Business Intelligence: Strategien für den Mittelstand

Unternehmensdaten sind ein Segen und zugleich ein Fluch. Als Vorstand, Geschäftsführer oder Manager eines mittelständischen Unternehmens erleben Sie es fast täglich: Immer mehr Daten sammeln sich auf Ihrem Rechner. Immer komplexer werden die Herausforderungen Ihres Marktes. Immer schneller drehen sich die Problemlagen, aus denen Sie Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen müssen. Irgendwann keimt der Wunsch in Ihnen, die Komplexität zu reduzieren, aus der Daten- und Informationsflut verlässliche Entscheidungsgrundlagen zu erhalten. Das Stichwort ist Business Intelligence und ohne ein IT-basiertes Corporate Performance Management System (CPM) kommen Sie nicht weiter. Sie fragen sich: Wie beherrsche ich meine Daten besser? Ist CPM eine Lösung und was muss ich dabei bedenken?

Digitale Transformation an den Unternehmenszielen ausrichten

CPM und die technische Seite der Business Intelligence (BI) sind zentrale Bausteine für ein Unternehmen auf dem Weg zu einer Digitalen Transformation. Denn CPM greift tief in die Organisationsstruktur eines Unternehmens ein. Es braucht Akzeptanz und Unterstützung aller Abteilungen und muss an den Unternehmenszielen ausgerichtet sein. Vor allem müssen Sie als Top-Manager an der Spitze der Initiatoren stehen und alle Fachbereiche vom Sinn einer CPM-Einführung überzeugen. Am Anfang steht daher idealerweise ein abteilungsübergreifendes Projekt, das die Strategie, Ziele und die Nutzendimensionen von CPM für alle Fachbereiche definiert. Es geht um nicht weniger als um ein Zukunftsbild für die Digitale Transformation Ihres Unternehmens. Auf dieser Grundlage sollte Sie dann eine CPM-Konzeption aufstellen, die internen und externen Datenquellen identifizieren und Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) entwickeln. Erst danach kommt die Frage nach dem Tool.

BI als Methode, ein Corporate Performance Management als Ihr Werkzeug

BI ist also anfangs eine konzeptionelle Aufgabe und eine Methode, bevor die Frage nach dem Werkzeug zu beantworten ist. Zunächst müssen Sie die Datenquellen im Unternehmen identifizieren, die Messpunkte definieren und die Metriken anlegen. Diesen Teilbereich bezeichnen Experten im engeren Sinne als Business Intelligence oder auch Business Analytics. Dafür müssen Sie die Erwartungen an das CPM im Management und bei den Abteilungen erheben. Im Kern steht die Frage, welche Prozesse das Corporate Performance Management unterstützen, beschleunigen oder absichern soll und welche Informationsdefizite auszugleichen sind. Mit den Antworten aus den Fachabteilungen über künftige Erwartungen können Sie die BI-Strategie festlegen, die Ihr Unternehmen künftig umsetzen möchte. Darin müssen Sie dann auch bestimmen, welche KPIs Sie künftig generieren wollen.

Unternehmensführung durch Kennzahlen

Leistungskennzahlen haben die Aufgabe, aus der Unmenge an täglich anfallenden Daten die für das Management wichtigen herauszufiltern und sie in Beziehung zueinander und zu den Zielen des Unternehmens zu setzen. Jedes Unternehmen braucht ein zu ihm passendes KPI-Set, das von zahlreichen Parametern abhängig ist. Dienstleister benötigen andere KPIs als produzierende Unternehmen. Die Gemeinsamkeit bei beiden ist, dass sie Finanz-KPIs zur Steuerung benötigen. Um einen Markt und seine Wettbewerber einschätzen sowie die eigene Position bestimmen zu können, brauchen Sie darüber hinaus auch Branchenkennzahlen, die Verbände, Marktforschungsunternehmen und Statistikämter zur Verfügung stellen. Erst  wenn die Strategie steht, alle Datenquellen identifiziert und die KPIs definiert sind, stehen Sie vor der Frage, mit welchem BI-Werkzeug Sie ihr Corporate Performance Management organisieren wollen.

BI-Tool für den Mittelstand

Natürlich wollen Sie nun nicht Ihre komplette IT erneuern, um Ihre Daten künftig auszuwerten. Wenn Sie beispielsweise schon ein Sage-Produkt für das Finanz- und Rechnungswesen oder die HR-Arbeit einsetzen, könnten sie diese Anwendungen in die Sage Business Cloud migrieren. Hier stehen Ihnen dann BI-Auswertungstools zur Verfügung, um Ihre zuvor definierten KPIs in übersichtlichen Grafiken darstellen zu lassen. Die Kosten sind überschaubar, Investitionen sind fast nicht nötig. Allerdings sollten Sie den internen Aufwand für die CPM-Konzeption und Strategie sowie die Migration einkalkulieren.