6 Erfolgsfaktoren für ein effizientes Projektmanagement

In der Arbeitswelt bedarf es ständig neuer Ideen, Strategien und Lösungen, um im Wettbewerb zu bestehen. Projektarbeit ist daher das tägliche Brot eines Unternehmens. Doch viele Projekte scheitern, sei es durch Zeitüberschreitung oder durch vielfach erhöhte Projektkosten.  Ein effizientes Projektmanagement ist notwendig, um nachhaltig Ertrag zu erwirtschaften.

Auf 6 Erfolgsfaktoren kommt es im Projektmanagement an:

1. Verbessertes Zeitmanagement und Reporting
2. Nahtlose Systemintegration
3. Effektives Management Ihrer Ressourcen
4. Engere Überwachung der Finanzen
5. Effizientere gemeinsame Datennutzung
6. Erhöhte Zufriedenheit

Das ganze Unternehmen, Zeit und Kosten im Blick

Projekte zu managen heißt, das gesamte Unternehmen einzubeziehen, um einzelne Vorhaben zu initiieren, zu planen, zu steuern, zu kontrollieren, in die betrieblichen Abläufe zu integrieren und dabei Zeit und Kosten ständig im Blick zu haben. Typische Bereiche, in denen Projekte realisiert werden, sind Informations- und Kommunikationstechnik, Arbeitsorganisation, Investitionen oder Forschung und Entwicklung.

Was in der Schule und beim Studium so einfach war, stellt sich in der Unternehmenspraxis als große Herausforderung dar. Alles hängt miteinander zusammen. Um beispielsweise ein Projekt in der Materialwirtschaft umzusetzen, werden Daten aus nahezu allen Bereichen des Unternehmens benötigt.

Die Mitarbeiter, die an einem Projekt beteiligt sind, müssen entsprechend ihren Aufgaben immer und an jedem Ort Zugriff zu den für sie relevanten Daten haben. Teamleiter und Management müssen den Fortgang des Vorhabens in Echtzeit verfolgen können und dabei den Überblick darüber behalten, wer wann mit wem was kommunizierte, welche Aufgaben begonnen wurden, sich im Prozess befinden oder abgeschlossen sind. Sie müssen wissen, wo und warum Termine überschritten wurden, und notfalls entsprechende Maßnahmen einleiten. Auch sollten sie darüber auf dem Laufenden sein, welche Probleme auftauchten, wer dafür verantwortlich ist und wer an deren Lösung arbeitet.

Nahtlose Integration in eine Datenbank

Solch komplexe Prozesse lassen sich heute nicht mehr per Hand oder mit einzelnen Software-Programmen realisieren, sondern bedürfen umfassender, auf das Unternehmen und das Projekt zugeschnittener digitaler Lösungen. Diese ermöglichen es, Systeme und Abteilungen nahtlos in eine zentrale Datenbank zu integrieren. Damit erhalten Mitarbeiter online Zugriff auf die relevanten Informationen, einen vollständigen Überblick über den Projektstatus und die zentrale Verwaltung aller Facetten des Projekts.

Eine leistungsfähige Projektmanagementlösung liefert Echtzeit-Updates von Finanzberichten, erfasst Arbeitszeiten der Mitarbeiter und sorgt so für eine effektivere Steuerung ihrer Arbeitskraft. Sie überwacht die finanzielle Performance von Projekten, vergleicht tatsächliche mit budgetierten Kosten und ermöglicht einen besseren Cashflow. Auf unerwartet auftretende Probleme kann schnell reagiert, veränderte Kundenanforderungen können umgehend berücksichtigt werden.

Mehr Transparenz durch bessere Kommunikation

Nichts schadet einem Projekt mehr als mangelnde Kommunikation. Zwar kann eine Projektmanagementlösung notwendige persönliche Absprachen im Team nicht ersetzen – aber die Motivation der Beteiligten wird schon allein durch die Tatsache erhöht, dass dank des Zugangs zu den nötigen Daten inklusive des Projektstatus und der Zuarbeit, die jedes Teammitglied leistet, vollständige Transparenz über den Verlauf des Projektes hergestellt werden kann.