3 wichtige Warnsignale, dass Ihr Unternehmen durch Datensilos ausgebremst wird

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erleben immer wieder Wachstumsphasen. Dann stoßen die internen Prozesse und eingesetzten Softwarelösungen schnell an ihre Grenzen. Die Gründe liegen in der urwüchsigen Entwicklung der IT. Denn oft investierten KMU früher parallel mit der technischen Entwicklung in Hard- und Software, ohne ein Gesamtkonzept zu formulieren. Das führte in der Vergangenheit zu Insellösungen: Die Buchhaltung, der Vertrieb, die Geschäftsführung, Human Resources, das Marketing sowie Produktion, Lager & Logistik erhielten ihre eigenen Softwarelösungen. Jede Abteilung arbeitet in ihrem Datensilo. Eine solche IT wird irgendwann zu einer Belastung. Die Lösung: Überführung aller Datensilos in ein integriertes System, das alle im Unternehmen verteilt liegenden Daten konsolidiert. Beispielsweise in der Cloud.

Doch was sind die 3 Warnsignale, dass Ihr Unternehmen durch Dateninseln ausgebremst wird?

1. Ihre Vertriebs- und Finanzteams verbringen Stunden mit unproduktiven Aufgaben

Getrennte Datenhaltung führt zu Mehrarbeit. Durch die Verwendung verschiedener Systeme werden dieselben Kundendaten an unterschiedlichen Orten gepflegt, Ihr Team ist gezwungen, Daten mehrfach an unterschiedlichen Stellen einzugeben. Besonders gefährlich sind abteilungsbezogene Dateninseln bei der Stammdatenpflege. Hat nun die Buchhaltung oder doch der Vertrieb die bessere Datenhaltung? Und selbst wenn sich durch gegenseitige Information oder gar Schnittstellen zum Datenabgleich eine halbwegs valide Abstimmung zwischen den Abteilungen und ihren Datenbanken herstellen lässt: Es kostet Zeit und Nerven, aus unterschiedlichen Silos die relevanten Daten zusammenzuführen, um sie auszuwerten oder der Geschäftsführung Vorlagen für Entscheidungen zu liefern.

2. Ihr Team vergeudet Zeit damit, Daten aus unterschiedlichen Anwendungen zusammenzuführen

Unverbundene Softwarelösungen kosten Zeit für die Konsolidierung. Reportings und übergreifende, betriebswirtschaftliche Auswertungen sind zentrale Steuerungsinstrumente für das Management. Ohne sie fehlt der Geschäftsführung der aktuelle Überblick über die Entwicklungen im eigenen Unternehmen, im Markt und im Vertrieb. Für Wochen-, Monats- und Quartalsberichte müssen Daten aus verschiedenen Systemen zunächst in eine Datenbank überführt werden. Für Vertriebs- und Finanzteams bedeutet dies, dass sie schlimmstenfalls tagelang zunächst Daten sammeln, integrieren und konsolidieren, also zusammenführen und sichern müssen, bevor sie Auswertungen vornehmen können. Dabei braucht das Management solche Auswertungen eigentlich tagesaktuell. Vor allem Vertrieb und Marketing müssen ihre teuren Kampagnen überwachen und die Wirkung evaluieren. Was ist, wenn eine teure Anzeigenstrecke nicht wirkt. Folgende Fragen stellen sich dem Management jede Woche und sie brauchen im Grunde jeden Tag eine Auswertung:

1. Wie verkauft sich ein Produkt nach der Durchführung einer offline- oder online Marketing-Maßnahme?
2. Welche Vertriebsaktion kommt bei unseren Kunden an, welche nicht?
3. Wie wirkt sich eine Preissenkung oder ein Sonderangebot auf den Deckungsbeitrag eines Produktes aus?
4. Wie reagieren Kunden auf eine Aktion am Point of Sale?

Auch die Buchhaltung und Finanz- und Rechnungswesen brauchen täglich Informationen über die Finanzströme. Sie verlangen tagesaktuelle Antworten auf zentrale Fragen nach der Liquiditätsentwicklung, dem Verhältnis zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten und wie die Finanzströme sich über verschiedene Perioden in der Zukunft entwickeln. Wenn die Leute im Vertrieb und im Rechnungswesen solche Antworten durch manuelle Datenerhebung und Auswertung geben müssen, verschwenden sie stunden- oder tagelang ihre Zeit mit unproduktiven Aufgaben.

