Der Erfolgsgarant für gelungene Projekte

Die meisten Projekte sind heute entweder sehr komplex oder es laufen zahlreiche parallel. So oder so sind es sehr viele Details und Termine, die Projektverantwortliche ständig im Kopf und im Blick haben müssen. Wenn Projekte scheitern, gibt es vielfältige Gründe dafür. Software hilft, dass Projekte pünktlich, im Budget und ohne Mängel fertig werden.

Projekte: Sind wir im Zeitplan?

Wie laufen die Kosten in Projekt X? Welche Rechnungen können wir stellen? Einer der größten Vorteile guter ERP-Lösungen sind leicht verständliche Übersichten in Echtzeit. Sie schaffen eine hohe Transparenz. Und davon profitieren sowohl die Mitarbeiter in den Projekten als auch das Management.

Mit wenigen Klicks sieht der Projektverantwortliche, was in seinen Projekten gerade läuft und was als nächstes getan werden muss. Die operativen Details also, die den Arbeitstag bestimmen. Sind alle Projekte des Unternehmens gleichermaßen in der Projektverwaltung eingerichtet, kann auch eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung schnell ersehen, was zu tun ist. Da das System alle Informationen verwaltet, ist auch Teamwork reibungslos möglich.

Statt Detail für Detail erhält die Führungsebene auf Anhieb zusammengefasste, aggregierte Zahlen und Darstellungen. Das ist eine solide Grundlage für Managemententscheidungen.

Nahtlose Integration

Dieser hohe Grad an Übersicht wird möglich, wenn Projekte komplett in einem System gepflegt werden, das im ERP-System integriert ist. So arbeiten alle Beteiligten immer mit den aktuellsten Daten.

Im Gegensatz zu IT-Infrastrukturen mit separaten Systemen für Warenwirtschaft, Projektgeschäft, Buchhaltung etc. entfallen bei einer integrierten Lösung die mehr oder weniger schnellen Datensynchronisierungen zwischen den Einzellösungen. Auch Wartung und Absicherung sind einfacher, wenn ein Projektmanagement-Modul integriert ist.

Für die Projektarbeit ist eine ERP-Lösung mit Projektmodul der Idealfall. Hier gibt es keinen Aktualitätsversatz zwischen Daten verschiedener Bereiche und Änderungen sind sofort in allen ERP-Modulen wirksam.

Projekte planen und justieren

Waren früher viele Projekte noch von erfahrenen Mitarbeitern im Alleingang handhabbar, sind bei der heutigen Projektfülle und bei Teamwork formalere Methoden unumgänglich. Dabei wird ein Projekt mit allen seinen Eckdaten und Bestandteilen digital erfasst und geplant.

Stakeholder, die gesamte Kommunikation und Dokumente werden mit dem Projekt verknüpft. Meilensteine markieren die Termine der einzelnen Projektabschnitte. In der Plantafel oder anderen Tools werden auch die nötigen Ressourcen eingetragen. Sich ergebende Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen werden.

Jede Nachjustierung und Umplanung wird sofort wirksam beziehungsweise kann auf ihre Realisierbarkeit überprüft werden: Sind die Materialien, die Maschinenkapazitäten oder die Fachkräfte dafür verfügbar? All das wird schnell ersichtlich.

Prozesse – automatisiert und schlank

Digitale Workflows optimieren die Prozesse – und zwar abteilungsübergreifend. Vor allem aber automatisieren sich somit viele Abläufe. Ins ERP fließen Maschinendaten, Produktionszahlen, per GPS erfasste Arbeitszeiten von Außendienst-Servicekräften und vieles mehr. Die Nähe zum ERP macht es möglich, dass diese Daten direkt in den Projektstatus einfließen. Die Nacherfassung von Arbeitszeiten entfallen und die saubere Abrechnung gegenüber dem Kunden wird transparenter.

Und die Automatisierung steht eher noch am Anfang. Künstliche Intelligenz wird in den kommenden Jahren immer komplexere Aufgaben übernehmen können und nahtlos in ERP-Systeme integriert sein.

Fazit

Eine sehr gute Basis für leistungsstarkes Projektmanagement ist ein vollwertiges ERP-System, ergänzt um passende Module. Es schafft ein Framework und Prozesse für mehr Effizienz. Es erlaubt dem Unternehmen schneller, flexibler und intelligenter zu agieren. Worauf Sie bei der Einführung achten sollten, fasst unser Ratgeber „Schritt für Schritt zur passenden ERP-Lösung“ zusammen.