Contrôle de caisse : qu’est-ce que c’est ?

Un contrôle de caisse permet de détecter d’éventuelles erreurs. Si le montant des espèces en caisse ne correspond pas au montant attendu, il est nécessaire d’analyser les raisons de cet écart.

Le contrôle de caisse consiste à vérifier que le solde théorique correspond au solde physique se trouvant en caisse. La somme des espèces dans la caisse physique de l’entreprise doit correspondre au solde comptable du compte de trésorerie, qui reflète les encaissements et les décaissements.

Trois situations différentes peuvent se présenter lors d’un contrôle de caisse :

• Les comptes sont bons. La trésorerie physique de l’entreprise correspond au solde du compte de trésorerie.
• Il manque de l’argent. Le résultat du comptage est inférieur au solde comptable du compte de caisse.
• Il y a trop d’argent. Le résultat du comptage est supérieur au solde comptable du compte de caisse.

Pourquoi y a-t-il des décalages dans la caisse ?

Les flux de trésorerie de l’entreprise peuvent être déséquilibrés, principalement pour les raisons suivantes :

• Erreurs dans l’enregistrement comptable.
• Perte ou absence de pièces justificatives pour les encaissements ou les paiements.
• Erreurs lors de l’encaissement ou du paiement.
• Vol interne ou externe.

Pourquoi fait-on des contrôles de caisse ?

Tous les comptes d’une entreprise doivent refléter la réalité économique et financière de l’entreprise.
Parmi ces comptes figurent les comptes de trésorerie et les comptes de trésorerie en devises étrangères. Le solde enregistré dans ces comptes doit coïncider avec la somme des montants en espèces qui se trouvent dans la trésorerie physique de l’entreprise.

Ils sont également effectués pour détecter d’éventuels vols ou erreurs.

Des contrôles de caisse peuvent être effectués de manière systématique, par exemple en fin de journée, ou de manière non programmée, afin de s’assurer que la caisse est équilibrée à tout moment et de vérifier qu’elle est gérée conformément aux procédures définies par l’entreprise.

Un contrôle de caisse peut faire apparaître des déficits ou des excédents par rapport au solde figurant dans le grand livre de caisse. Ces différences peuvent être comptabilisées dans un compte comptable de différences de trésorerie. Les déficits sont comptabilisés en dépenses et les excédents en recettes.

Les contrôles de caisse permettent de déterminer si les personnes responsables de la gestion de la trésorerie de l’entreprise agissent de manière honnête, efficace et responsable.

Quand doit-on effectuer un contrôle de caisse ?

La fréquence des contrôles de caisse dépend du type d’entreprise et d’autres circonstances. Par exemple, lors du changement d’équipe, il est nécessaire d’effectuer un contrôle pour garantir l’intégrité des comptes de la caisse que l’équipe suivante va reprendre. Si le contrôle de caisse n’est pas effectué au moment du changement d’équipe, on ne saura pas lequel des deux caissiers a fait une erreur de caisse.

En fonction du montant des espèces accumulées dans la caisse, un ou plusieurs comptages peuvent être effectués par jour. Si l’entreprise collecte beaucoup d’argent liquide, il est bon de vérifier de temps en temps le tiroir-caisse pour s’assurer qu’il n’y a pas de décalage et il convient de déplacer une partie de l’argent dans un endroit plus sûr.

Dans les entreprises dont les volumes d’encaissement sont modérés, si cette opération est effectuée quotidiennement, il sera plus facile de déterminer la raison d’un éventuel décalage.

Il y a aussi un contrôle de caisse lors des audits de comptes. Dans ce cas, le décompte est effectué en fin d’exercice et se traduit généralement par un document de caisse signé par le responsable de la caisse de l’entreprise.

Exemples de contrôle de caisse

Les contrôles de caisse peuvent être entièrement automatisés au moyen de dispositifs d’encaissement automatique reliés à des terminaux de point de vente. Dans ce cas, les données figurant dans le compte de caisse coïncident normalement avec le comptage des pièces et des billets.

 Le contrôle de caisse plus traditionnel consiste à compter les espèces et à enregistrer l’encaisse (billets et pièces) à la fin de la période. Une feuille de calcul peut être utilisée pour effectuer cette tâche, en détaillant les types de pièces et de billets, de sorte que la saisie du nombre de chaque type donne automatiquement le montant de l’argent liquide disponible.

Le contrôle de caisse permet donc de vérifier que le montant de l’encaisse correspond à celui qui figure sur le terminal de point de vente de l’entreprise. En cas de différences, les pièces d’encaissement et de paiement justifiant les écritures transférées dans le livre de caisse doivent être vérifiées par rapport au livre de caisse.

Un logiciel comptable, en plus de faciliter les contrôles de caisse, répondra aux besoins de gestion des liquidités des entreprises, en garantissant leur solvabilité financière et en assurant leur sécurité.

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