3. Ihre Mitarbeiter quälen sich mit unterschiedlichen und veralteten Kundendaten

Unterschiedliche Systeme schaffen Datenchaos. Wenn Ihre Mitarbeiter in Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Kundenservice oder im Marketing Ihre Kundendaten an unterschiedlichen Stellen pflegen und Änderungen an verschiedenen Orten durchführen, entstehen in isolierten Systemen zu ein und demselben Kunden unterschiedliche Datensätze mit unterschiedlich aktuellem Stand. Auch dieser Arbeitsweise erschwert die integrierte, effiziente Arbeitsweise sowie übergreifend zuverlässige Aussagen zum Betriebsergebnis.

Integrierte Daten- und Softwarelösungen kaufen oder selber machen

Wenn auch Ihr Unternehmen solche unverbundene Datensilos unterhält, ist jetzt die Zeit zum Handeln. Dafür haben Sie mehrere Optionen. Die Grundfrage lautet: Make or Buy. Die erste Option Make: Sie kaufen neue Hard- und Software, beauftragen einen Business Intelligence-Experten mit der Zusammenführung aller Datenbanken. Ihre IT wird wochenlang Kopfstehen. Ihre Abteilungen haben Panik vor Datenverlust, bis das neue System steht. Die zweite Option: Überführen Sie alle Daten in eine Cloud-Lösung und arbeiten Sie so lange mit den alten Systemen, bis Sie im Testbetrieb eine reibungslosen Ablauf aller Prozess in der neuen Cloud-Anwendung sichergestellt haben. Bei der zweiten Option müssen Sie natürlich Anbieter finden, der sowohl Cloud-Systeme für den Vertrieb, die Buchhaltung und das Controlling anbieten. Eventuell müssen Sie sich mit zwei oder drei verschiedenen Anbietern auseinandersetzen und wiederum Schnittstellen zwischen den Cloud-Lösungen programmieren, um eine einheitliche Datenhaltung und gegenseitige Synchronisierung zu garantieren. Für Konzerne ist dies eine gängige Herangehensweise. Sie binden sich dann für Jahre an einen Systemanbieter, der regelmäßig im Haus ist und saftige Rechnungen für die Pflege der Systeme schreibt.

Aber was machen Sie als KMU? Sie suchen eine Cloud-ERP, eine Lösung, die mindestens für alle Aufgaben in Vertrieb, Marketing, Buchhaltung und Finanz- und Rechnungswesen abdeckt und dem Management tagesaktuelle Reportings ermöglicht! Sie wollen sich nicht abhängig machen von den teuren Consultants.

Die Lösung: Unternehmenssoftware in der Cloud

Eine Accounting-Lösung, die in den nächsten Jahren mit Ihrem Unternehmen wächst. Auf einer Cloud-Plattform für Geschäftsanwendungen wie Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relation Management, CRM), das Salesforce anbietet. Mittlerweile können Anbieter für Geschäftsanwendungen dort ihre Software als ein Service anbieten. Sage hat mit Sage Live eine Buchhaltungsanwendung in die Salesforce-Cloud integriert. Zusammen mit mittlerweile über 1.200 verschiedenen Software as a Service-Anbietern hat sich Salesforce zu der führenden Cloud-Plattform entwickelt, die für KMU als komplette ERP-Software nutzbar ist. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Der Vorteil ist, dass alle Abteilungen auf gemeinsame Unternehmensdaten zugreifen. Mit wenigen Mausklicks können Sie Auswertungen anfordert. Für das Management stehen stundenaktuelle Reportings zur Verfügung. Mit der Beachtung wichtiger Sicherheitsstandards ist das Arbeiten in der Cloud gerade für KMU eine effiziente Alternative, um erfolgreich zu sein!

Fazit:

Die Vorteile einer Cloud-Anwendung gegenüber Eigenlösungen sind unschlagbar:

1. Cloud-Lösungen über Salesforce sind schneller umsetzbar
2. Sie zahlen nur für die Nutzung
3. Die Anwendungen wachen stets mit Ihrem Unternehmen mit
4. Neue Anforderungen in ihren Geschäftsprozessen sind einfach zu integrieren
5. Cloud-Lösungen sind fast unendlich skalierbar
6. Sie profitieren von regelmäßigen Aktualisierungen ohne Zusatzkosten
7. Ihre Daten können nicht mehr verloren gehen
8. Ihre Mitarbeiter greifen auf stets aktuelle und gleiche Daten zu
9. Ihre Daten und Anwendungen stehen auch für mobile Endgeräte jederzeit und von überall her zur Bearbeitung zur Verfügung
10. Sie brauchen keine eigene Hard- und Software
11. Sie haben keinen Aufwand mehr für die Administration und Pflege
12. Datenauswertungen erstellen Sie mit wenigen Mausklicks und haben so Ihre wichtigsten Kennzahlen immer im Blick.

Sie wollen mehr darüber erfahren? Weitere Informationen finden Sie hier