IT-Pionier setzt seit 20 Jahren auf Sage Handwerkersoftware

Weniger Mahnungen und deutlich mehr Transparenz liefert dem Malerfachbetrieb Otmar Klein die für das Handwerk spezialisierte Software HWP von Sage. Der Pionier der IT-gestützten Auftragsbearbeitung – bereits seit 1993 organisiert er seine Büroarbeit mit der Handwerker-Software HWP – verwaltet rund 500 Kunden mit monatlich bis zu 100 Aufträgen mit der Sage Lösung. Dank des Wachstums des Kleinunternehmens kamen über die Jahre ein IT-basiertes Mahnwesen und eine Nachkalkulation hinzu.

Im Jahr 1974 als 1-Mann-Malerbetrieb gestartet, beschäftigt Malermeister Otmar Klein in 2. Generation im gleichnamigen Unternehmen mittlerweile 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Von der Innenraumrenovierung einer Kirche, über Prallschutz im Kinderhort bis hin zu Bodenbelägen für eine Schlosstreppe übernimmt das Familienunternehmen in Mendig bei Koblenz Aufgaben der Innenraumgestaltung. Um wettbewerbsfähig zu sein, ist das Kleinunternehmen mit den Kundenwünschen gewachsen und kümmert sich neben dieser klassischen Thematik auch um Fassadenputz, Trockenbau und Bodenbeläge.

Schluss mit Excel und Word

Um die mehr als 500 privaten und gewerblichen Kunden und deren Projekte im Überblick zu behalten, unterstützt die kaufmännische Sage Software das Handwerksunternehmen. „Mit der Übernahme des Betriebs im Jahr 1991 habe ich mir einen PC angeschafft. Zwei Jahre haben wir uns mit Excel und Word beholfen“, erinnert sich Klein an seinen Start als Geschäftsführer. Mit dem Wachstum der Firma und dem erweiterten Dienstleistungsangebot fehlte dem Malermeister jedoch der Projektüberblick. „Um eine saubere Kalkulation für jeden Auftrag zu garantieren und unsere Wirtschaftlichkeit zu überprüfen, haben wir uns vor mittlerweile 20 Jahren für eine professionelle EDV-Lösung entschieden“, fasst Klein die Entscheidung für den Softwarekauf zusammen. Mit der IT-Investition in die Handwerker-Software HWP aus dem Hause Sage vertraut der Malermeister seit Anbeginn auf den Sage Fachhändler adams & weber in seiner Nähe. „Der Kunde Otmar Klein wollte nicht länger mit Excel-Listen arbeiten und ist seit der DOS-Version jedes Release mitgegangen. In den 1990er Jahren war er eine Ausnahme, was die EDV-Ausstattung betraf“, erinnert sich Sage-Fachhändler Arno Adams.

Bis zu 4.000 Artikel pflegt der Betrieb im EDV-System

Von der Fortschrittlichkeit profitiert das Unternehmen. Fünf Mitarbeiter nutzen die Software, um Angebote zu verfassen, Projekte mit Arbeitszeit und Materialverbrauch zu dokumentieren, das Mahnwesen zu verwalten, Rechnungen zu schreiben und abschließend eine Nachkalkulation zu erstellen. In HWP pflegen seine Angestellten nicht nur die Kundendaten, sondern auch das Material mit Artikelnummer, Preis und Co. „Wir haben 3.000 bis 4.000 Artikel im System. Indem wir die Materialstammdaten regelmäßig pflegen, haben wir eine bessere Kostenkontrolle beim Einkauf“, erklärt der Malermeister den Nutzen der Software. Steigen beispielsweise die Preise für Tapetenkleister oder Abdeckband, kann er überlegen, ob er die Leistungspositionen in kommenden Angeboten anpasst.

Auch nutzt der Malerfachbetrieb das Modul offene Posten-Verwaltung. Das Mahnwesen liegt in den Händen von Kleins Ehefrau. „Die EDV bringt offene Rechnungen schnell ans Licht, so dass wir mittlerweile selten mahnen. Mit dem Modul haben wir im Mahnwesen etwa 25 Prozent der zuvor dafür verbrauchten Zeit gespart „, überschlägt Ingrid Klein. Auch der Geschäftsführer des Familienunternehmens ist zufrieden mit HWP: „Das Preis-Leistungsverhältnis stimmt und es ist ein stabiles System. Wenn man bedenkt, dass alle Informationen in der Software liegen, ist das ein hohes Gut.“

Von Jennifer Dreher