Jeder Unternehmer kennt es: Wo habe ich diese Rechnung schon wieder abgelegt? Und ist Sie eigentlich schon bezahlt? Wie laufen meine Aufträge zurzeit und wie sieht es gerade im Geschäft unterm Strich aus? Wenn der Überblick fehlt, sieht es mit dem eigenen Geschäft ziemlich schnell nicht so rosig aus. Besonders Gründer brauchen dringend Kontrolle über die eigenen Finanzen. Eine Sammlung Excel-Tabellen kann das nicht leisten. Doch welchen Vorteil bieten Buchhaltungsprogramme?
Was spricht eigentlich dagegen als Unternehmer seine Buchhaltung mit Excel-Tabellen zu erledigen? Ganz simpel: Die Daten müssen manuell eingetragen werden. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Nur eine Zahl falsch eingetippt und die ganze Einnahmen-Ausgaben-Situation verschiebt sich. Diesen Fehler wieder nachzuvollziehen und zu korrigieren, ist mühsam und zeitaufwendig. Hinzu kommt, dass die Datenpflege – da aufwendig – im Alltagsstress gerne aufgeschoben wird. Das rächt sich ziemlich schnell, da so kein Einblick in die aktuelle Situation der Finanzen möglich ist. Bis alles nachgetragen ist, vergeht kostbare Zeit. Ein Unternehmer kann dadurch nicht flexibel und sicher entscheiden, da ihm die Daten fehlen.
Excel = versteckte Daten
In kleinen und mittleren Unternehmen sind alle Mitarbeiter inklusive dem Geschäftsführer meist voll eingespannt. Schwierig für die Finanzen wird es aber, wenn nur eine Person für die Buchhaltung verantwortlich ist, die als Einzige Einblick in die finanzielle Situation hat und ihre eigenen Excel-Tabellen zusammengestellt hat. Wenn diese Person dann krank oder im Urlaub ist und im schlimmsten Fall die Excel-Tabellen kompliziert zusammengezimmert hat, fehlt der Zugriff auf die Daten komplett. Excel macht die Buchhaltung dadurch extrem personenabhängig. Am besten sollte es daher immer mehrere Verantwortliche für die Buchhaltung geben, die die Daten bearbeiten und verstehen können.
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Wer mehr Einblick in die eigenen Finanzen und Buchhaltung haben will und sich immer wieder über die oben beschriebenen Probleme ärgert, sollte darüber nachdenken eine professionelle Software einzusetzen. Die Auswahl dafür ist groß. Sage bietet beispielsweise gleich mehrere Lösungen an – für jede Unternehmensgröße und je nach Bedarf und das als Cloud-Lösung oder festinstallierte Variante. Welche konkreten Vorteile bringt so eine Software-Lösung? Zum einen ist sie einfach zu bedienen und übersichtlich aufgebaut, sodass man die wichtigsten Zahlen sofort im Blick hat. Der User bekommt man einen sehr detaillierten Überblick über alle Zahlen. Jederzeit und an jedem Ort.