Wie Sie Ihren Mitarbeitern was Gutes tun, ohne in die Personalkostenfalle zu treten

Sie möchten Ihre Mitarbeiter für gute Leistungen belohnen und Ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen? Ein löbliches Ziel! Denn Mitarbeiter, deren Arbeit gewürdigt wird, sind motivierter und leistungsbereiter. Der klassische Weg wäre jetzt eine Gehaltserhöhung – doch wie stellen Sie sicher, dass auch tatsächlich der Mitarbeiter davon profitiert und nicht allein der Staat?

Allmonatlich zahlen Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter Sozialabgaben, also Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Diese setzen sich aus einem Arbeitnehmer- und -geberanteil zusammen. Während Ihre Mitarbeiter zirka 20 Prozent ihres Bruttolohns abführen müssen, entrichten Sie weitere etwa 21 Prozent an die Sozialkassen. Die so genannte Pflichtversicherung stellt damit für beide Seiten einen nicht zu unterschätzenden Kostenblock dar!

Für den Arbeitnehmer fallen darüber hinaus auch noch Lohn- und gegebenenfalls Kirchensteuer an. Gibt man wirtschaftliche Erfolge in Form von Lohnerhöhungen an seine Mitarbeiter weiter, kommt das daher beide Seiten teuer zu stehen.

Erhält ein Angestellter beispielsweise eine Gehaltserhöhung von 100 Euro, muss er – je nach Steuerklasse – bis zur Hälfte des Geldes an den Fiskus abgeben. Ihr Unternehmen zahlt weitere 20 Euro an die Sozialkassen. Im Ergebnis bleiben Ihrem Mitarbeiter lediglich 50 Euro, der Staat hingegen erhält 70 Euro.

Doch es gibt zahlreiche Mittel und Wege, seinen Mitarbeitern etwas Gutes zu tun – ohne dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei in die Kostenfalle treten. Schließlich muss es nicht immer eine Gehaltserhöhung sein, um die Mitarbeiter zu motivieren.

Incentives bis 44 Euro pro Monat bleiben abgabefrei

Ob tanken, essen oder Freizeitaktivitäten – Sie dürfen jedem Mitarbeiter bis zu 44 Euro pro Monat in Form von Sachzuwendungen zukommen lassen. Und zwar völlig abgabefrei. Wichtig ist lediglich, dass die Freigrenze von 44 Euro nicht überschritten wird, auch nicht um einen einzigen Cent. Denn wenn das passiert, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur der eine Cent zu viel.

In der Praxis setzen Unternehmen häufig Tank- und Restaurantgutscheine ein. Wichtig bei dieser Form der Sachzuwendung ist, dass sich der Gutscheinwert nicht ausbezahlen lässt. Auch ein eventueller Restbetrag darf nicht als Bargeld an den Mitarbeiter übergehen. Die Beweispflicht liegt hier beim Arbeitgeber. Bewährt haben sich daher elektronische Gutscheinkarten, bei denen der Restbetrag für den nächsten Einkauf gespeichert bleibt.

Ganz im Sinne des betrieblichen Gesundheitsmanagements können Unternehmen die bis zu 44 Euro pro Mitarbeiter auch in Sportangebote investieren. So ist es dem Betrieb möglich, im Rahmen einer lebensphasenorientierten Personalpolitik auf die individuellen Bedürfnisse seiner Belegschaft einzugehen. Gerade für die Generation 50 plus empfehlen sich dabei Präventionsmaßnahmen, um zum Beispiel Herz-Kreislauf- oder Skeletterkrankungen vorzubeugen.

Ganz gleich, welche Sachleistungen hinter den 44 Euro monatlich stehen, der Mitarbeiter profitiert auf diese Weise von bis zu 528 Euro mehr pro Jahr – ohne dass er oder das Unternehmen etwas an die Sozial- und Finanzkassen abführen müssen.

