Buchhaltung & Controlling

Entspannt dank sicherer Daten

Datenschutzbeauftragter

Datensicherheit ist neben der Zulässigkeit der Datenerhebung und Verarbeitung im Zeitalter der Digitalisierung ein hohes Gut, das entlang einer schnellen technischen Entwicklung einem stetigen Wandel unterliegt. 

Insbesondere im Handwerk ist die Arbeit mit mobilen Datenzugriffen unerlässlich. Zwar können administrative Tätigkeiten wie Projekt- und Bauleitungen oder die Auftragsbearbeitung vom Innendienst getätigt werden, aber für Monteure verschiebt sich der Arbeitsort fast täglich, manchmal mehrmals am Tag. 

Es muss schnell reagiert werden, wenn ein weiteres Materialstück dem Auftrag beigefügt werden soll oder auf der Baustelle die Fortschritte dokumentiert werden. Nur mit einem digitalen Fernzugriff können bestehende Dokumente eingesehen werden. 

Die digitale Vernetzung erlaubt es heute, dass über mobile Geräte von überall und jederzeit auf kundenrelevante Daten zugegriffen wird. Über Online-Konferenzen übertragen die Außendienstmitarbeiter direkt von Baustelle den aktuellen Status in die Werkstatt und/oder zum Chef ins Büro. 

Tipp:

Sichere Buchhaltung mit Handwerkersoftware von Sage

Dieser hohe Grad an digitaler Mobilität birgt Risiken in Verbindung mit der Datensicherheit. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt die Erstellung und Kommunikation klarer Richtlinien zur IT-Sicherheit und zum Datenschutz. 

Insbesondere das Home-Office oder die Arbeit mit mobilen Geräten wird als Angriffsfläche für Cyber-Kriminelle immer attraktiver. Das BSI bietet Präventivmaßnahmen, um Sicherheitsvorkehrungen zu treffen. Nur durch die kontinuierliche Durchführung von operativen Maßnahmen, kann eine Sicherstellung des Datenschutzes am heimischen Arbeitsplatz oder auf Mobilgeräten erfolgreich sein

Hier zählen die Nutzung eindeutig verifizierbarer Kontaktstellen und Kommunikationswege sowie geeigneter IT-Sicherheitssoftware zum Schutz vor beispielsweise Phishing-E-Mails und die Verwendung von sicheren Kommunikationskanälen wie z.B. VPN dazu. 

Ein sicherer Remote-Zugriff auf das Firmennetz, die Verschlüsselung externer Datenträger oder die Gewährleistung eines schnellen IT-Supports sind dabei nur einige Themen, die bei der Umstellung auf das mobile Arbeiten zu beachten sind.  

Ein nicht unwesentlicher Punkt ist die Sensibilisierung der Mitarbeiter. Nur mit klaren Richtlinien (z.B. Umgang mit unbekannten Mailabsendern) kann die Sicherstellung eines dauerhaften Zugriffsschutzes gewährleistet werden. 

Bei allen Digitalisierungsvorhaben ist entscheidend, die Datensicherheit von Anfang an mitzudenken. Eine erfolgreiche Digitalisierung ohne entsprechende Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen kann und sollte es heute nicht mehr geben. Cyber-Kriminelle warten nur darauf, entsprechende Systemlücken aufzudecken und auszunutzen. Geben Sie diesen Kriminellen keine Chance!   

Checkliste: 

  • Passwortschutz für PC, Laptop, Tablets und Handys 
  • Tastatur- und Bildschirmsperre 
  • Blickschutzfilter (Sichtschutzfolie) 
  • VPN-Zugang  
  • Verschlüsselte Zugänge zu Programmen und Funktionen 
  • Firmenunterlagen müssen vor unbefugter Kenntnis geschützt sicher aufbewahrt werden 
  • Beim Datenaustausch sollten nur die zur Verfügung gestellten Datenträger benutzt werden 
  • Die zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel dürfen unterwegs nicht unbeaufsichtigt bleiben 

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