13 Dos und Don’ts bei der Einführung von einem Dokumentenmanagementsystem

Auf dem Weg in die Digitalisierung ist das Beispiel hoher Aktenberge und Papierstapel wohl das greifbarste, wenn es darum geht, sich die Vorteile und den Nutzen moderner, elektronischer Prozesse vor Augen zu führen. In Zeiten von flexiblen Arbeitsmodellen, Mobilität und Kollaboration können sich attraktive Arbeitgeber den damit einhergehenden Anforderungen digitaler Unternehmensführung kaum mehr entziehen. Und damit auch nicht dem digitalen Zugriff auf Dokumente, any time, any place. Worauf es ankommt bei der Implementierung von einem Dokumentenmanagementsystem, klären wir hier.

Dokumentenmanagement im Unternehmen einführen

Die Implementierung von Lösungen zum Dokumentenmanagement (DMS) ist ein großes Projekt und muss daher sorgsam geplant und durchgeführt werden. Schließlich werden nicht nur Prozesse der Dokumentenverwaltung, sondern alle damit einhergehenden Prozesse digitalisiert und neu ausgerichtet. Um bei der Einführung alles richtig zu machen, sollten sich Unternehmen an folgenden Dos und Dont’s orientieren.

Dokumentenmanagementsystem – Do‘s

1. Mitarbeiter einbinden und schulen Um die Akzeptanz der neuen Lösung zu sichern, sollten Mitarbeiter von Beginn an in Entscheidungen eingebunden werden. Welche Funktionen sind nötig? Wo liegen noch Probleme? Dabei hilft es, den Mehrwert der Lösung durch relevante Kennzahlen, wie den Zeitaufwand für die Papierarbeit, zu veranschaulichen. Wichtig ist auch, Mitarbeiter in Workshops im Umgang mit DMS fortlaufend zu schulen.
2. Intensive Analyse von Anbieter und Lösung Bei der Auswahl des geeigneten Anbieters helfen folgende Fragen: Welche Erfahrungen und Referenzen hat Anbieter in Ihrer Branche? Kann der Anbieter Lösungen für die spezifischen Schwachstellen Ihres Unternehmens anbieten?
3. Software mit leichter Handhabung einsetzen Anwenderfreundlichkeit ist laut KYOCERA-Umfrage von 2017 mit 1.000 Büromitarbeitern für fast 70 Prozent der wichtigste Aspekt bei der Auswahl einer Lösung. Gute Usability erhöht die Arbeitszufriedenheit und damit die Akzeptanz der Lösung.
4. Kleine Schritte machen / Vorstudie zur Orientierung Bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird, hilft es zunächst einzelne Prozesse digitalisieren, um das Projekt im Kleinen zu evaluieren sowie Fehlerquellen und Gefahren zu identifizieren. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter im Kleinen beispielhaft an das DMS heranführen. Am besten gelingt das in einem Bereich, bei dem sich sofort Vorteile zeigen – etwa Rechnungen und Verträge. Entlastung zeigt sich hier vom ersten Tag an.
5. Die Vernetzung von Abteilungen beachten Während Abteilungen ihre Prozesse nach und nach separat digitalisieren und in einem Dokumentenmanagementsystem integrieren, fehlt nicht selten die Einordnung in das große Ganze, sprich in ein unternehmensübergreifendes System. Lösungen sollten daher die Möglichkeit zur Vernetzung sowie leichte Skalierbarkeit bieten.
6. Wert auf Flexibilität der Software legen Nicht jede Abteilung benötigt alle Funktionen. So kommt es im Marketing auf Kollaboration an, in der Buchhaltung um Revisionssicherheit, in der Finanzabteilung um Rechtssicherheit. DMS sollte daher in ihren Funktionen frei modular gestaltbar sein.
7. Review-Workshops anbieten Die Einführung von DMS bringt schnell spürbare Folgen mit sich. Um auch danach noch profitieren zu können, sollte der Einsatz regelmäßig evaluiert und optimiert werden – auch in Hinblick auf neue Funktionen und Arbeitsweisen.

 Dokumentenmanagementsystem – Don‘ts

1. Fehlendes Projektmanagement Die Implementierung von DMS ist ein längerfristiges Team-Projekt, bei dem Ziele, Ressourcen, Chancen und Risiken abgewogen und Meilensteine erstellt werden. Ohne entsprechendes Projektmanagement ist die Fehleranfälligkeit hoch. Dabei sollten in der Planungsphase neben funktionalen und technischen Zielen auch ganz prozedurale Ziele wie die Steigerung der Prozesseffizienz bestimmt werden.
2. Ungenaue Anforderungen und Ziele Um von DMS maximal zu profitieren, sollten Unternehmen genau wissen, was sie erwarten. Geht es allein um den Ersatz des physischen Archivs oder um einen ganz neuen Workflow mit neuer Arbeitsweise? Sind Anforderungen klar, werden Ziele expliziert. Diese sind etwa: Verkürzung von Dokument-Bearbeitungszeiten, schnellere und zuverlässigere Auskunft über Prozesse sowie Einhaltung von Compliance-Bestimmungen.
3. Zu knappe Zeitkalkulation Von der Idee der Anschaffung von DMS bis zur reibungslosen Integration in den Arbeitsalltag dauert es seine Zeit. Vorteile der Digitalisierung können nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn die Implementierung des DMS stabil in den Computern und Köpfen der Mitarbeiter verankert ist. Unternehmen sollten sich ausreichend Zeit nehmen für die Identifikation derjenigen Prozesse, die tatsächlich ineffizient sind. Zunächst benötigt die Auswahl der optimalen Lösung Zeit. Die Systemintegration, erste Politprojekte sowie laufende Schulungen müssen ebenfalls mit eingeplant werden.
4. Fehlende Pläne für Datenmigration Nicht alle Daten und Dokumente müssen mit in das neue System umziehen. Wichtig ist, dafür genaue Definitionskriterien zu bestimmen – etwa Fristen zur Aufbewahrung, hohe Relevanz der Daten oder die Aktualität. Diese bestehenden Daten werden dann verifiziert und klassifiziert.
5. Bestehende Systeme ignorieren DMS ist in den allermeisten Fällen nicht die einzige Unternehmenssoftware. Ob ERP, Finanzbuchhaltungssoftware, E-Mail-Dienste, Plattformen oder CRM-Systeme –Unternehmen sollten zuerst die bestehende IT-Struktur erfassen, um im nächsten Schritt die optimale DMS-Lösung mit den entsprechenden Schnittstellen zu identifizieren.
6. Missachtung rechtlicher Bestimmungen
   Genauso wie Dokumente sind an DMS strenge gesetzliche Ansprüche zu stellen. Diese betreffen Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), Datenschutzgesetz (BDSG, DSGVO), der Abgabenordnung (AO) sowie zur ordnungsgemäßen Führung von elektronischen Dokumenten (GoBD) und des Datenzugriffs (GDPdU).