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Das Ende der Galgenfrist: Registrierkassenpflicht & Pflicht für elektronische Buchhaltung ab 2017

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Registrierkasse

Steuerrisiko: Ist Ihre Registrierkasse GoBD-konform?

Kassensysteme waren bisher selten manipulationssicher. Kein Wunder also, dass dies der Steuerverwaltung schon lange ein Dorn im Auge war. Mit den seit dem 1. Januar 2017 geltenden „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ (GoBD) verschärft der Bundesfinanzminister nun die Aufzeichnungspflicht sowie die Anforderung an die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen. Und mit dem neuen Gesetz zum „Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ führt der Fiskus die unangemeldete Kassen-Nachschau ein. Diese beiden Neuerungen haben für viele Unternehmen weitreichende Folgen.

Die neuen GoBD: Das müssen Sie beachten

Die neuen Bestimmungen der GoBD beziehen sich vor allem auf die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Unveränderbarkeit von elektronischen Belegen. Das Bundesministerium für Finanzen konkretisiert damit die Anforderungen an eine elektronische Buchführung und schafft Rechtssicherheit für die Unternehmen.

Die wichtigste Konsequenz der neuen GoBD ist: Aufzeichnungen für die Buchhaltung dürfen nicht mehr in Office-Dokumenten erfolgen. Denn mit der ersten Erfassung müssen Belege unveränderbar abgelegt werden. Office-Dokumente erfüllen diese Anforderung nicht. Wenn Sie also bisher Ihre Buchhaltung mit Excel oder Word organisierten, ist dies seit dem 1. Januar 2017 nicht mehr zulässig. Es drohen empfindliche Strafen sowie im schlimmsten Fall eine Steuerschätzung mit hohen Nachzahlungen. Handlungsbedarf ist also akut vorhanden, wollen Unternehmen ihre organisatorischen Prozesse korrekt auf die Anforderungen der GoBD umstellen.

Diese verschärften Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten wirken sich auch auf den Betrieb von Kassensystemen aus, die selbstverständlich ebenfalls GoBD-konform sein müssen. Im Folgenden werden die ebenfalls seit dem 01.Januar 2017 geltenden neuen Anforderungen an die Kassensysteme erläutert.

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Kassenrichtlinie: Die alte manuelle Handkasse ist nicht betroffen

Die gute Nachricht vorneweg: Manuell geführte Barkassen in kleinen Geschäften sind auf ausdrücklichen Wunsch der Bundesregierung nicht von den Neuerungen betroffen. Einzelhändler mit geringen Umsätzen und keinen Mitarbeitern, die also nur wenige Kunden am Tag bedienen und auch bisher keine Registrierkasse verwendet haben oder eine mechanische Registrierkasse besitzen, können wie gewohnt weitermachen. So lange Sie also keine elektronischen Kassensysteme zur automatischen Aufzeichnung und Verbuchung Ihrer Umsätze betreiben, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Wenn Sie aber zu der Mehrheit der Gastronomen und Einzelhändler gehören, die die Vorzüge einer Registrierkasse nutzen, besteht nun akuter Handlungsbedarf, um den GoBD Genüge zu tun.

Alle Eingaben sind elektronisch unveränderbar zu protokollieren

Grundsätzlich müssen alle Registrierkassen ab dem 1. Januar 2017 ausnahmslos jeden Vorgang aufzeichnen und gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern. Dies betrifft jeden Bedienvorgang an der Kasse wie Verkauf, Storno oder Umtausch. Alle Zugriffe auf die Kasse muss das System detailliert, einzeln und elektronisch protokollieren. Für alle im Kassensystem hinterlegten Artikel, Warengruppen und Preise müssen Sie Änderungen mit einer Historie dokumentieren und diese ebenfalls aufbewahren. Ihre Aufzeichnungen müssen Sie dem Finanzamt auf Anforderung jederzeit in elektronischer Form übergeben können. Die Daten müssen vor allem unveränderbar und manipulationssicher sein und alle Änderungen für Auswertungen und Programmierungen müssen Sie ebenfalls dokumentieren. Und das alles für zehn Jahre!

Genau daran scheitern ältere Kassensysteme häufig, da sie zu wenig Speicherkapazitäten haben und deshalb bei einem Kassenabschluss alle Daten löschen. Wenn Ihr aktuelles Kassensystem die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten wie Journal-, Auswertungs-, Programmierungs- und Stammdatenänderung noch nicht leisten kann, müssen Sie diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger speichern.

Doch gibt es überhaupt noch so viele Unternehmen, die hier nachrüsten müssen? Die Antwort lautet Ja. Eine Umfrage von LocaFox POS hat ergeben: noch rund 30% der Händler benötigen ein neues Kassensystem für 2017. 15% hingegen wissen überhaupt nicht, ob ihre derzeitige Kasse den Vorgaben entspricht. Handlungsbedarf ist also nach wie vor vorhanden.

Unangemeldete Kassen-Nachschau bereits ab 2018

Ende 2016 haben Bundesrat und Bundestag zudem ein weiteres Gesetz beschlossen. Das Gesetz „zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ trat mit der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt zum 1. Januar 2017 in Kraft. Kernpunkt ist, dass Kassensysteme spätestens ab 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung geschützt werden müssen. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Dieses Speichermedium muss künftig für eine Außenprüfung des Finanzamtes jederzeit verfügbar sein. Das Gesetz führt zudem das neue Prüfinstrument der „Kassen-Nachschau“ ein, welches nach Informationen des Handelsblattes wohl bereits ab 2018 angewendet werden kann. Mit der Kassen-Nachschau können Finanzämter unangemeldet in Ladengeschäften und Gaststätten prüfen , ob der Betreiber seinen Aufzeichnungspflichten und Buchungen von Kasseneinnahmen und – ausgaben ordnungsgemäß nachkommt. Zudem ist eine Neuanschaffung oder Außerbetriebnahme einer Registrierkasse dem Finanzamt künftig zu melden.

Fazit

Auch wenn die offene Handkasse für Bargeschäfte in Deutschland weiterhin zulässig ist, stehen nun alle Betreiber von Registrierkassensystemen unter der hundertprozentigen Kontrolle der Finanzämter. Mit den GoBD sowie dem neuen Gesetz zum Schutz von Kassensystemen sind Manipulationen nun unmöglich. Wenn Sie Ihr bestehendes Kassensystem noch nicht auf die neuen gesetzlichen Anforderungen eingerichtet haben, sollten Sie dies nun unbedingt nachholen. Fragen Sie im Zweifelsfalle bei dem Hersteller Ihres Kassensystems, ob dieses auch mit dem ab 2020 geltenden Manipulationsschutz nachzurüsten ist. Sollte dies nicht der Fall sein, sollten Sie unmittelbar die Neubeschaffung eines modernen Kassensystems einleiten.

Es gilt also: Die Galgenfrist für Unternehmen bei den Themen GoBD und Kassenrichtlinie ist abgelaufen! Es kann nicht nachdrücklich genug darauf hingewiesen werden, dass auch die letzten Nachzügler dringendst mit der Umstellung ihrer Systeme beginnen müssen, wollen sie empfindliche Strafen durch den Fiskus vermeiden. Eine elektronische Buchhaltung bietet zudem deutliche Vorteile an Zeit und Gesetzeskonformität. Dabei gibt es bereits einfache Lösungen vom Einsteiger und Nichtbuchhalter bis hin zum Buchhaltungsexperten, die zuverlässig Ihre Buchhaltung GoBD-konform unterstützen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.