Warum Projekte scheitern

Öffentliche Großprojekte in Deutschland werden im Durchschnitt 73 Prozent teurer als geplant. Das fand die von der Hertie School of Governance 2017 veröffentlichte Studie “Großprojekte in Deutschland – Zwischen Ambition und Realität” heraus, für die 170 in Deutschland realisierte Großprojekte erfasst und analysiert wurden. Während sich Projekte in den Bereichen Verkehr und öffentliche Gebäude durchschnittlich um 33 bzw. 44 Prozent verteuern, schlagen Energieprojekte mit 136 und IT-Projekte gar mit 394 Prozent ihres angesetzten Budgets zu Buche.

Größter Flop aller Zeiten ist das Lkw-Maut-System „Toll Collect“ mit Mehrkosten von rund 6,9 Milliarden Euro, was 1.150 Prozent über dem Plan entspricht, und mit einer Verzögerung von drei Jahren.

So viel Projektmanagement, so viel Missmanagement

Für kleine Projekte im privatwirtschaftlichen Bereich liegen solche Statistiken nicht vor. Man kann aber davon ausgehen, dass die wenigsten Vorhaben im Kosten- und Zeitrahmen bleiben. „So viel Projektmanagement, so viel Missmanagement“, fasst Jennifer Lonoff Schiff von der amerikanischen Schwesterpublikation des Blogs CIO.com zusammen. Denn selbst, wenn eine professionelle Projektmanagement-Software zum Einsatz kam, dauerten IT-Projekte häufig länger als geplant und kosteten mehr als veranschlagt, so Lonoff Schiff.

Viele Fehler, die bei Projekten gemacht werden, sind menschlich. Es werden die falschen Projektmanager eingesetzt, die Unterstützung aus dem Team und/oder aus dem Management fehlt. Es werden zu viele Vorhaben auf einmal angepackt und der Kosten- und Zeitrahmen wird häufig zu eng gesetzt. Die Kommunikation funktioniert nicht oder die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen oder mit anderen Unternehmen ist unzureichend.

Sind technische Lösungen für die Steuerung der Projekte unzureichend?

“Projektmanagement Software macht zwar die einzelnen Schritte sichtbar, doch die grundlegenden Prozesse ändert die Software nicht. Leider verkommt sie immer wieder zu einer Checkliste, ohne dass die Beteiligten mit ihrer Hilfe vorausdenken und Meilensteine effektiv planen”, führt die IT-Expertin Jennifer Lonoff Schiff weiter aus.

Das heißt aber auch im Umkehrschluss: Auch hier bedarf es intelligenterer Lösungen, die helfen, sehr wohl vorauszudenken und effektiv zu planen. Moderne ERP-Systeme zum Beispiel spinnen heute das Netz, durch das alle Beteiligten eines Projektes miteinander verbunden sind: Sie können notwendige Daten, beispielsweise den Stand der Finanzen, jederzeit in Echtzeit abrufen, wissen um den Stand der Projekterfüllung, kennen aktuelle Vorgaben und sind sofort in der Lage, flexibel auf Veränderungen im Projekt zu reagieren. Die Auswahl einer zuverlässigen Lösung kann also über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden.

Entlastung für die Menschen

Den menschlichen Faktor bei Fehlkalkulationen von Projekten kann die Software nicht außer Kraft setzen, aber sie kann den Menschen entlasten und ihm ein Instrument an die Hand geben, das ihn in die Lage versetzt, Entscheidungen schnell und richtig zu treffen. 2013 hat das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur einen Versuch unternommen, mögliche Ursachen für die Kosten- und Terminüberschreitungen bei der Realisierung von Großprojekten zu erfassen und daraus Lehren für spätere Vorhaben zu ziehen. Der Einsatz von ERP-Systemen spielte dabei keine Rolle. Das war sicher ein Fehler, denn auf Toll Collect folgten die Elbphilharmonie, Stuttgart 21 und der Flughafen Berlin-Brandenburg, um nur die bekanntesten Beispiele für nicht erreichte Projektvorgaben zu nennen.