Wichtig für Startups: Gesetzliche Änderungen in Lohnabrechnung 2018

Sie beschäftigen bereits die ersten Mitarbeiter? Dann müssen Sie mit jeder Gehaltszahlung Lohnsteuer abführen.

Lohnsteuer: Das hat sich 2018 geändert!

Sie arbeiten nicht (mehr) ganz alleine, sondern beschäftigen bereits die ersten Mitarbeiter? Schon mit der allerersten Gehaltszahlung müssen Sie auch Lohnsteuer abführen. Und zwar jeden Monat. Das ist für Sie nichts Neues? Super, dann kennen Sie sich ja bestens aus! Damit aber auch im neuen Jahr alles reibungslos funktioniert, sollten Sie die seit 1. Januar geltenden Neuerungen unbedingt beachten. So müssen Sie über eine digitale Lohnschnittstelle verfügen. Zudem gibt es Änderungen beim Lohnsteuerausgleich für Saisonkräfte sowie beim Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren. Aber der Reihe nach…

Datenübermittlung: Die digitale Lohnschnittstelle wird verbindlich

Jeden Monat müssen Sie die Daten rund um Lohn & Gehalt an die Finanzkassen übermitteln. Seit 2018 erfolgt diese Meldung über eine amtlich vorgeschriebene digitale Schnittstelle. Es handelt sich dabei um einen einheitlichen Datensatz, der die Lohnsteuer-Außenprüfung erleichtern soll. Bereits in den vergangenen Jahren hat sich dieses Vorgehen mehr und mehr durchgesetzt, aber noch nicht flächendeckend etabliert. Seit 1. Januar gibt es keine Alternative mehr zu diesem Vorgehen.

Sollten Sie die digitale Schnittstelle bisher noch nicht genutzt haben, müssen Sie Ihren Datenexport ab sofort umstellen. Das beinhaltet insbesondere eine Vereinheitlichung in Struktur und Bezeichnung der Dateien und Daten. Die aktuellen Richtlinien können Sie bei der Bundeszentrale für Steuern nachlesen. Oder Sie nutzen eine moderne Lohnabrechnungssoftware wie Sage Business Cloud Lohnabrechnung. Damit entsprechen Ihre Lohnkonten stets der aktuellen Rechtsprechung

Betrifft kurzfristig Beschäftigte: Der permanente Lohnsteuerjahresausgleich

Mit dem Lohnsteuerjahresausgleich erstatten Sie eine eventuelle Differenz zwischen der in den vergangenen zwölf Monaten abgeführten Lohnsteuer und der Jahreslohnsteuer. In den letzten drei Jahren galt dieser Lohnsteuerjahresausgleich für kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter als nicht mehr zulässig, wurde aber als Übergangslösung geduldet. Nach aktuellem Gesetzesstand wird der Lohnsteuerjahresausgleich für kurzfristig Beschäftigte der Steuerklasse VI nun permanent angewandt. Sie müssen sich also auf kein neues Verfahren einstellen.

Der Hintergrund: Häufig erhalten kurzfristig Beschäftigte innerhalb weniger Wochen einen relativ hohen Verdienst. Mit dem Lohnsteuerjahresausgleich lässt sich der Betrag auf einen längeren Zeitraum verlagern. Damit reduziert sich das Durchschnittsgehalt und der Steuersatz sinkt. Ihr Arbeitnehmer hat also mehr Netto vom Brutto.

Geeignet ist dieses Vorgehen insbesondere bei Saisonarbeitskräften. Beachten Sie aber unbedingt: Der Arbeitnehmer muss vorab ausdrücklich und in schriftlicher Form zustimmen.

Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren mit neuen Vordrucken

Beim Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren geht es um den Lohnsteuerfreibetrag, bei dem Ihr Mitarbeiter schon heute angeben kann, welche Steuern er 2018 voraussichtlich zahlt. Ansetzen lassen sich Werbungskosten ebenso wie geplante Sonderausgaben oder haushaltsnahe Dienstleistungen. Statt am Ende des Jahres – im Zuge der Einkommenssteuererklärung – dann auf einmal viel Geld zurückzubekommen, bleibt dem Arbeitnehmer, unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Steuerlast, ein monatlich höheres Nettoeinkommen. Ab sofort gibt es dafür ganz neue Formulare.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber ist Folgendes: Den festgesetzten Steuerfreibetrag müssen Sie bei der Ermittlung der monatlichen Lohnsteuer abziehen. Wenn bisher noch nicht geschehen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt auf die Möglichkeit der Lohnsteuerermäßigung aufmerksam machen. So können Ihre Angestellten mit einem höheren Verdient ins neue Jahr starten – ohne dass für Sie Mehrkosten entstehen.