Der englische Begriff Outsourcing beschreibt kurz und knapp das Auslagern bestimmter Arbeitsbereiche an externe Dienstleister. Dabei kann es sich um bestehende Arbeitsbereiche handeln, die aus Kostengründen ausgelagert werden, oder um zusätzliche Dienstleistungen, für die im Unternehmen kein entsprechend qualifiziertes Personal vorhanden ist. Ein Beispiel für die Auslagerung bestehender Arbeitsbereiche ist zum Beispiel das Outsourcing der Lohnbuchhaltung. Gerade in größeren Betrieben mit 100 oder 200 Mitarbeitern ist es für die eigene Personalabteilung oder die Human Resources-Abteilung gar nicht möglich, jeden Monat zusätzlich zur regulären Arbeit auch die Gehaltsabrechnung für jeden Mitarbeiter zu erstellen. Werden diese Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert, können sich die eigenen Arbeitnehmer auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren. Zugleich wird die Lohnbuchhaltung in die Hände kompetenter Spezialisten gelegt, die sich auch mit kniffligen Fragen bestens auskennen und ständig weiterbilden.
Ein Beispiel für das Outsourcing zusätzlicher Aufgaben ist die Betreuung der eigenen Website. Eine gepflegte und ständig aktualisierte Website gehört für ein modernes Unternehmen heute einfach dazu. Doch selten ist die eigene IT-Abteilung oder die Marketing-Abteilung in diesem Bereich wirklich versiert. Das Unternehmen profitiert dann von einem externen Dienstleister, der wiederum Experten für Grafikdesign, Animation und Texterstellung beschäftigt und die Website aktuell hält. Oft übernehmen diese Dienstleister zusätzliche Aufgaben wie die Betreuung der interaktiven Social-Media-Portale und das Suchmaschinenmarketing.
Welche Vorteile bietet Outsourcing?
Der größte Vorteil für Unternehmen ist die Kostenersparnis. Ein intern angestellter Lohnbuchhalter kostet einschließlich aller Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuer weit mehr als ein externer Dienstleister, der pro Monat 20 Stunden Arbeit abrechnet. Bei IT-Projekten kommt zur Kostenersparnis auch die Zeitersparnis hinzu: Müssten sich die eigenen IT-Experten erst im Rahmen einer teuren Fortbildung Kenntnisse einer neuen Programmiersprache aneignen, stehen bei einem externen Dienstleister Experten mit entsprechender Qualifikation bereit, die das Projekt sofort umsetzen. Ein weiterer, oft übersehener Vorteil des Outsourcings ist die Steigerung der Motivation der eigenen Mitarbeiter. So mancher, der bereits innerlich gekündigt hatte, weil ihn die tägliche Arbeit langweilte, blüht wieder auf, wenn lästige Routinen ausgelagert werden und er sich neuen spannenden Aufgaben widmen kann.
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Die Nachteile des Outsourcings
Die Wege sind länger, wenn bestimmte Aufgaben ausgelagert werden. Oft kommt es zu Missverständnissen, weil die Kommunikation nicht deutlich genug war. Nehmen die Besprechung der Aufgaben und die Bearbeitung von Rückfragen viel Zeit in Anspruch, gehen Zeit- und Kostenersparnis verloren. Dies ist besonders dann der Fall, wenn bestimmte Bereiche ins vermeintlich günstigere Ausland ausgelagert werden. Hier kommen oft sprachliche Barrieren hinzu sowie kulturelle Unterschiede und die Zeitverschiebung. Ärgerlich, wenn die Website komplett abgestürzt ist und der zuständige Dienstleister nicht erreichbar ist, weil am anderen Ende der Welt tiefe Nacht herrscht.
Mit einem anderen Risiko ist das Outsourcing an einzelne Freelancer oder kleine Start-ups behaftet: Fällt der Freelancer krankheitsbedingt längere Zeit aus oder ist das Start-up finanziell gescheitert, steht das Unternehmen plötzlich mit einem größeren Problem da.
Die Vor- und Nachteile sollten grundsätzlich sorgfältig abgewogen werden. Überwiegen die Vorteile, kann Outsourcing für Unternehmen ein deutlicher Zugewinn sein.
