Enterprise Resource Planning

In Unternehmen laufen verschiedene Geschäftsprozesse wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Logistik, Personalwesen sowie Finanz- und Rechnungswesen ab, die für die Führung eines Unternehmens relevant sind. Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) bildet diese Geschäftsprozesse mithilfe von entsprechenden Modulen digital in einer Datenbank ab und führt sie in einer gemeinsamen Datenverwaltung zusammen. Mit diesen ERP-Modulen unterstützt das System den gesamten Unternehmensbetrieb, egal in welcher Industrie.

Eine ERP-System-Definition könnte also wie folgt lauten: Unter einem ERP-System versteht man eine IT-gestützte Softwarelösung, die darauf abzielt, die verschiedenen Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu integrieren, zu steuern und zu automatisieren. Da alle Module auf eine zentrale Datenbank zugreifen, wird eine nahtlose Kommunikation, ein direkter Datenfluss und eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Tätigkeitsfeldern ermöglicht. Dadurch können die Effizienz gesteigert, die Informationsverfügbarkeit verbessert und viele Geschäftsprozesse optimiert werden.

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Das Wichtigste in Kürze:

• Ein ERP-System integriert und automatisiert Geschäftsprozesse, indem es die entsprechenden Module in einer zentralen Datenbank zusammenführt
• Es verschafft Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil, da das ERP-System es ihnen ermöglicht, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden
• Es unterstützt das Management durch Echtzeitdaten, ermöglicht fundierte Entscheidungen und fördert die Anpassung an Marktbedingungen
• ERP-Systeme steigen die Effizient und Produktivität, senken Kosten durch Prozessautomatisierung und verbessern Datenintegrität und -sicherheit
• Es bietet Funktionen für Finanzen, Logistik, Produktion, Personalwesen und weitere Bereiche, sodass diese optimal miteinander vernetzt sind
• Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung, Schulung der Mitarbeiter und kann mehrere Monate dauern

Inhaltsverzeichnis

ERP-Systeme einfach erklärt

Enterprise Resource Planning bedeutet grundsätzlich, die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens optimal zu steuern. Zu diesen Ressourcen zählen unter anderem Mitarbeiter, Kapital und Betriebsmittel. Die Mitarbeiter generieren aus den gesammelten Daten der verschiedenen Unternehmensbereiche wichtige Informationen.

Die Aufgabe des Managements ist die taktisch und strategisch geschickte Steuerung der zur Verfügung stehenden Ressourcen mithilfe von ERP-Systemen. Die konsolidierten Daten erleichtern die Planung und Koordination über die verschiedenen Unternehmensebenen hinweg. Dabei spielt die Geschwindigkeit der Anpassung besonders im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit eine bedeutende Rolle.

Warum ist ein ERP-System wichtig?

Die Bedeutung eines ERP-Systems kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Da sich alle Daten des Unternehmens in dieser zentralen Datenbank befinden, ist eine ERP-Software für die effiziente Steuerung und Automatisierung der Geschäftsprozesse entscheidend. Im Folgenden sind einige Aspekte aufgelistet, warum ein Enterprise-Resource-Planning-System so wichtig ist:

• Es unterstützt mit seinen Echtzeitdaten die Geschäftsleitung dabei, den Überblick über die vorhandenen Geschäftsprozesse zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen
• Es gibt Managern Tools und Informationen an die Hand, die sie benötigen, um sich rasch an sich verändernde Marktbedingungen anzupassen
• Es verschafft Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil, da das ERP-System es ihnen ermöglicht, agiler und wettbewerbsfähiger zu werden
• Es verhindert Doppelarbeit, da alle Abteilungen mit einer zentralen Datenbank arbeiten, wodurch Zeit und Ressourcen eingespart werden
• Es ermöglicht, bestehende Prozesse zu analysieren und kontinuierlich zu optimieren, was zu einer erhöhten Effizienz und geringeren Kosten führt.

Und auch die einzelnen Abteilungen profitieren von ERP-Softwarelösungen, da beispielsweise Finanzteams ihre Bücher zügiger abschließen, Vertriebsteams Kundenaufträge besser verwalten und Buchhaltungen die Lieferanten pünktlich bezahlen können.

