Die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer Unternehmenslösung

Alle wichtigen Geschäftsprozesse von Kommunikation, Entwicklung über Produktion bis zu Vertrieb, Lager und Buchhaltung steuern. Das ist in Zeiten der Digitalisierung mit einer Unternehmenslösung möglich. Flexibel sollen sie sein, agil und skalierbar und auch innovative Technologien abbilden. Doch wie spürt man die beste Lösung für sein Unternehmen in einem Markt auf, der so vielfältig und komplex ist? Welche Funktionen, welche Architektur, welche Dynamik muss diese  Anwendung haben? Damit Ihre ERP-Lösung Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen standhalten kann, will die Wahl des Systems und des Anbieters gut geplant sein. Unsere Infografik zeigt die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer passenden Unternehmenslösung.

 

Was soll mit der Einführung einer Unternehmenslösung erreicht werden?

Grund für den Kauf einer Unternehmenslösung sollte der Wunsch sein, die täglichen Abläufe zu verbessern. Was wollen Sie mit der Einführung erreichen? Eine Analyse der momentanen Geschäftsprozesse – gemeinsam mit Fachabteilungen, IT und Führungskräften – legt dann offen, was der Erreichung dieser Ziele aktuell im Weg steht. Beschreiben Sie Ihre Soll-Prozesse ausführlich in einem Lastenheft, das die Anforderungen an die Software definiert – achten Sie aber darauf, flexibel zu bleiben. Die heutige agile IT sollte Ihnen den Raum für jederzeitige Optimierungen lassen.

Funktional-operative Ziele einer ERP-Einführung sind straffere, schnellere und standardisierte Fertigungsprozesse oder eine höhere Transparenz über das Finanz-, Auftrags- und Personalwesen. Auch Prozess-, Produktions- oder Lagerhaltungskosten zu senken, kann ein Ziel sein. Plant Ihr Unternehmen, zu expandieren oder neue Märkte und Vertriebswege zu erschließen? Müssen nationale und internationale gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden? Definieren Sie Ihre Ziele klar. Das gemeinsame Verständnis ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor beim Kauf einer ERP-Lösung.

1. Auswahlrunde: Marktsondierung

Grenzen Sie anhand Ihres Lastenhefts die Zahl der potenziellen Kandidaten auf höchstens ein Dutzend ein. Orientieren Sie sich dabei an der Branche, der Internationalität sowie vorhandenen Referenzen.

Was möchte Ihr Unternehmen mit dem Kauf einer ERP-Lösung erreichen, und was kann es leisten?

Ihre strategische Ausrichtung bildet die Basis für die Auswahl einer ERP-Lösung. Die Anforderungen Ihrer Branche – ob Großhandel, Produktion oder Dienstleistungen – legen oft schon spezialisierte Lösungen nahe. Bei geplanter internationaler Expansion bedarf es einer internationalen, mehrsprachigen sowie länder- und währungsübergreifenden Lösung mit nationaler Expertise. Rechtliche Rahmenbedingungen unterscheiden sich von Land zu Land. Starkes Wachstumsbestreben erfordert flexibel erweiterbare, skalierbare Software aus der Cloud. Unternehmen mit mehreren Standorten und Tochterfirmen können auf sogenannte Tier-2-ERP-Architekturen zurückgreifen, um diese zwar in die Gesamtlösung zu integrieren, gleichzeitig aber deren Flexibilität im Funktionsumfang der Software zu nutzen und Kosten zu sparen.

Natürlich soll die ERP-Lösung nicht nur zum Unternehmen passen, sondern auch rentabel sein. Um das zu ermitteln, hilft ein Blick auf den erwarteten Return on Investment (ROI), der die erwarteten positiven Effekte einer Investition in ERP – etwa durch optimierte Prozesse, höhere Umsätze, neue Geschäftsmodelle oder Gewinne – den Kosten – etwa für Beratung, Implementierung und Anpassung – gegenüberstellt. Zu den positiven Effekten zählen auch solche auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden, die durch höhere Transparenz und einen besseren Überblick über die Prozesse gesteigert wird.

Welche Anforderungen stellen Sie an Ihre Unternehmenslösung?

