In einem Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen eines Unternehmens erfasst. Hierzu gehören neben den Einnahmen und Betriebsausgaben auch Privateinlagen und -entnahmen. Das Kassenbuch muss die einzelnen Geschäftsvorfälle ausweisen. Hierzu sind die folgenden Informationen zu jedem Eintrag zu erfassen:
- Datum
- Betrag
- Betrag und Steuersatz vor Vor- bzw. Umsatzsteuer
- Belegnummer
- Zweck
- aktueller Kassenbestand
Eine elektronische Registrierkasse vereinfacht die Kassenbuchführung, da nicht mehr jede Bartransaktion manuell erfasst werden muss. Die Auswertungen der Registrierkasse über den jeweiligen Tag müssen gemeinsam mit den Zählprotokollen im Kassenbuch aufbewahrt werden.
Wann ist ein Kassenbuch Pflicht?
Jeder Unternehmer, der buchführungspflichtig ist und die Umsatzsteuer abführt, muss zwingend ein Kassenbuch führen. Kleinunternehmer zählen hierzu ebenso wenig wie Freiberufler, da sie nicht buchführungspflichtig sind. Dies bedeutet nicht, dass sie keinerlei Aufzeichnungen über Bartransaktionen führen müssen – lediglich die Form des Kassenbuchs ist dann nicht vorgeschrieben.
Formen des Kassenbuchs
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Kassenbuch geführt werden kann:
- Handschriftlich: Sie können die Aufzeichnungen handschriftlich vornehmen, beispielsweise mithilfe entsprechender Formulare.
- Online-Software: Cloud-Lösungen sind von mehreren Rechnern aus erreichbar, sodass der Händler ein elektronisches Kassenbuch auch von unterwegs aus führen kann.
- lokale Software: Lokale Software wird auf einem Rechner installiert und erfasst darin die Daten lückenlos und manipulationssicher.
Hinweis: Es ist unzulässig, ein Kassenbuch mit Excel zu führen, da die Daten nachträglich geändert werden können. In der Praxis führen Excel-Aufzeichnungen häufig zu Nachschätzungen durch den Steuerprüfer.
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Wichtige Regeln für das Kassenbuch
Damit die Aufzeichnungen den gesetzlichen Anforderungen genügen, sollten die folgenden Regeln unbedingt eingehalten werden:
- vollständige und richtige Erfassung aller Kassenaufzeichnungen
- tägliches Festhalten der Einträge (eine nachträgliche Erfassung kann eine Schätzung nach sich ziehen)
- ein Beleg zu jeder Transaktion (notfalls Eigenbeleg)
- Änderungen nur nachvollziehbar (z. B. falschen Eintrag nicht mit Korrekturstift bearbeiten, sondern durchstreichen und neuer Eintrag)
- ständige Kassensturzfähigkeit (Übereinstimmung von Soll- und Istbestand der Kasse)
- keine negativen Kassenbestände in den Aufzeichnungen
Aufbewahrungspflichten für das Kassenbuch
Das Kassenbuch sowie die zu den Eintragungen gehörenden Belege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Seit dem 1. Januar 2017 gilt außerdem nach dem Ende einer Übergangsfrist endgültig, dass eine Registrierkasse oder ein elektronisches Kassenbuch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen muss.
Dies bedeutet, dass alle digitalen Unterlagen stets auswertbar vorliegen müssen. Daten, die steuerlich relevant sind, müssen innerhalb des Geräts manipulationssicher gespeichert werden. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen nachvollziehbar sein müssen. Zudem müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Ist dies durch eine eingeschränkte Funktionalität des Geräts nicht möglich, sind die Daten auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern, oder der Unternehmer muss auf eine leistungsfähigere Soft-/Hardware umsteigen.
Gemäß GoBD müssen beim Einsatz einer elektronischen Registrierkasse nicht nur Kassenbücher und digital aufbewahrt werden werden, sondern weitere steuerrelevante Unterlagen:
- Z-Bons (Tagessummenauswertung)
- Historie über Artikel, Warengruppen und Preise
- Änderungen an Stammdaten, Auswertungen und Programmierungen
- Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems
- Protokolle über die Kasseneinrichtung
- Journal
- Stornos, Entnahmen, Retouren etc.
Reine Papierausdrucke reichen nicht aus – die Archivierung hat digital zu erfolgen.
