Die Buchhaltung selbst erledigen: Excel & Co. vs. Buchhaltungssoftware

Um eine saubere Buchhaltung und Finanzführung kommen Freelancer ebenso wenig herum wie KMUs und größere Unternehmen. Verschiedene – für die meisten KMUs mittlerweile unverzichtbar gewordene – Tools und Software-Lösungen erleichtern die Buchhaltung enorm. Die Suche nach der richtigen Buchhaltungssoftware ist nicht ganz einfach, hängt diese doch stark von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Einige Must-haves einer Buchhaltungssoftware lassen sich aber ohne Probleme benennen. Ob modular aufgebaute Tools eine sinnvolle Alternative zu ganzheitlich orientierten Buchhaltungssoftware-Programmen sein können, bleibt fraglich.

Must-haves einer Buchhaltungssoftware

Die folgenden Punkte sollten von Software-Programmen abgedeckt werden, um KMUs eine übersichtliche Buchhaltung und Finanzführung zu ermöglichen:

• Steuer: Hilfsmittel zur korrekten Steuererklärung (speziell der regelmäßig einzureichenden Umsatzsteuervoranmeldung) sind ein absolutes Must-have. Kompatibilität mit ELSTER ist empfehlenswert.
• DATEV-Schnittstelle: Die Buchhaltungssoftware des Softwarehauses DATEV ist im Steuerberatermarkt so weit verbreitet, dass eine entsprechende Schnittstelle heute nahezu unabdingbar ist, um sinnvoll mit den Unternehmenssteuerberatern zusammenarbeiten zu können.
• Rechnungsstellung und -zuordnung: Auch eine (teil-)automatisierte Rechnungsstellung und Rechnungszuordnung ist für Unternehmen unverzichtbar.
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Die regelmäßig anfallende Lohn- und Gehaltsabrechnungen können von entsprechenden Programmen schnell und zuverlässig abgewickelt werden.
• Kontenabgleich: Der Abgleich von Geldeingängen und Geldausgängen auf Bankkonten ist ein mehr als nur sinnvolles Feature.
• Support: Ein Kundensupport sollte – insbesondere bei ganzheitlich ausgerichteten Softwarelösungen – Standard sein.
• Beratung: Viele KMUs wünschen sich eine automatische, in der jeweiligen Software integrierte Steuerberatung. Eine solche ist vielleicht kein absolutes Must-have, aber sicherlich sehr sinnvoll.

Excel und Co. – günstige, modular aufgebaute Software-Alternativen

Ganzheitliche Softwareprogramme können – abhängig vom Umfang ihrer Leistung – ganz schön ins Geld gehen. Für Freelancer und Kleinstunternehmen mit sehr niedrigem Budget bietet es sich daher an, nach kostenlosen bzw. günstigen Alternativen Ausschau zu halten. Genannt werden können in diesem Zusammenhang beispielsweise die folgenden Tools:

• Excel: Excel ist zweifellos der Klassiker, wenn es um kostengünstige Buchhaltungsprogramme geht. Die Tabellen und vielfältigen Funktionen erleichtern einzelne Bereiche der Buchhaltung in hohem Maße.
• MMS Kassenbuch: Das kostenlose Softwareprogramm MMS Kassenbuch legt den Fokus auf eine Erleichterung der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und verfügt entsprechend auch über eine DATEV-Schnittstelle.
• MonKey Office: Eine Einnahmen- und Ausgabenübersicht ist mit der ebenfalls kostenlosen Software MonKey Office möglich. MonKey Office ist sowohl für Mac als auch für Windows erhältlich.

Ganzheitliche Software – Für KMUs alternativlos

Eine geschickte Kombination von Einzelprogrammen ist – nicht zuletzt wegen fehlender Kompatibilitäten der Programme untereinander – sehr zeitaufwendig. Was in Folge der möglichen Ersparnisse für Freelancer und Kleinstunternehmen sinnvoll sein kann, ist für KMUs in der Regel keine wirkliche Alternative. Ganzheitliche, webbasierte Softwareprogramme sind hier das Maß der Dinge. Ein weiterer gewichtiger Vorteil kostenpflichtiger, ganzheitlich orientierter Buchhaltungssoftwareprogramme wie sie Sage Business Cloud Buchhaltung anbietet: Mit Cloud-Lösungen machen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich.