Wie Sie Ihre Projekte rundum steuern

Wenn ein großes öffentliches Projekt scheitert, sich verzögert oder finanziell aus dem Ruder läuft, ist die Häme groß. Das weltweit wohl prominenteste Beispiel ist der Bau des Flughafens Berlin-Brandenburg. Aber auch viele kleine, private Projekte erreichen ihre Zielvorgaben nicht. Dabei lässt sich selten ein Fehler als Ursache ausmachen – in der Regel ist eine Verkettung von Umständen verantwortlich, warum Projekte scheitern. Projektmanagement ist komplex und eine Reihe von Faktoren beeinflussen den Ablauf, die manchmal anders kommen als geplant oder auch unvorhersehbar waren. Interne und externe Einflüsse, höhere Gewalt und vieles mehr. Gutes Projektmanagement muss in jeder Situation Herr der Lage sein und (gegen)steuern.  Die Komplexität an Datengrundlagen kommt ohne eine entsprechende Lösung für die Projektsteuerung heute nicht aus. Doch welche Projektmanagementlösung passt, um Prozesse die entsprechenden Datengrundlage für Entscheidungen bereitzustellen, so dass sich das Management auf das Wesentliche konzentrieren kann?

Übergreifende Projektsteuerung

Das Angebot an Projektmanagementlösungen ist groß. Wichtigstes Auswahlkriterium sollte sein, dass die Lösung auf das Projekt zugeschnitten und einfach zu implementieren ist und von allen Beteiligten akzeptiert wird. Unternehmenslösungen bilden alle Betriebsbereiche in einer Software ab und eignen sich mit ihrem zentral vernetzten System – im Gegensatz zu Insellösungen –  hervorragend für eine effiziente Projektsteuerung

Der selbe Stand für alle

Bei der Umsetzung von Projekten ist es notwendig, dass Daten von verschiedenen Teams, oft auch von verschiedenen Unternehmen, gemeinsam genutzt werden können. Über eine Cloud ist das heute kein Problem – allerdings bedarf es spezieller Tools, um sicherzustellen, dass keine veralteten Versionen in die Projektunterlagen gelangen. Zudem ist es wichtig, eine aktuelle übergreifende Datengrundlage für alle beteiligten Teams und Abteilungen zu haben. Eine nahtlose Integration der Systeme ermöglicht Mitarbeitern Zugriff auf die relevanten Informationen,
einen vollständigen Überblick über den Projektstatus. Das vereinfacht die Projektsteuerung enorm. Die verwendete Software muss somit garantieren, dass alle Beteiligten jederzeit auf die aktuellen Daten zugreifen können.

Verbessertes Zeitmanagement und Reporting

An Projekten sind Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, oft auch verschiedener Unternehmen an verschiedenen Standorten, manchmal auch über Ländergrenzen hinweg, beteiligt. Eine funktionierende Kommunikation ist daher das A und O der Projektarbeit.

In der Praxis werden daher häufig Meetings angesetzt und Reports gefordert. Das frisst Zeit. Eine automatisierte Projektmanagementlösung ermöglicht Unternehmen, Arbeitszeiten sowohl der am Projekt direkt beteiligten Mitarbeiter als auch aller anderen Mitarbeiter zu erfassen. Wie die Deutsche Handwerks Zeitung in ihrer Digitalausgabe vom 14.10.2016 vorrechnete, könnte eine Baufirma mit unter 50 Mitarbeitern beispielsweise 100.000 Euro pro Jahr an Verlusten vermeiden, wenn die Mitarbeiter ihre Zeiten richtig eintragen oder die Stunden auf der Baustelle korrekt erfasst würden. Per Hand ist das kaum möglich. Eine digitale Lösung ermöglicht dagegen ein besseres Monitoring ihrer Arbeitskraft und ist zudem eine unverzichtbare Grundlage bei der Projektsteuerung.

Effektives Management der Ressourcen

Die Planung der Ressourcen ist ein wichtiger Bestandteil im Projektmanagement. Diese müssen zu jeder Zeit kontrolliert werden. Mit der richtigen Software lassen sich Ressourcen effizient und vorausschauend planen, da eine Vielzahl von Daten und Informationen aus den verschiedensten Bereichen erfasst, miteinander verknüpft und ausgewertet wird.

Überwachung der Finanzen

Um immer zu wissen, wie weit die Finanzplanung mit dem tatsächlichen Budget übereinstimmt, müssen die entsprechenden Daten stets in Echtzeit zur Verfügung stehen. Eine Software, die für das Projekt eingesetzt wird, muss daher in der Lage sein, die finanzielle Performance der Projekte zu überwachen.

Mit dem Kunden in Kontakt

Nicht nur die Projektverantwortlichen, sondern auch die Auftraggeber müssen Zeit und Geld eines Vorhabens im Blick haben. Wichtig ist es, die Probleme rechtzeitig zu identifizieren und offen zu kommunizieren. Kunden sollten daher über eine automatisierte Kommunikationsfunktion der Software in das Projekt eingebunden sein.