In jedem Unternehmen gibt es fortlaufende Arbeiten zu erledigen, zum Beispiel die monatliche Lohnbuchhaltung, die allgemeine Buchhaltung, die Betreuung der Bestandskunden und das Entwerfen neuer Marketingkampagnen. All diese Arbeiten und ihre bestmögliche Steuerung werden unter dem Begriff Prozessmanagement zusammengefasst. Das Pendant zum Prozessmanagement ist das Projektmanagement, das sich in den letzten Jahrzehnten fest in deutschen Unternehmen etabliert hat. Projekte sind einmalige, zeitlich begrenzte Prozesse, die von einem speziell für dieses Projekt zusammengestellten Team betreut werden. Wenn beispielsweise der Einkauf digitalisiert werden soll und zu diesem Zweck eine neue Software eingeführt wird, handelt es sich um ein Projekt. Das Projektmanagement umfasst dann sämtliche Schritte der Einführung: von der Identifikation des Bedarfs über die Suche nach der besten Software bis zu deren Implementierung und der Schulung der Mitarbeiter.
Projektmanagement richtig steuern
Für jedes Projekt wird ein Projektmanager eingesetzt, der das Projekt leitet. Oft handelt es sich um interne Mitarbeiter, die eine Weiterbildung im Bereich Projektmanagement absolviert haben. In manchen Fällen wird der Projektmanager auch neu speziell für ein Projekt eingestellt.
Der Projektmanager erhält vom Vorgesetzten oder von der Geschäftsführung die Vorgabe und beginnt auf dieser Basis mit der Planung. Er muss dabei unter Einhaltung der gewünschten Deadline die Projektdauer bestimmen, um die gewünschten Inhalte umzusetzen, und dabei die Kosten im Auge behalten. Bewegt er sich beispielsweise in einem engen zeitlichen Rahmen, kann er zusätzliche Mitarbeiter für das Projekt anfordern, oder auf freie Mitarbeiter oder Outsourcing zurückgreifen. Muss er einen sehr eng gesteckten finanziellen Rahmen einhalten, stehen ihm weniger Mitarbeiter zur Verfügung. Also muss er – soweit möglich – die Projektdauer entsprechend verlängern. Im Projektmanagement ist auch vom „magischen Dreieck“ Zeit – Kosten – Inhalt die Rede.
Die Methodik des Projektmanagements
Projekte können unterschiedlich umfangreich sein. An der Komplexität des Projektes orientiert sich die Methode. Grob lässt sich das Projektmanagement in drei Abschnitte unterteilen:
- Projektdefinition
- Projektdurchführung
- Projektabschluss
Der erste Abschnitt umfasst die gesamte Planung des Projekts einschließlich der Personalauswahl, der Erstellung eines Zeitplans und der Risikoanalyse. Spezielle Projektmanagement-Software erleichtert die detaillierte Planung eines Projektes heute enorm. Je besser das Projekt geplant ist und je deutlicher die Zielvorgaben definiert sind, desto größer sind die Chancen für eine erfolgreiche Durchführung.
Der zweite Abschnitt umfasst das eigentliche Projekt einschließlich der Vergabe von Aufträgen an externe Partner, des Controllings und der Dokumentation. Der Projektmanager hält die Führungskräfte regelmäßig über den Fortschritt und das Erreichen festgelegter Meilensteine auf dem Laufenden.
Im dritten Abschnitt wird das fertige Projekt von der Geschäftsführung abgenommen. Das Projektteam löst sich auf – häufig mit einer gemeinsamen Veranstaltung – , und der Projektmanager erstellt den Abschlussbericht.
Das Multiprojektmanagement
In großen Unternehmen laufen heute in der Regel zahlreiche Projekte gleichzeitig. Haben mehrere Projekte das Erreichen bestimmter Unternehmensziele zur Vorgabe, können sie sich zusammenschließen und bestimmte Ressourcen (z. B. Personal und Infrastruktur) gemeinsam nutzen. Dann ist die Sprache von Multiprojektmanagement.
