CRM und GTD? Wie sich die David Allen-Methode auf Software anwenden lässt, erklären wir in drei Teilen. Screenshot: Gettingthingsdone.com
„Wie ich die Dinge geregelt kriege“ – Getting Things Done (GTD) – von David Allen ist eines der meist gelesenen Bücher über Produktivität und Effizienz im Berufsleben. Das Buch von 2002 beschreibt eine Strategie für Zeit- und Selbstmanagement im Arbeitsalltag, nach der man mit weniger Mühe deutlich mehr erreichen kann. Unter den Führungskräften der 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt (Fortune 500) ist es sehr verbreitet, ebenso wie in Unternehmen, die Leistungsfähigkeit und Ertrag steigern wollen. Wir erklären in drei Teilen, wie Sie die Theorie mit der Praxis verbinden können, um mehr Erfolge im Vertrieb zu erzielen.
Bei GTD geht es darum, Tätigkeiten und Projekte im Vorfeld zu planen, die nächsten Schritte genau im Blick zu haben und dann die wichtigen Aufgaben und Projekte voranzutreiben. Es ist eine hervorragende Zeit-Management-Methode, um im Beruf produktiver zu arbeiten und seine Geschäftstätigkeit auszubauen.
Aber wie kann eine Software für Kunden- und Kontaktmanagement (CRM) nach den Prinzipien von GTD arbeiten?
Eine CRM-Software ist nicht speziell dafür gemacht, die Dinge geregelt zu kriegen – aber wenn Sie das Prinzip verstehen, nach dem GTD funktioniert, dann können Sie und Ihr Unternehmen CRM tatsächlich für GTD verwenden.
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Erste Schritte – Daten konsolidieren
Damit der Informationsfluss stimmt, sollten die Daten in einem System zusammenlaufen. Quelle: Sage
Fangen wir damit an: In der ersten Phase von GTD werden alle Informationen aus den verschiedenen Quellen gesammelt, erfasst und an einem Ort abgelegt.
In seinem Buch erklärt Allen die Bedeutung dieser Phase: „Wie ist es wohl, wenn keinem Mitarbeiter … in keinem Team … in keiner Abteilung mehr Arbeit liegen bleibt oder vergessen wird? Sobald Sie das einmal erreicht haben, werden Sie nicht mehr darüber nachdenken, ob Ihren Leuten etwas durch das Raster fällt – dann gibt es wichtigere Dinge, denen Sie sich zuwenden können.“
CRM-Software erleichtert den Arbeitsalltag, indem die wichtigen Informationen über Unternehmen, Kunden und Produkte gesammelt und an einem Ort gespeichert werden. Sie können die Kundendaten direkt im CRM erfassen und Arbeitsblätter, E-Mails sowie Dokumente mit bestimmten Kunden verbinden.
Und weil sich z.B. Sage CRM mit Exchange synchronisiert, können Sie im CRM einzelnen Kunden oder Unternehmen auch Anhänge und E-Mails zuordnen.
Weiter schreibt Allen: „Zum Beispiel kann ein Kundendienst-Mitarbeiter viele verschiedene Anfragen bearbeiten, die alle in einem standardisierten Formular erscheinen.“
Schluss machen mit Papierkram
Viele der Informationen, die für Ihr Unternehmen wichtig und in Papierform sind, können Sie mit einem CRM-System online abspeichern. Das reduziert die Menge an Papierkram, mit der Sie und Ihre Mitarbeiter täglich umgehen müssen, und es sollte ebenso die Zeit reduzieren, die andere Mitarbeiter später aufwenden, um an die Informationen zu kommen.
Nachdem Sie alle wichtigen Daten zusammengetragen und an einem Platz abgelegt haben, geht es in der zweiten Phase von GTD darum, was diese Informationen bedeuten und was damit zu tun ist. Lesen Sie hier Teil 2.
Von Bryan Collins, Marketing-Experte bei Sage
(übersetzt aus dem Englischen)