Steuerfreie Geschenke zu Geburtstagen und Jubiläen

Doch damit nicht genug: Zusätzlich zu den monatlichen 44 Euro darf der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern weitere 40 Euro – wieder in Form von Sachbezügen – zukommen lassen, wenn es einen persönlichen Anlass dafür gibt. Das kann ein Mitarbeiterjubiläum sein, ein Geburtstag, die Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Selbst die Rückkehr nach längerer Krankheit gilt als persönlicher Anlass. Unternehmen entscheiden sich in solchen Fällen oft für einen Blumenstrauß. Beliebt sind aber auch Präsentkörbe, Bücher oder Kino-, Theater- bzw. Konzerttickets.

Anders als die 44-Euro-Regelung sind die an persönliche Ereignisse gebundenen Incentives nicht zeitlich gebunden. Das heißt: Fallen Geburtstag und Jubiläum in ein und denselben Monat, darf das Unternehmen seinem Mitarbeiter gleich zweimal Sachzuwendungen in Höhe von 40 Euro schenken.

Mit Handy, PC & Co. bares Geld sparen

Wer seinem Mitarbeiter ein Diensthandy oder einen Laptop überlässt, zeigt damit nicht nur seine Anerkennung. Solange das Endgerät Eigentum des Unternehmens bleibt, spart es damit auch bares Geld. Denn obwohl es einen deutlichen und – nebenbei bemerkt – sehr beliebten Mehrwert darstellt, fallen darauf keine Sozialabgaben an. Im Gegenteil: Der Arbeitgeber kann das Gerät sogar steuerlich geltend machen. Ob – und in welchem Umfang – der Mitarbeiter die Hardware auch privat nutzt, ist dabei irrelevant.

Dank Firmenwagen steuergünstig von A nach B

Mit einem Firmenwagen erhalten Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung der besonderen Art – ohne dass das Unternehmen Sozialabgaben leisten muss. Anders als bei einem Smartphone müssen sie die private Nutzung allerdings versteuern – entweder anhand eines Fahrtenbuchs oder auf Grundlage der Ein-Prozent-Regelung. Letztere bezieht sich auf den Bruttolistenpreis bei der Erstzulassung des Wagens. Das lohnt sich vor allem für Autos im gehobenen Preissegment, da hierbei der geldwerte Vorteil am größten ist.

Kitagebühren geschenkt

Gerade um junge Mütter und Väter zu motivieren, nach der Elternzeit schnell wieder in den Beruf zurückzukommen, können Unternehmen die Kosten für die Kinderbetreuung – anteilig – übernehmen. Diese sind, sogar bis zu ihrer tatsächlichen Höhe, weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig. Wichtig ist lediglich, dass der Arbeitgeber direkt das Geld an die Kita entrichtet – ohne es vorher auf das Konto der Eltern zu überweisen.

Ob Restaurantgutschein oder Firmenwagen, Diensthandy oder Betreuungszuschuss: Ihnen stehen vielfältige Wege offen, Ihre Mitarbeiter durch Zusatzleistungen zu belohnen und an das Unternehmen zu binden – ohne den Fiskus mitverdienen zu lassen und damit Ihre eigenen Ausgaben unnötig in die Höhe zu treiben. Und auch Ihre Mitarbeiter profitieren, denn der Bonus in Form von Sachleistungen kommt eins zu eins bei ihnen an. Laut einer Umfrage des Dienstleistungsunternehmens Sodexo sind solche Incentives daher für 44 Prozent der Arbeitnehmer sogar noch attraktiver als eine Gehaltserhöhung.

Hier noch einmal alle Möglichkeiten in der Übersicht:

• Sachzuwendungen bis zur Freigrenze von 44 Euro pro Monat (Gutscheine, betriebliches Gesundheitsmanagement etc.)
• Sachbezüge bis 40 Euro zu persönlichen Anlässen
• Bereitstellung von Dienstgeräten wie Smartphone und Co.
• Bereitstellung eines Firmenwagens
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung – ggf. in Form einer „Windel-Flatrate“ in Höhe der Freigrenze