schafft.

Bei der Übernahme im Jahr 2022 stand der HR- und Finanzdienstleister vor einem massiven Papierchaos, uneinheitlichen Prozessen und einem Flickenteppich aus sechs Buchhaltungssystemen. Die Folge: ineffizientes Arbeiten, hohe Zeitverluste und Risiken für das Geschäft.

Die Nachfolger als Initiatoren der Digitalisierung

Jonas Kapitz und seine Partnerin Gaëlle Numa Oesterle, Geschäftsführer und Eigentümer der dfr GmbH, haben ihren Fokus auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse gerichtet, als sie 2022 das Unternehmen zusammen übernahmen. Die dfr GmbH ist seit über 20 Jahren erfolgreicher Outsourcing-Dienstleister für Rechnungswesen, Personalverwaltung und Reisekostenabrechnung. Ihre Vision ist es, Unternehmen in diesen Bereichen den bestmöglichen Mehrwert zu bieten, indem komplexe Prozesse vereinfacht und digitale Technologien optimal genutzt werden.

 „Unser altes Buchhaltungssystem war ein echtes Risiko, weil es unsere größeren Kunden nicht richtig abbilden konnte. Im schlimmsten Fall hätten wir Kunden verloren oder wären in ein Haftungsrisiko hineingelaufen. Uns war klar: Wir brauchen dringend eine moderne Lösung fürs Finanzmanagement.“

Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Herausforderung: Papierchaos und Prozessvielfalt

Bei der Übernahme 2022 fanden Jonas Kapitz und seine Partnerin über 200 Quadratmeter Bürofläche vor, die überwiegend mit Ordnern zugestellt war. Die Prozesse waren uneinheitlich und oft papierbasiert, wodurch wertvolle Zeit verloren ging und die Effizienz stark eingeschränkt war. Die Buchhaltung der dfr und ihrer Kunden war auf sechs verschiedene Systeme verteilt, was zu Inselwissen und fehlender Standardisierung führte. Besonders kritisch war, dass das bestehende Buchhaltungssystem die Anforderungen größerer Kunden nicht mehr abbilden konnte – ein echtes Risiko für die Kundenbindung und die Zukunft des Unternehmens.

„Als wir 2022 das Unternehmen übernommen haben, herrschte hier ein massives Papierchaos und uneinheitliche Prozesse, was zu ineffizientem Arbeiten sowie hohen Zeitverlusten geführt hat. Die Buchhaltung war auf sechs verschiedene Systeme verteilt, was Inselwissen und fehlende Standardisierung verursachte.“

Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Lösung: Die Digitalisierung mit Sage Intacct Cloud-ERP

Mit Sage Intacct hat dfr eine cloudbasierte, skalierbare Plattform eingeführt, die alle Buchhaltungsprozesse automatisiert und standardisiert. Besonderheit der Buchhaltungssoftware ist der automatische Rechnungsimport, das flexible User- und Rollenkonzept sowie das Dashboard-Reporting überzeugen im Alltag. Als weitere Vorteile werden folgende Features aufgezählt:

• Automatischer Rechnungsimport und KI-gestützte Verarbeitung
• Cloudbasierte Plattform, jederzeit und ortsunabhängig nutzbar
• Individuelle Dashboards und Echtzeit-Analysen
• Automatisierung und Standardisierung der Prozesse
• Flexibles User- und Rollenkonzept
• Integration mit anderen Systemen wie der Sage HR Suite
• Skalierbarkeit und Modularität

„Mit Sage Intacct buchen wir heute 40 Kreditorenrechnungen in einer halben Stunde – vorher hat das inklusive der Nacharbeiten bis zu 3 Stunden gedauert. Das ermöglicht es uns und unseren Mitarbeitern, über 80% effizienter zu arbeiten. Als Unternehmer bedeutet dies für uns: Mehr Umsatz pro Mitarbeiter. Mehr Zeit, Mehrwerte für unsere Kunden zu generieren. Spannendere Aufgaben und Incentives für unsere Mitarbeiter. Höhere Profitabilität bei gestiegener Qualität.“

Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer, dfr GmbH

Der Impact: Zeitersparnis von über 80 % bei der Buchhaltung schafft Freiraum für Strategie

Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltungsprozesse und die hohen Einsparungen bei der Buchhaltung haben sich viele neue Möglichkeiten für die dfr GmbH aufgetan:

• Umzug in ein kleineres, modernes Büro dank Digitalisierung
• Delegieren von Standardaufgaben und damit Schaffung von Freiräumen für strategische Aufgaben und die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells
• Stärkere Kundenbindung und neue Geschäftsfelder durch proaktive Beratung und Reporting
• Die Standardisierung der Abläufe erleichtert Vertretungen und bündelt Wissen im Team
• Deutliche Umsatzsteigerung je Mitarbeiter 

„Früher mussten wir 40 bis 50 Kleinkunden pro Buchhalter betreuen, um wirtschaftlich zu arbeiten. Heute reichen 3 bis 4 größere Kunden pro Buchhalter – das macht die Arbeit übersichtlicher und unser Geschäftsmodell deutlich lukrativer.“

Jonas Kapitz, CEO und Eigentümer, dfr GmbH