Buchhaltung & Controlling

Wie Sie trotz der Energiekrise für einen gesunden Cashflow sorgen

Die Buchhaltung selbst erledigen: Excel & Co. vs. Buchhaltungssoftware

Die Energiekrise macht besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland zu schaffen. Selbst großzügige Rettungspakete können die Folgen steigender Öl- und Gaspreise in vielen Branchen nur bedingt auffangen.

Neben diesem Kostendruck drohen vielen Firmen zudem Umsatzeinbußen, da viele Kunden ebenfalls sparen müssen. Angesichts steigender Ausgaben und rückläufiger Einnahmen dürften geringere Gewinnspannen künftig unvermeidbar sein. Damit Sie trotzdem gut durch wirtschaftlich schwierige Zeiten kommen, ist ein solider Cashflow wichtiger denn je.

Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie als Kleinunternehmer für einen schnelleren Zahlungseingang – und somit eine bessere Liquidität – sorgen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie:

  • warum ein gesunder Cashflow gerade jetzt so wichtig ist,
  • wie Sie schneller Ihr Geld erhalten und so Ihren Cashflow verbessern,
  • mit welchen fünf Software-Funktionen Sie Ihren Kunden das Begleichen von Rechnungen erleichtern und
  • warum die richtigen Tools für finanzielle Flexibilität entscheidend sind.

Warum ist ein gesunder Cashflow gerade jetzt so wichtig?

Grundsätzlich sollten Sie jederzeit einen genauen Überblick über Ihre Liquidität haben. Denn das ist eine wichtige Voraussetzung für ein finanziell gesundes Unternehmen und besonders in schwierigen Zeiten absolut notwendig.

Mit einem stabilen Cashflow sind Sie anpassungsfähiger und können sich leichter auf neue Marktsituationen sowie Veränderungen beim Verbraucherverhalten einstellen. Auch Ängste von Mitarbeitenden lassen sich mit einem finanziellen Polster einfacher entkräften.

Mit einer guten Liquidität gewinnen Sie zudem mehr Spielraum für wichtige Investitionen, die für das Überleben oder den anhaltenden Erfolg Ihrer Firma unerlässlich sind. Das können z.B. der Ersatz älterer Geräte durch energieeffizientere Modelle, Wärmedämmung am Gebäude oder neue Doppelglasfenster sein, um die Heizkosten zu senken.

Solche Investitionen sind nur mit einem soliden Cashflow möglich und machen wir uns nichts vor: Die Energiekrise wird wahrscheinlich weitere neue Belastungen mit sich bringen, über die wir wenig Kontrolle haben werden.

Selbst wenn Sie mit Ihrem Energieversorger (relativ) gute Vertragsbedingungen aushandeln, werden die Kosten dennoch Ihre Liquidität belasten. Ob Preiserhöhungen von Lieferanten oder steigende Transportkosten – Sie werden sich in den nächsten Monaten auf höhere Kosten und geringere Gewinne einstellen müssen.

Jetzt kommt es ganz darauf an, die richtigen Signale zu setzen. Denn neben Kostensenkungen haben Sie noch mehr Möglichkeiten, wie Sie die Folgen der allgemeinen Preisentwicklung abfangen können. Eine davon ist ein stabilerer Cashflow und der beginnt mit dem Zahlungsverhalten Ihrer Kunden.

So erhalten Sie schneller Ihr Geld und verbessern Ihren Cashflow

Verspätete Zahlungseingänge sind einer der Hauptgründe für eine geringe Liquidität. So etwas kann außerdem sehr frustrierend sein, weil Sie ja bereits Ihren Teil erbracht haben und jetzt eigentlich mit dem Geld rechnen. Zahlungsverzögerungen treffen besonders kleinere Firmen hart, die sich gegen größere, finanziell wesentlich flexiblere Unternehmen durchsetzen müssen.

Als Kleinunternehmer können Sie Zahlungsausstände nicht so gut abfedern und deshalb ist entscheidend, wie schnell Sie bezahlt werden. Grundsätzlich gilt: Ihre Kunden sollten eher früher als später bezahlen. Die gute Nachricht ist, dass Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden beeinflussen können, indem Sie den Zahlungsprozess für sie so einfach wie möglich gestalten.

Vergessen Sie nicht, dass auch Ihre Kunden mit der Energiekrise zurechtkommen müssen und womöglich eigene finanzielle Engpässe haben. Sogar Kunden, die bisher immer pünktlich gezahlt haben, lassen sich damit jetzt vielleicht mehr Zeit.

Ist das Geld knapp, kann der eigentliche Prozess der Rechnungsbegleichung mit inneren Widerständen einhergehen – insbesondere, wenn Sie Ihre Preise erhöhen mussten.

Indem Sie für Ihre Kunden das Bezahlen von Rechnungen so einfach und unkompliziert wie möglich gestalten, wirken Sie diesem Widerstand entgegen und werden wahrscheinlich zu den Lieferanten gehören, die Kunden schnell bezahlen.

Die Frage ist: Wie setzen Sie das alles am besten in der Praxis um?

Ganz einfach: Mit der richtigen Technologie.  

5 Software-Funktionen, die schnelle Zahlungen fördern

Moderne Buchhaltungssoftware bietet oft Funktionen, die den Zahlungsprozess für Kunden vereinfachen und dazu beitragen, dass Sie schneller Ihr Geld erhalten. Richtig eingesetzt, können Sie so Ihren Kunden besser entgegenkommen und sie zu pünktlichen Zahlungen motivieren.

Unser Tipp: Achten Sie bei einer Buchhaltungssoftware auf die folgenden fünf Funktionen, die das Bezahlen einfacher gestalten und entscheidend zu einem soliden Cashflow beitragen.

1. Individuell anpassbare Rechnungsdesigns

Eigentlich sollte es keine Rolle spielen, wie Ihre Rechnung aussieht, so lange sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Ob Ihr Rechnungsdesign jetzt ansprechend ist oder nicht – Sie haben Ihre Leistung erbracht und der Kunde muss lediglich wissen, wohin er den offenen Betrag überweisen soll. Soweit die Theorie. Tatsächlich hat aber Ihr Rechnungsformular seine eigene Wirkung. Wenn Sie Ihrem Kunden z.B. eine Rechnung im Stil „Tabellenkalkulation 2003“ präsentieren, könnte er vermuten, er sei nur einer von vielen offenen Posten auf Ihrer Forderungsliste.

Können Sie dagegen in Ihrer Buchhaltungssoftware das Aussehen Ihrer Rechnungen schnell und einfach mit eigenen Texten für erbrachte Leistungen, Überschriften, Farben, Logos und Zertifikaten anpassen, wirkt Ihre Rechnung insgesamt durchdachter, übersichtlicher und professioneller.

Wichtig ist außerdem, dass Sie angepasste Rechnungsformulare als Vorlage speichern können. Denn wenn Sie ein Format oder einen Stil gefunden haben, der Ihre Kunden zum schnelleren Bezahlen bewegt, sollten Sie diese Rechnungsgestaltung auf jeden Fall beibehalten.

2. Unterstützung möglichst vieler Zahlungsmethoden

Ideal ist, wenn Sie Ihren Kunden bei der Zahlungsmethode flexibel entgegenkommen. Können Ihre Kunden Rechnungen auf ihrem bevorzugten Zahlweg begleichen, verringert das die Wahrscheinlichkeit von verzögerten Zahlungseingängen, nur weil ein Kunde normalerweise eine andere Zahlungsmethode verwendet. Außerdem entkräften Sie mit flexiblen Optionen eventuelle Einwände gegen bestimmte Zahlungsmethoden.

