120 Arbeitstage nur für Verwaltungsaufgaben: So groß ist das Potenzial für die Digitalisierung in KMU! [Infografik]

Elf Länder im Fokus – neue Erkenntnisse aus Deutschland. Firma Plum Consulting präsentiert im Auftrag von Sage eine Studie, in der die Belastung kleiner und mittlerer Unternehmen durch die Erledigung von administrativen Arbeiten untersucht wurde. Mehr als 3000 Firmen weltweit nahmen dazu Stellung.

Die Befragung lief in Deutschland, Frankreich und Großbritannien, in Irland, Spanien, Südafrika und den USA sowie in Brasilien, Australien und Singapur.

Digitalisierung bringt Entlastung

Für die Bundesrepublik ergaben sich – abhängig von der Unternehmensgröße der Teilnehmer – recht unterschiedliche Resultate. Besonders betroffen waren demnach Kleinstbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern, die neun Prozent ihrer Arbeitszeit bzw. fast 120 Tage im Jahr für Verwaltungsaufgaben aufwenden. Mit ein Grund für diesen hohen Wert ist sicherlich die dünne Personaldecke in diesen Firmen. Das zeigt der Vergleich mit anderen kleinen und mittelständischen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Eine genügend große Belegschaft, die in der Lage ist, in durchschnittlich 81 Tagen die anfallenden administrativen Aufgaben abzuarbeiten. Übrigens eine Top-Bilanz gegenüber den übrigen Ländern in der Studie. Frankreich benötigt beispielsweise 235 Tage, Großbritannien sogar 292 Tage.

Eine wirtschaftliche Herausforderung

Insgesamt verbringen hierzulande KMU etwa 3,7 Prozent der Zeit mit dem Erledigen dieser Verpflichtungen. Dies entspricht einem immensen Produktivitätsverlust von ca. 28,2 Milliarden Euro im Jahr. Im Umkehrschluss bedeutet das: Fünf Prozent mehr Produktivität in KMU würde die Bruttowertschöpfung um 36,45 Milliarden Euro jährlich erhöhen.

Die ermittelten Ergebnisse haben auch in wirtschaftlicher Hinsicht für Deutschland eine erhebliche Bedeutung.

„Kleine und mittlere Unternehmen tragen den größten Anteil des Bruttoinlandsproduktes und
der Beschäftigung in Deutschland und spielen daher für die Wirtschaft eine zentrale Rolle“,

Rainer Downar, Executive Vice President bei Sage.

Umso wichtiger ist es, diese Firmen zu stärken und leistungsfähiger zu machen.

Automatisch weniger Routine

Potenziale dafür gibt es im Bereich Verwaltungsaufgaben genug, wenn man den relativ niedrigen Grad der Digitalisierung hierzulande betrachtet. Vor allem bei Mikro-Unternehmen besteht die Notwendigkeit, den bisherigen Aufwand deutlich zu reduzieren. Ein Ziel, das durch die Verwendung spezieller Software durchaus zu erreichen ist.

Die vorliegende Studie belegt, dass gerade in den vier Sektoren, in denen die meisten administrativen Anforderungen anfallen, immer noch Digitalisierungsbedarf herrscht. An der Spitze liegt die Buchhaltung mit 23 Prozent, gefolgt von der Rechnungsstellung und dem Personalwesen , der Verarbeitung eingegangener Rechnungen und der Steuerbuchhaltung.

Je stärker die Abläufe in diesen Bereichen automatisiert und digitalisiert werden, desto aussichtsreichen ist die Chance für Kleinstbetriebe, künftig wesentlich profitabler zu wirtschaften. Zugleich verbessern sich die Voraussetzungen, mehr Innovation zu wagen und damit Wachstum zu generieren. Will heißen: Durch gezielte Digitalisierungsmaßnahmen werden die Mitarbeiter in kleinen Unternehmern spürbar von Routinearbeiten entlastet und können die gewonnene Zeit konstruktiv für den Ausbau des Geschäftserfolgs ihres Betriebes verwenden.

 Vorbehalte abbauen

Aber: Die Bereitschaft, in die Digitalisierung zu investieren, ist bei Deutschlands Mikro-Firmen nicht allzu weit ausgeprägt. Warum, hat die Studie herausgefunden.

28 Prozent der befragten Unternehmen nannten als Grund für ihr Abwarten die hohen Kosten für die Implementierung von Softwarelösungen, während 22 Prozent meinten, digitale Plattformen seien zu zeitaufwendig.

Aufklärung ist hier also dringend geboten. Es gilt, die Entscheidungsträger in kleinen Unternehmen klar von den Vorteilen professioneller Verwaltungssoftware zu überzeugen. Denn die Anschaffung lohnt sich auf jeden Fall: Durch eine merkliche Einsparung von Zeit und Kosten sowie durch ein starkes Plus an Effizienz.

Förderprogramme in Deutschland und der EU

Um den finanziellen Spagat zu bewerkstelligen, gibt es Hilfe aus staatlichen Fördertöpfen. Bund, Länder und auch die EU sind angetreten, innovationswilligen kleineren und mittleren Betrieben finanziell unter die Arme zu greifen und ihre Digitalisierungs-Vorhaben zu unterstützen. Zu diesem Zweck wurden verschiedene Förderprogramme aufgelegt, die Ihnen beim Sprung ins digitale Zeitalter den nötigen Anschub geben. Lesen Sie dazu mehr in unserem Artikel: Digitalisierung im Mittelstand – sind Förderprogramme die Lösung?

Wie steht es um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen? Was sind Ihre Herausforderungen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!