Sind Sie sich über Ihre Ziele sowie die strategischen und kostentechnischen Rahmenbedingungen im Klaren, gilt es, spezifische Anforderungen an die Funktionstiefe zu stellen. Für hochdynamische, junge und wachsende Unternehmen bietet sich eine generalistische Standardsoftware an, die zentrale Unternehmensbereiche abdeckt und meist Best Practices mitbringt. Im Gegensatz dazu sollten etablierte Unternehmen, die bereits über breite Prozesserfahrung verfügen, auf spezifischere Branchensoftware zurückgreifen, die auch individuelle Prozesse gut abbilden kann.

Auch die IT-Architektur sollte sich nach den individuellen Bedürfnissen richten. Werden Speziallösungen für einzelne Bereiche wie etwa Buchhaltung, Produktion und Qualitätssicherung benötigt, können gemäß dem Best-of-Breed-Ansatz einzelne Lösungen verschiedener Anbieter über Schnittstellen verbunden werden. Eine serviceorientierte Architektur (SOA) kann die unterschiedlichsten Anwendungen vernetzen – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Im Gegensatz dazu stellen Best-of-Suite-Lösungen Komplettlösungen dar, die einzelne Speziallösungen integrieren – mit geringerer Funktionstiefe, aber leichterer Handhabung. Cloud-Lösungen stellen Speicherkapazitäten, Rechenleistung und Anwendungen über das Internet bereit – mit maximaler Flexibilität bei Funktionsumfang, Nutzungsdauer und Nutzerzahl. Diese Agilität erhöht das Innovationstempo.

2. und 3. Auswahlrunde: Konkrete Lösungen für Geschäftsprozesse

Mit einem detaillierten Lastenheft, das zentrale Geschäftsprozesse und Anforderungen enthält, erstellen die Kandidaten konkrete Lösungsvorschläge und erste Angebote. Aus diesen gehen bestenfalls Konzepte zu Architektur, Funktionsumfang und Kostenstruktur hervor. Wenige Finalisten dürfen dann konkrete Lösungsszenarien vorstellen.

Welcher Anbieter passt zu Ihnen?

Haben Sie Ihre Auswahl im Hinblick auf Funktionen, Technologie und Kosten genauer eingegrenzt, gilt es, einen Anbieter zu finden, der Sie nicht nur kompetent begleitet, sondern Ihnen auch ein gutes Gefühl für eine langjährige Zusammenarbeit gibt. Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe gelingt nur, wenn der Anbieter zur eigenen Unternehmenskultur passt und für die Trends der Zukunft, die Sie planen, gewappnet ist. Dazu gehört auch ein zuverlässiges Service- und Wartungsmodell. Referenzen über bisherige Branchenerfahrungen und verlässliche Prognosen zur wirtschaftlichen Stabilität geben die nötige Sicherheit.

Ein guter ERP-Anbieter bringt sowohl technische als auch unternehmerische Kompetenzen in ein transparentes Einführungsmodell ein, das die Planung, Realisierung und Nutzung der Lösung umfasst. Dazu gehört, einen Projektplan inklusive eines Anwendungskonzepts zu erstellen, der auf Ihren Wünschen und geplanten Meilensteinen aufbaut. Der Anbieter sollte Sie sowohl bei der Installation, beim Systemtest und dem Feintuning unterstützen als auch die künftigen Anwender schulen, betreuen und Geschäftsprozesse im Betrieb stetig optimieren.

4. Auswahlrunde: Finale Entscheidung

Entscheiden Sie sich abschließend für einen Partner auf Augenhöhe, der Ihnen nicht nur Leistungsfähigkeit und guten Service bietet, sondern auch die nötige Sicherheit bietet und ein gutes Gefühl für die weitere Zusammenarbeit schenkt.

Überlassen Sie beim Kauf einer Unternehmenslösung nichts dem Zufall

Die Wahl der richtigen ERP-Lösung ist keinesfalls eine rein technische Angelegenheit. Es geht um das Herzstück Ihres Unternehmens, das sich in Ihre Kultur, Ihren Arbeitsalltag und Ihre Zukunftspläne einfügen muss. Werden Sie sich daher Ihrer Ziele, Rahmenbedingungen und Anforderungen bewusst. Wählen Sie dann einen Anbieter, der Ihnen die nötige Architektur sowie das Personal und die Services bietet, die Ihr Unternehmen bei seiner Entwicklung wirklich voranbringen.