Ziele von ERP-Systemen

Idealerweise deckt das Enterprise-Resource-Planning-System in der zentralen Datenverwaltung sämtliche Unternehmensbereiche ab. Mithilfe von ERP-Systemen will das Management das Unternehmen schneller an Markt- und Unternehmensveränderungen anpassen und sämtliche Geschäftsprozesse optimieren.

Ein passender Vergleich ist das Cockpit eines Passagierflugzeugs. Dort rufen die Piloten alle notwendigen Ressourcen ab und steuern diese gegebenenfalls. Der Kurs des Unternehmens oder einer Abteilung kann mithilfe der durch Enterprise Resource Planning gewonnenen Informationen rechtzeitig geändert werden.

Die Ziele eines ERP-Programms sind daher Folgende:

1. Integration von Geschäftsprozessen: Alle Unternehmensbereiche werden in einer zentralen Plattform zusammengeführt, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.
2. Effizienz- und Produktivitätssteigerung: Die Automatisierung von Prozessen reduziert manuelle Eingriffe und hilft bei der Optimierung von Arbeitsabläufen.
3. Verbesserte Datenintegrität und -sicherheit: Das ERP-System gewährleistet, dass die Daten konsistent, zuverlässig und sicher gespeichert werden.
4. Echtzeit-Datenzugriff und -analyse: Die bereitgestellten Informationen sind in der Regel auf dem aktuellsten Stand, sodass eine strategische Planung ohne Verzögerungen erfolgen kann.
5. Kostensenkung durch Automatisierung und Prozessoptimierung: Betriebskosten können gesenkt werden, indem ineffiziente Prozesse identifiziert und minimiert werden.
6. Bessere Entscheidungsfindung: Die Geschäftsleitung wird mit präzisen Daten und Analysen dabei unterstützt, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Ausrichtung und den Erfolg des Unternehmens massiv beeinflussen können.

Die genannten Ziele tragen dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Stabilität eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die Optimierung von Prozessen und den effizienten Einsatz von Ressourcen können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren. Zudem fördert die Datenanalyse in Echtzeit innovative Ansätze in der Entscheidungsfindung.

ERP-Funktionen: Das muss eine ERP-Software können

ERP-Programme spielen eine entscheidende Rolle in der modernen Unternehmensführung, indem sie verschiedene Bereiche effizient integrieren und verwalten. Generell kann eine ERP-Software alle Abteilungen eines Unternehmens im System abbilden. Da es sich jedoch um eine abteilungsübergreifende IT-Lösung handelt, sind bestimmte Funktionen von größerer Bedeutung als andere. Vier grundlegende Funktionsbereiche stechen dabei besonders hervor: Finanzen, Logistik, Produktion und Personalwesen.

Im Finanzwesen umfassen die wichtigsten Funktionen die Buchhaltung (inkl. Finanz-, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung), das Controlling und das Rechnungswesen. Zusatzfunktionen wie die Zahlungsverwaltung, Liquiditätsmanagement, Mahnwesen, Abschreibungen und der Jahresabschluss unterstützen eine präzise Finanzplanung.

Im Bereich Logistik sind die Lagerverwaltung, der Vertrieb sowie der Ein- und Verkauf von zentraler Bedeutung. Die Materialwirtschaft wird durch Zusatzfunktionen wie die Materialdatenverwaltung und -disposition, Rechnungsbearbeitung sowie den Wareneingang und -ausgang optimiert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Bei der Produktion konzentrieren sich die Kernfunktionen auf die Produktionsplanung und -steuerung, einschließlich der Mengen-, Termin- und Kapazitätsplanung und Fertigungsaufträge. Zusätzliche Funktionen wie Arbeitsplan-, Arbeitsplatz- und Stücklistenverwaltung sowie die Materialbedarfsplanung tragen zur Effizienzsteigerung in der Fertigung bei.

Zu guter Letzt sind im Personalwesen die Lohnbuchhaltung, das Recruiting und die Mitarbeiterverwaltung essenziell. Unterstützende Funktionen wie Versetzungen und Stellenbesetzungen, Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmaßnahmen und Gehaltsanpassungen ermöglichen eine ganzheitliche Betreuung der Mitarbeiter.

