2 FAQ: Muss ich Belege aufheben?

Egal, wie klein ein Unternehmen ist: Eine Betriebsprüfung kann bei jedem Betrieb anstehen. Deshalb sollten Sie Ihre Belege sorgfältig aufbewahren. Ein Beleg ist essenziell, um in der Buchführung die Richtigkeit Ihrer Buchungsvorgänge nachzuweisen. Dazu zählen Quittungen, Rechnungen, Kontoauszüge, Schecks u. a.

In der Buchführung wird zwischen natürlichen Belegen und künstlichen Belegen unterschieden:

• Natürliche Belege kommen im Geschäftsablauf zustande. Sie können sowohl extern durch Geschäfte mit Außenstehenden oder intern durch innerbetriebliche Vorgänge entstehen.
• Künstliche Belege beziehen sich auf Vorgänge, für die keine natürlichen Belege existieren, beispielsweise, weil es sich um außerplanmäßige oder intern angeordnete Vorgänge handelt. Hier wird der Vorgang mit der Unterschrift des Verantwortlichen dokumentiert.

Am besten sollten Sie Ihre Belege ordentlich abgeheftet in einem Ordner aufbewahren. In der Buchführung sind die Belege dabei nummeriert und mit Buchungsvermerk versehen, der sich wiederum auch dem Belegvermerk auf der entsprechenden Buchung zuordnen lässt.