Ein DMS lohnt sich nur für große Unternehmen. Und die Erde ist eine Scheibe…

Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand: Ein papierloses Büro senkt den Ressourcenverbrauch und damit die Kosten. Informationen können regelkonform über alle Bereiche des Unternehmens ausgetauscht werden. Die Produktivität steigt. Doch noch erscheint der Wandel für viele Unternehmen, als ob er nur schwer zu bewältigen wäre. Warum? Am Beispiel von Aktenschränken und unzähligen Dokumenten werden die Vorteile vielleicht ganz praktisch vorstellbar. Das Stichwort: DMS System. So kann ein erster Schritt zur Digitalisierung aussehen, der sowohl gut umsetzbar ist, als auch erkennbare Vorteile mit sich bringt.

DMS – ein erster Schritt zur Digitalisierung

Während große Unternehmen über innovative Technologien wie Cloud-Computing, Big Data Analytics oder Internet of Things nachdenken, ist das für viele mittelgroße Betriebe noch weit entfernt. Sie wollen Schritt für Schritt eine Basis schaffen, um den Sprung in die Digitalisierung zu bewältigen. Der erste wichtige Schritt auf diesem Weg ist ein Blick auf den internen Umgang mit Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen, Verträgen, Office-Dokumenten oder multimedialen Inhalten.

Hürden auf dem Weg zur Digitalisierung

Grundsätzlich sind laut der Studie „Digitalisierung – Deutschland endlich auf dem Sprung?“ von Tata Consultancy Services und Bitkom Research bereits im Jahr 2017 73 Prozent der Unternehmen offen für Digitalisierung. Die häufigsten Hürden bei der Umsetzung sind für die 905 befragten Unternehmen: Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz, fehlende Vorgaben aus der Geschäftsleitung, langwierige Entscheidungsprozesse sowie fehlende Akzeptanz in der Belegschaft. Dennoch setzen rund 2 von 3 Unternehmen beispielsweise auf digitale Meeting-Formate und gemeinsame Projekte mit zentral zugänglichen Dokumenten.

Schon in der IDC-Untersuchung „Print-und Dokumentenmanagement in Deutschland 2016″ nennen Entscheider drei wichtige Faktoren für die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Gewährleistung der Datensicherheit, die enge Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen und am wichtigsten: Die Etablierung einer einheitlichen Dokumentenmanagementstrategie, beziehungsweise eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Es ist ein wichtiger Hebel für die Etablierung digitaler Arbeitsweisen.

Weg vom Papier – hin zum einheitlichen System

Auch wenn Unternehmen das Potential von DMS erkannt haben, fehlt aus Sicht von IDC oft eine übergeordnete Herangehensweise. Noch immer besteht laut Umfrage etwa jedes zweite Dokument aus Papier. Gründe dafür sind Kundenwünsche, gesetzliche Vorgaben, eine (vermeintlich) simple Bearbeitung sowie der Wunsch der Mitarbeiter, weiterhin mit Papier zu arbeiten. Doch verringert ein einheitliches DMS die Komplexität unzähliger Geschäftsprozesse erheblich. Dieser Wandel zeigt sich in einem aktuellen Trend: Immer mehr Unternehmen investieren in die Digitalisierung ihrer Dokumentenworkflows, so Bitkoms Studie „ECM im Mittelstand 2017 – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“.

Was kann ein DMS leisten?

Ein Dokumentenmanagementsystem dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer, geschäftsrelevanter Dokumente. DMS unterstützt auch die Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus.

Für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter bringt DMS einen wichtigen Mehrwert und ist mehr als nur der digitale Zwilling eines Aktenkellers.

1. Allzeit bereit – Dokumente stets auffindbar und übersichtlich

Werden Dokumente aller Art zentral digital gespeichert und verwaltet, sind sie unabhängig von Format, Datenquelle, Aufenthaltsort oder verwendeter Hardware sekundenschnell auffindbar und verfügbar. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern bildet auch eine rasche und fundierte Entscheidungsgrundlage, ohne dass Dokumente im Vorhinein angefordert werden müssen. Eine Dokumentenhistorie macht den Bearbeitungsverlauf transparent. Ein weiterer Pluspunkt in Zeiten verschärfter Datenschutzregelungen:  Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht.

2. Adieu Archiv – Zeit- und Platzersparnis

Mit DMS gehören riesige physische Archive der Vergangenheit an, denn es verwandelt Unmengen an Papierstapel in elektronische Dokumente. Das spart Platz, genauso wie Zeit. Anstelle von zeitraubenden Recherchen und Wühlen in Dokumenten steht jetzt das rasche Durchsuchen von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Schon sehr kleine Unternehmen profitieren von diesen Vorteilen, denn auch hier steigen Datenmengen geradezu exponentiell an. Gleichzeitig ist ein Dokumentverlust ausgeschlossen. 

3. Gemeinsam stark – Zusammenarbeit wird gestärkt

 Ein gutes DMS besitzt neben Verwaltungsfunktionen auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt am Dokument, etwa durch Anmerkungen und Notizen, die Änderungen am Dokument für andere transparent machen – ohne, dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams.

4. Mittel gegen Stress – Gewinn an Arbeitsqualität

Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus genauso wie auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, so IDC. Warum ist das so? Der Einsatz eines modernen DMS erhöht nicht nur die Motivation, sondern verringert auch Frust und Stress durch kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling und ständiges Informieren über Bearbeitungsstände bei Kollegen.

Fazit – auch der weiteste Weg beginnt mit dem ersten Schritt

Die Digitalisierung bringt vor allem eins – mehr Daten, also auch mehr Dokumente. Die Einführung von DMS vereinheitlicht nicht nur den Umgang mit diesen Dokumenten, sondern ist auch ein erster Schritt auf dem Weg hin zu digitalen Arbeitsprozessen. Bei der Wahl branchenspezifischer Komplettlösungen sollten Unternehmen auf externe Experten und Software-Anbieter setzen.