Achten Sie darauf, dass die Software möglichst viele Zahlungsmethoden für Kunden unterstützt (z.B. Online-Payment oder Barzahlung). Auch sollte sich die Software mit den Bezahlsystemen von Zahlungsabwicklern integrieren lassen, damit Sie Kartenzahlungen akzeptieren können.

Einige Lösungen bieten weitere Funktionen, wie die Integration eines „Jetzt bezahlen“ Buttons direkt in der Rechnung.

3. Zahlungsverfolgung

Für eine lückenlose Übersicht über Ihre Einnahmen müssen Sie genau wissen, was Ihnen zusteht, wem eine Rechnung ausgestellt wurde, wer seine Rechnung angesehen sowie wer bereits bezahlt hat.

Deshalb sollte Ihre Buchhaltungssoftware auch eine Funktion zur Zahlungsverfolgung bieten. Damit können Sie auch andere im Unternehmen über den aktuellen Stand der Zahlungseingänge informieren und sich leichter auf spät zahlende Kunden konzentrieren.

Wenn Sie den richtigen Ansprechpartner im Kundenunternehmen kennen, können Sie Ihre Kommunikation leichter anpassen. Vielleicht sind ja häufigere Zahlungserinnerungen oder persönliche Anrufe statt E-Mails zielführender. Allein ein aufmerksames Verhalten kann manchmal genügen, um Kunden zum Zahlen zu bewegen.

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4. Umwandlung von Angeboten in Rechnungen

Fehler in Ihrer Rechnung sind nicht nur für Kunden irritierend und werfen ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen, sondern kosten Sie auch mehr Zeit. Womöglich dauert es dann Tage oder schlimmstenfalls mehrere Wochen, bis Sie endlich Ihr Geld erhalten.

Manchmal suchen Kunden nur nach einem Grund, um nicht zu zahlen – und ein simpler Abrechnungsfehler reicht womöglich aus, damit Ihr Kunde die Rechnungsbegleichung auf den nächsten Monat verschiebt.

Intelligente Funktionen für eine korrekte Rechnungslegung sind deshalb ein Muss. Und bei einigen Buchhaltungslösungen können Sie sogar einfach vom Kunden abgesegnete Angebote in Rechnungen umwandeln. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern Sie haben so auch schneller Ihre Rechnungen fertig, ohne dass sich Fehler einschleichen.

5. Unterstützung von Smartphones und Tablets

Läuft Ihre Buchhaltungssoftware auch auf dem Handy oder Tablet, kann das ebenfalls zu schnelleren Zahlungen beitragen.

Wenn Sie z. B. gerade beim Kunden sind und über die Abrechnung sprechen, verspricht Ihr Kunden womöglich, sofort nach Rechnungseingang zu zahlen. Bietet die Buchhaltungssoftware mobile Funktionen, können Sie den Kunden beim Wort nehmen und sofort die Rechnung erstellen.

Vielleicht will ja Ihr Kunde bei der Gelegenheit gemeinsam mit Ihnen die Einzelposten durchgehen? Das schafft nicht nur Klarheit, sondern spart Ihrem Kunden auch Zeit, weil er die Rechnung nicht noch einmal vor der Zahlung kontrollieren muss.

Mit den richtigen Tools gewinnen Sie finanzielle Flexibilität

Ein solider Cashflow ist entscheidend, damit Sie auch während der Energiekrise flexibel bleiben.

Gegen allgemeine Kostensteigerungen sind Sie wahrscheinlich wie wir alle machtlos, aber für regelmäßige Zahlungseingänge können Sie einiges tun.

Je einfacher Sie den Zahlungsprozess für Ihre Kunden gestalten, desto schneller und zuverlässiger werden sie ihre Rechnungen begleichen. Und je weniger Sie auf Zahlungseingänge warten müssen, desto besser wird Ihr Cashflow und Sie sichern sich damit die finanzielle Agilität, die Sie besonders in unsicheren Zeiten brauchen.

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