Darüber hinaus kann ein ERP-System auch branchenübergreifende Funktionen wie Dokumenten- und Workflowmanagement, Berichtswesen, Projektmanagement, Marketing & Vertrieb oder Qualitätsmanagement beinhalten. Und auch Schnittstellen zum hauseigenen CRM-System oder Supply Chain Management sind möglich. Dadurch sind alle Unternehmensbereiche optimal miteinander vernetzt und können ideal zusammenarbeiten.

Entwicklung von ERP-Systemen

Historisch betrachtet ist die Produktionsplanung eine der ursprünglichen Funktionen eines ERP-Systems, welches früher als PPS-System (Produktionsplanung und Steuerungssystem) bekannt war und auf die Materialbedarfsplanung folgte.

Den Grundstein für integrierte Softwarelösungen legten ERP I-Systeme, die PPS-Systeme um die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft erweiterten. Nach ihnen kamen die ERP II-System. ERP II steht dabei für die zweite Generation der Enterprise-Resource-Planning-Systeme. Diese integrieren neben internen Prozessen zusätzlich unternehmensübergreifende Bereiche. Zu den erweiterten ERP-Funktionen gehören das Supply Chain Management (SCM) sowie das Customer Relationship Management (CRM). Mit ERP II können alle Arten von Prozessen bearbeitet werden, egal, ob sie extern oder intern ablaufen.

Moderne ERP-Systeme umfassen inzwischen cloudbasierte Lösungen, die eine größere Skalierbarkeit und Flexibilität bieten. Sie sind zudem ideal für Unternehmen geeignet, die besonders agil sind, eine einfache Integration bevorzugen und den Zugriff auf Daten in Echtzeit benötigen.

Wie erfolgt die Einführung eines ERP-Systems?

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss. Hier sind die wichtigsten Schritte:

1. Planung und Vorbereitung: Zuallererst müssen die Ziele und Erwartungen an das ERP-System definiert werden. Anschließend wird ein engagiertes Projektteam zusammengestellt, das die Einführung des ERP-Systems überwacht.
   
2. Erstellen eines Fahrplans: Ein klarer Fahrplan hilft, den gesamten Implementierungsprozess zu strukturieren. Dazu gehören Meilensteine, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.
   
3. Bedürfnisanalyse: Eine gründliche Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse ist entscheidend, um die spezifischen Anforderungen an das ERP-System festzulegen. Wichtig ist bei diesem Schritt, dass alle betroffenen Abteilungen in die Bedürfnisanalyse einbezogen werden.
   
4. Datenmigration und -integration: Als Nächstes folgt die Übertragung der existierenden Daten in das neue System. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die Daten korrekt migriert und an der richtigen Stelle in das ERP-System integriert werden.
   
5. Anpassung und Konfiguration eigener Prozesse: Das ERP-System sollte zudem an die spezifischen Abläufe und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dazu werden Module und Funktionen an die entsprechenden Geschäftsprozesse angepasst.
   
6. Schulung der Mitarbeiter: Ist das ERP-Programm eingerichtet, ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Dadurch können alle Benutzer das System effektiv nutzen, was wiederum die Akzeptanz erhöht und Fehler reduziert.
   
7. Testen und Einführen: Vor der endgültigen Einführung sollte das System ausgiebig getestet werden, um sicherzustellen, dass alle Funktionen wie gewünscht funktionieren. Anschließend kann das System live gestellt werden.
   
8. Wartung und kontinuierliche Verbesserung: Nach der Einführung ist es wichtig, regelmäßige Wartungsarbeiten durchzuführen und das System kontinuierlich zu verbessern. Nutzerfeedback sollte gesammelt werden, um Anpassungen vorzunehmen und die Effizienz zu steigern.

Durch die sorgfältige Beachtung dieser Schritte kann die Einführung eines ERP-Systems erfolgreich gestaltet werden, was zu einer höheren Effizienz und einer besseren Integration der Geschäftsprozesse führt.

Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems?

Die Einführung eines ERP-Systems kann durchaus einige Monate in Anspruch nehmen, bis alles rund läuft und den Erwartungen entspricht. Zeiträume von 6 Monaten bis 2 Jahre sind durchaus üblich. Allerdings kann die Dauer der Implementierung nicht verallgemeinert werden, da sie von Unternehmen zu Unternehmen variiert. Sie hängt zudem nicht nur vom Unternehmen, sondern auch dem jeweiligen Anwendungsfall ab.

Zu den entscheidenden Faktoren gehören zum Beispiel:

• die Größe des Unternehmens
• die Anzahl der beteiligten Abteilungen
• die Komplexität der Geschäftsprozesse
• die Menge der zu übertragenden Daten
• die individuellen Anforderungen der Unternehmen
• der Umfang der notwendigen Anpassungen

Darüber hinaus kommt es darauf an, wie stark die implementierenden Unternehmen mitarbeiten und kooperieren (können). Stehen nur wenig Zeit oder begrenzte Ressourcen zur Verfügung, kann die Implementierung deutlich länger dauern. Daher ist eine genaue Planung der gesamten ERP-System-Einführung unerlässlich.

Herausforderungen bei der Implementierung von ERP-Systemen

Wenn Unternehmen ERP-Systeme implementieren, können Sie auf verschiedene Herausforderungen stoßen. Diese müssen sorgfältig berücksichtigt werden, damit die Herausforderungen nicht zu größeren Problemen werden, die die Einführung hinauszögern.

• Hohe Anfangsinvestition: Je nachdem, was für ein ERP-System benötigt oder gewählt wird, können die Ausgaben für ein ERP-System erheblich sein. Zu beachten sind Kosten für die Softwarebereitstellung und Implementierung, Schulungen und spezielle Anpassungen zu Beginn. Gerade für KMU können die anfangs notwendigen Investitionskosten eine große Hürde darstellen.
  
• Komplexität der Implementierung und Anpassung: ERP-Systeme sind komplexe Ökosysteme, die eine gründliche Planung und Anpassung erfordern. Je mehr Abteilungen involviert und je spezieller die Anforderungen sind, desto komplexer wird der gesamte Prozess. Daher sollte wenn möglich auf spezialisiertes Know-how zurückgegriffen werden.
  
• Notwendigkeit, Mitarbeiter zu schulen: Zu einer erfolgreichen Implementierung gehört auch die frühzeitige und umfangreiche Schulung der Mitarbeiter. Sie müssen mit dem System und den neuen Arbeitsweisen vertraut gemacht werden, damit sie die Abläufe verinnerlichen können. Das kann zeitaufwendig und ressourcenintensiv sein, jedoch erheblich zum Erfolg der Implementierung beitragen.   
  
• Risiken in Zusammenhang mit der Datenmigration: Eine Migration bestehender Daten in das neue ERP-System birgt immer gewisse Risiken. Daten müssen bereinigt, korrekt übertragen und an der richtigen Stelle einsortiert werden, um sicherzustellen, dass die Datenintegrität gewahrt wird.
  
• Abhängigkeit von Softwareanbietern: Ist das ERP-System eingerichtet, kann das unter Umständen zu Abhängigkeiten vom jeweiligen Softwareanbieter führen. Probleme oder Änderungen beim Anbieter können sich auf die Unternehmensprozesse auswirken, ohne, dass das Unternehmen etwas dagegen tun kann. Das birgt zusätzliche Risiken.

Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert somit eine umfassende Planung und ein strategisches Management, um diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen und die gewünschten Vorteile zu realisieren.

ERP-Systeme für KMUs

Bis vor wenigen Jahren waren Enterprise-Resource-Planning-Systeme nur in Konzernen und Großunternehmen im Einsatz. Kleine Unternehmen konnten lange Zeit nur von den Vorteilen der Systeme träumen, da der Aufwand für die Implementierung und Anpassung schlichtweg zu groß war.

Heute gibt es hingegen flexible, skalierbare ERP-Systeme, die insbesondere KMUs neue Möglichkeiten eröffnen. Vor allem für Funktionen wie Beschaffung, Vertrieb und das Rechnungswesen sind die Lösungen für viele kleine und mittelständische Unternehmen interessant.

Da es ERP-Software in verschiedenen Varianten gibt, können KMUs genau das ERP-System auswählen, das zu ihren aktuellen und prognostizierten Bedürfnissen passt. Eine cloudbasierte ERP-Lösung erfordert im Gegensatz zu On-Premise-ERP-Systemen keine eigenen Hardware-Investitionen und lässt sich schnell und komfortabel implementieren. Außerdem kümmert sich meist der Softwareanbieter um die Wartung, Sicherheit und Aktualisierung, sodass der administrative Aufwand für KMUs gering bleibt.

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